Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Информационные технологии в организации бухгалтерского учета - Ивахненков СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

32 ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие электронного документооборота

Нормальная работа бухгалтерии и предприятия в целом возможна только при условии, что необходимая информация, любой документ могут быть быстро найдены Ни один документ, требующий определенных действий, не должен н остаться без выполнения, ни поручения руководителя не должно быть забыто Этого можно достичь только при учете всех документов путем их регистрации и организации контроля за их исполнениемям.

По оценке специалистов [1, с 133], в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов В основном, это текстовая информация, и лишь 10% - документы, непригодные для дальнейшей автоматизированной обработки Это свидетельствует о необходимости внедрения на предприятиях (в организациях, банках и т.д.) электронного документооборотігу.

Документ представляет собой \"снимок\" данных, фиксирует их состояние в определенный момент времени Управление документами - это процесс отслеживания такой информации, что обеспечивает, например, наличие только одной оригина нальной копии документа и хранения архивных копий всех его старых версий в порядке их возникновенияя.

С другой стороны, информация о документообороте может, например, дать возможность определить численность бухгалтеров Так, зная допустимый максимальный и минимальный документооборот подразделения (V mах и V mип п) и средний документооборот на одного бухгалтера (V cp), можно определить необходимую численность бухгалтеров (г):

Под документооборотом понимают движение документов от момента составления их на конкретном предприятии или получение от других предприятий до сдачи в архив после обработки и систематизации

Под движением документов в компьютерной бухгалтерии мы будем понимать не физическое перемещение электронных документов, так как они хранятся в базе данных, а передачу прав на их использование с сообщение лением пользователей и контролем за исполнением.

При компьютеризации управления и с переходом к хранению информации на электронных носителях документооборот (документальное обеспечение управления) понимают как создание информационной базы документ тов на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций [12.

Одно из основных преимуществ передачи документа непосредственно с компьютера на компьютер - это возможность получить документ в том виде, в котором его подготовлено, с включенными н него таблицами, графикам мы, изображениями и т.д. Сведения из такого документа можно легко включить в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятийа.

Для того чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов которого управления требуют К Шарп разделяет все документы предприятия на дне категории: документы для автоматизации уставной деятельности и критически важные документы [222).

Первые представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных

Вторые предназначены для решения внутренних (управление производственным процессом и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач

При автоматизации уставной деятельности можно использовать одинаковое управления документами для всех работников Однако критически важными данными, как правило, управляют в соответствии с задачами конкретн ной рабочей группы Например, данные, интересующие бухгалтерию, существенно отличаются от технической информации, с которой работает инженерный Отделенияіл.

Программные системы электронного документооборота

Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный (рис 310)

Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретного проекта, например, подготовки пакетов инструкций Руководитель принимает решение, что и как необходимо сделаю бить (наприклад.

. Види документообігу, реалізовані в комп'ютерних програ¬мах документообігу

Рис 310 Виды документооборота, реализованы в компьютерных программах документооборота

которую надо подготовить инструкцию), а также - кто должен это делать Электронное сообщение, содержащее инструкцию и информацию о ее статусе в процессе документооборота, передается от работника к пр рацивника соответствии с порядком, определенном руководителемм.

Общий документооборот используется тогда, когда нетипичные процессы охватывают несколько подразделений или предприятий Разработка новой продукции проходит стадии выдвижения концепции, проектирования, произ обництва и маркетинга, является примером общего документооборота Этот вид документооборота может использоваться, например, для автоматизации процесса получения сертификата на продукцию в соответствующем государств ному органні.

Административный документооборот обслуживает процессы, в которых ранее использовались только бумажные формы документов Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о расходах и уч регистрационный форм с меньшими административными расходами Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке, сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и элек Ронни почте направляет ее в бухгалтериюію.

Эти три типа документооборота расширяют его традиционное назначение за счет охвата более широкого круга участников и широкой инфраструктуры Если функционирования производственных систем документооборота ограничено лока реальными сетями, то новый документооборот с применением Internet-технологий может выходить за пределы локальных мереж.

Другой подход к непроизводственного документооборота связан с интеграцией в большинство систем документооборота электронной почты Программы документооборота на базе электронной почты используют среду в обмена сообщениями как платформу для всей системы документооборота, доставляя пользователям задачи прямо в почтовый ящик При доставке по почте задание является неотъемлемой частью сообщения: польз увачи выполняют свою работу и передают задачи далее согласно схемы последовательности документооборотгу.

Таким образом, основой комплексной Кисп является поддержка документооборота, который образуется из первичных документов различных типов, организации их взаимосвязей по тем или иным ключевым полям или их суку упностямы, и реализация на этой основе системы запросов к базе данных, которая позволяет строить произвольный набор производных документов - отчетов, создаваемых из совокупности того или иного подмножества Первичная х документе.

Для решения задач автоматизации документооборота во всех организациях, учреждениях, предприятиях используются следующие типы программного обеспечения:

1) операционная система (ОС), то есть базовая программа, под управлением которой работают компьютеры;

2) текстовые редакторы;

3) электронные таблицы;

4) СУБД (системы управления базами данных);

5) коммуникационные программы для работы с факсами и доступа в Internet;

6) утилиты (вспомогательные программы, которые оптимизируют работу компьютера)

Как правило, используются также программы OCR (Optical Character Recognition System) - программы оптического распознавания текстов для ввода документов в компьютер с использованием сканера; электронные словари и переводчики - при работе с текстами иностранными языкам.

Следующая ступень автоматизации процессов делопроизводства - это системы автоматизированного делопроизводства, сочетающие в себе регистрацию и контроль за документами; полнотекстовое хранения

(хранение самого документа, а не только его регистрационной карточки, в памяти компьютера), индексирования и возможность быстрого поиска документа в дальнейшем, создание тематических подборок документов, а автоматизацию движения документов между исполнителями по заданным маршрутам, их архивное хранение и быстрый поиск Это программные комплексы типа Lotus Notes, DOCS OPEN т.п., предъявляют высокие требования как к к омпьютерного оборудования, необходимого для их функционирования, так и в первую очередь к четкой организации управленческого процесса, однозначного распределения обязанностей между работниками и их высокой соотв идальности при соблюдении всех правил работы с документами Такие программные комплексы позволяют осуществлять регистрацию документов, автоматическая сортировка по каталогу, их маршрутизацию (перемещение от исполнителя к исполнителю), автоматическое напоминание исполнителю о приближении или окончания срока выполнения работ, поиск документов, перенос документов на сменные носители для архивного хранения тощщо.

Специализированные системы управления документами можно условно разделить на две категории

Первую категорию составляют программные продукты, изначально ориентированные на узкопрофильных применения, и программы, которые не имеют средств интеграции с другими системами Такие программы предназначены для решений ния конкретных учетных задач, управления персоналом, ведения складского учета и т.п. Однако большинство подобных программ имеют существенные ограничения по их применению в корпоративной среде Каждая из них имеет свою собственную базу данных, причем эти хранилища информации никак между собой не связаны В итоге, затраты на поддержание общей инфраструктуры существенно увеличиваютсяться.

Вторую категорию составляют специализированные программы, имеющие средства интеграции с другими программными системами Так, программы PDM Product Document Management - управление производственной документацией) назнач определяемой для решения целого класса задач, связанных с проектированием изделий С их помощью новый вид продукции может разрабатываться одновременно несколькими проектантами Программы TDM (Technical Document Management - управление технической документацией) предназначены для обслуживания другого класса задач, связанных с шдготовкою технической документации Примером системы категории PDM / TDM может быть прог рамный пакет AutoDesk WorkCenteenter.

Такой процесс документирования обычно базируется на работе одного программного сервера экспертной системой и центральной базой данных общем серверная часть универсальной системы управления документоо обращением (СУД) состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (рис 311) Под хранилищем документов понимают хранилище содержимого документов Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют общим понятием архива документов [18 [18].

Логічна схема системи управління документообігом

Рис 311 Логическая схема системы управления документооборотом

Если рассматривать корпоративные информационные системы и системы управления предприятием класса ERP / MRPII, то они обычно имеют модули для поддержки делопроизводства, но возможности многих из них очень ограничь ны Большинство универсальных систем управления документооборота поддерживают интеграцию с известными системами управления предприятиями, например, с программными продуктами SAP и PeopleSoft Проблема в том у, очень немного отечественных предприятий устанавливают подобные компьютерные информационные системы класса ERP - пока они слишком дороги и трудно адаптируются к украинским условиям Стоимость систем произ ичого документооборота в развитых странах очень высока - от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов в расчете на одно рабочее место [19] Причина столь высокой стоимости в том, что производственные системы д окументообигу имеют высокую степень налагоджуваности - они не предлагаются в виде готового продуктаукту.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift Enter
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы