Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
Организация документооборота на предприятии ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Формы безналичных банковских расчетов Правила документооборота Электронный документооборот Автоматизированная система документооборота суда
ПРИНЯТИЯ ДОКУМЕНТОВ ХРАНЕНИЕ Панели владение рабочими документами, порядок их Нарушение порядка производства, приобретения, хранения или продажи Хранение на товарном складе (статьи 956-966 ГК) Нарушение порядка учета, хранения и использования документов и
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Бухгалтерский учет - Садовская ИБ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

5.5. Організація документообігу

Документооборот - это движение документов от момента их составления (или получение от других предприятий, организаций), обработки и использования по назначению в определенный период времени и до передачи в архив

Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для при ийняття ре.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии)

Стадии документооборота:

1) поступления документов из стороны и оформление их на предприятии;

2) подготовка и определенная обработка первичных документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию;

3) поступления первичных документов в бухгалтерию;

4) обработки документов в бухгалтерии:

o проверка документов по форме, содержанию и арифметическая проверка;

o оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документах;

o запись на документах бухгалтерских проводок;

o отражения операций, приведенных в документах, в учетных регистрах;

5) передача документов в архив бухгалтерии и обеспечение текущего хранения документов;

6) передача документов на хранение в архив предприятия, а затем в государственный архив (рис 52)

Перечисленные этапы документооборота отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определить минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизаций.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые осуществляются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителям мы с указанием их взаимосвязи и сроков выполненных робе.

Стадії документообігу

Рис 52 Стадии документооборота

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота Для этого каждому исполнителю предоставляется выписка из графика В извлечение гу приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, срок их представления и подразделение предприятия, учреждения, в которые направляются эти документы Выписка из графика документооб игу предприятия приведены в таблице 5 5.1.

Таблица 51 График документооборота по учету основных средств

Графік документообігу з обліку основних засобів

Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и сведений является обязательным ' 'Обязательными для всех подразделений и служб предприятийа.

56 Порядок хранения документов

Для хранения документов предназначены архивы Различают текущие и постоянные архивы

Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерию для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть потребность обращаться к нему за справками и информацией Текущий архив содержится в с специальных закрытых шкафх.

Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия Все принятые на хранение дела регистрирует в архивной книге, что облегчает поиск документев.

Основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Национального архивного фонда (НАФ) Украины или для уничтожения документов является \"Перечень типовых документов\" (Приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 200798 р, зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины № 576/3016 от 110998 р)

Согласно данному Перечню документы поименованные в разделе 42 \"Бухгалтерский учет и отчетность\" сохраняются от 3 до 5 лет Для первичных документов установлен срок хранения 3 года; расч четными-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и других проверок - 5 лет; лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет; уставы и положения, бух ки отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы сохраняются постоянся постійно.

По истечении установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, передают на бессрочное хранение в государственного архива а другие документы подлежат уничтожению специальной комиссией по акту с соответствующей отметкой в ??архивной книге

Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность в хранении документов в течение установленного ених законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для получения различных доводк.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательства Украины Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учрежденияи.

С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить регистр документов, изымаемых из указанных енням оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов недооформленные (Не переплетены, НЕ пронумерованы и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделай ити опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью.

Органы, изъяли документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законом онодавства В случае возврата указанными органами документов, ранее изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возврате подшиваются к тем же томам, из которых документы были изъяты и в которых находятся постановление об изъятии, регистр и копии таких документев.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования я причин их пропажи или уничтожения Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзору.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также же государственной налоговой инспекции в 10-дневный термен.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы