Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Информационные технологии в организации бухгалтерского учета - Ивахненков СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Электронные первичные документы

Рассматривая вопрос о компьютеризации первичного документирования, следует иметь в виду, что понятие документа в бухгалтерском учете и в теории автоматизированной обработки информации существенно отличаются я Понятие \"электронный документ\" в информатике или документ, зафиксирован в компьютере, очень широкое Все экраны, экранные формы и данные, представленные на компьютере, может быть рассмотрено как документы Споч АТКУ информация фиксируется на магнитном или оптическом диске, затем подается в формате компьютерной программы и, наконец, используется в дальнейшей деятельностисті.

Итак, в информатике электронный документ - это совокупность трех составляющих:

• физической регистрации информации;

• формы представления информации;

• активизации определенной деятельности

Именно определенная деятельность и преобразующее информацию в документ Но документ перестает существовать, если в дальнейшем над ним не будет осуществлен процедуры обработки

Использование компьютеров вносит значительные изменения в организацию первичного учета, которые заключаются, во-первых, в использовании электронных носителей первичной информации и, соответственно, электронных первичных доку ументив, во-вторых, в автоматическом составлении первичных документов Составление, оформление и хранение первичных документов при компьютеризированном первичном учете имеет ряд отличий от бумажной об обработки данных, которые можно представить следующей схеме (рис 31.1).

Порядок ведення комп'ютеризованого первинного обліку:

Рис 31 Порядок ведения компьютеризированного первичного учета:

Первичный документ может состоять вручную непосредственно на месте совершения хозяйственной операции без создания электронного первичного документа Затем этот документ передается в бухгалтерию для обр разработки Бухгалтер (оператор) создает за ним учетную фразу - совокупность реквизитов для хранения в компьютерной базе данных, в т ч проводку, которая прилагается к хронологическому массива данных - журнала опера й Параллельно этот документ регистрируется вручную в журнале регистрации первичных документеентів.

При компьютеризированном учете первичный документ может состоять либо в бухгалтерии, либо на рабочих местах учетных работников - в подразделениях предприятия - с помощью компьютеров, подключенных к локальных и глобальных вычислительных сетей, причем документы, которые хранятся на электронных носителях информации, могут не иметь бумажных аналогов Электронный документ регистрируется в компьютерном журнале регистрации первичных документов, а проводки, за ним создаются (учетная фраза), прилагаются к электронному журналу операциий.

Основные отличия технологии первичного документирования в компьютерных учетных системах такие:

а) накопление и первичная обработка учетных данных происходят на персональных компьютерах, установленных непосредственно на рабочих местах учетных работников;

б) обработка первичной информации осуществляется по принципу объединения процессов составления первичного документа и введение его в базу данных Кисп;

в) автоматическая регистрация первичной информации посредством технологических датчиков, сканеров штриховых кодов, кассовых аппаратов, смарт-карт, электронных взв тельных устройств, часов, счетчик ков, измерительной тары и т.п. При этом автоматический ввод первичных данных не освобождает от необходимости оформлять впоследствии юридически полноценное подтверждение осуществленных хозяйственных операциий.

Модели документирования в компьютерных программах

Важным компонентом системы моделей представления и интерпретации учетных данных, используемых в создании компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБО), является модель документирования, что в них исп користовуеться Она определяет правила формирования, хранения, интерпретации и обработки документев.

В современных программах применяются четыре основные модели интерпретации первичных документов (рис 32)

В программах, основанных на модели документов как дополнений в хозяйственных операций, самая главная составляющая информационной базы системы обработки учетных данных - массив хозяйственной информации (в форме г хозяйственных операций) Предполагается, что при вводе в базу данных информации, сформированной без

Основні моделі інтерпретації первинних документів у комп'ю¬терних програмах бухгалтерського обліку

Рис 32 Основные модели интерпретации первичных документов в компьютерных программах бухгалтерского учета

применения КСБО в бумажных первичных документах, бухгалтер должен превратить ее вручную или с помощью программы в записи массива хозяйственных операций В программах этого типа центральным является понятие я хозяйственная информация, а документы, которые формируются в системе, трактуются как исходные формы, построение которых производится автоматически или по запросу после ввода данных о сделке Такая интерпрет ация документов была характерна главным образом для ранних версий многих программ ведения бухгалтерского учета, ныне широко распространенных, а отдельные элементы этого подхода сохранились и в нынешних версиях Например, в программе \"Финансьи без проблем\" большинство документов интерпретируются именно так: для того, чтобы с помощью сформировать документ, необходимо предварительно ввести данные хозяйственной опе рации При использовании этой модели документы, которые создает система, отдельно в базе данных не регистрируются, а те, которые формируются в системе, хранятся привязанными к тому или иному записи массива господа РСК операций без связи с другими документамтами.

Эта интерпретация первичных документов определенной степени вступает в противоречие с нормальным порядком учетного процесса, при котором операция отражается в учете только после составления и утверждения док документом С применением такой модели именно операция становится основой для формирования документа Преимущество такого подхода заключается в простоте работы с данными, поскольку формирование документа осуществляется парал льно с его отражением в учете Однако в этой модели не предусмотрено временного лага между формированием документа и отражением операций на его основе (документ может быть составлен, но не утвержден тогда как программа уже сформировала для него соответствующие записи на счетахах).

Для программ, использующих модель документов как средство формирования записей массива хозяйственных операций, характерно то, что документ в этом случае является лишь формальным основанием для создания проводок к В программе имеется тот или иной набор форм, которые определяют структуру ввода информации, свойственную тому или иному документу На основе данных, введенных этим макетом, программа соответствующие для докумен и записи массива хозяйственных операций После этого связь документа с ними теряется, а введенные записи, как правило, интерпретируются как \"подтверждение\" и всегда отображаются при расчете оборот ей по счетуках.

Эту модель также нельзя считать полноценной моделью документооборота, поскольку в таком случае документ рассматривается только как вспомогательное средство для ввода записей массива хозяйственных операций и не вр раховуеться сложный характер его движение.

Использование первых двух моделей может быть оправдано в том случае, если запись о хозяйственных операциях по незатвердже-ным документом является \"прогнозным\", т.е. до времени реального осуществления операции по вып писаным документом такая запись хранится в базе данных, но не изменяет сальдо и обороты счетов После реального осуществления операций бухгалтер замечает их как \"проведены\", и с этого времени их принимает к внимания система, когда выполняются расчетыи.

Модель интерпретации документов как вспомогательных информационных объектов используется во многих системах компьютерного учета Например, в типовых конфигурациях программы \"1С: Бухгалтерия 77\", в разра обках фирм \"Парус\", \"Интеллект-сервис\", \"Аверс\" и других поддерживается технология проведения как первичных документов, формируемых в системе, так и поступающих извне В этой модели, как и в попе средним, является возможность формирования бухгалтерских записей не только непосредственно, но и путем контировки документов, которые вводятся в базу данных системы В отличие от двух предыдущих моделей, в этом раз и момент регистрации документа в базе данных системы и момент его отражения в учете могут не совпадать Документы, введении без подтверждения пользователя и без формирования проводок на их основе, не влияют на обороты счетов Документы хранятся в отдельных реестрах и их можно неоднократно откорректировать Бухгалтер в любой момент может пересмотреть нужный документ, а также распечатать и выборку из реестра, задовольпяе заданный набор критериев (например, отобрать и распечатать перечень документов, определенным образом связанных с конкретной организацией или физическим лицомособою).

Программным средствам, базирующиеся на применении технологии работы с документами по схеме \"введение - отражение в учете\", свойственная естественность работы с исходной информацией, при этом основное задачи пользователя заключается в заполнении полей экранной формы, которая соответствует внешнему виду документа В большинстве программ, основанных на этой модели, взаимосвязь введенных документов и сформ Ован на их основании записей массива хозяйственных операций При изменении полей документа автоматически или по запросу изменяются и соответствующие проводки Конечно, взаимосвязь документов в этом случае наблюдается лишь косвенно: через возможность формировать одни документы на основании других или через механизм хронологического взаимосвязи записей массива хозяйственных операций, как, например, в програм инкогнито комплексе \"БЕСТ\" или в типовых конфигурациях программы \"1С: Бухгалтерия\" Это объясняется тем, что эта модель предполагает обособление действий по регистрации документов в базе данных от их превращения в с Апис массива хозяйственных операцииацій.

В системах, основанных на полной модели документирования, главным является не формальный принцип взаимосвязи документов и записей массива хозяйственных операций, а обслуживание системы связи между документ тами различных типов (системы \"Галактика\", Abacus Financial, Concorde XAL и др.).

Некоторые распространенные программные системы также позволяют построить порядок обработки документов на основе полной модели документирования Например, в типовых конфигурациях программы \"1С: Бухгалтерия\" традиционно реализуется подобная модель Однако за счет встроенных средств программирования необходимо обеспечить полную поддержку миждокументних ные связиів.

Основным преимуществом полной модели документирования является то, что она обеспечивает взаимодействие электронных копий документов Благодаря этому системы, которые наиболее последовательно реализуют эту модель, могут использовал ваты не только бухгалтерия, но и другие службы управления, поскольку они позволяют получать из документов информацию о движении денежных средств, товарно-материальных ценностей и состояние взаиморасчетов базой ным элементом такой системы является документ вместе с набором уникальных связей с другими документами, которые используются в системе управления Бухгалтерские проводки здесь вторичной информацией Итак, раху нки и проводки может быть освобожден от несвойственного им технологической нагрузки, которое есть в системах с доминирующим принципом двойной записи При этом факт отражения или неотражения того или и ншого документа в бухгалтерском учете никак не влияет на функционирование других подсистем управления, за счет чего все модули бухгалтерского контура системы могут использоваться независимо от других подсистем При этом бухгалтерия имеет возможность работать с документами в удобном для себя режиме частности, можно наладить систему так, чтобы контирувашия давало результаты, обобщенные по пачка мы документов В системах, построенных на основе модели третьего типа, это не всегда возможно можливо.

Таким образом, полная модель документирования последовательно решает проблемы распределения функций бухгалтерского и оперативно-технического учета за счет возможности получения любой обобщающей информац ции вне системы бухгалтерских счетов При использовании других моделей документооборота ее часть хранится на счетах бухгалтерского учета Однако следует отметить, что для небольших предпри приятий полная модель документирования может оказаться технологически избыточноою.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift Enter
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы