Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловой украинский язык - Горбуля ОД
  СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

36 Служебные письмати

Служебные письма - общее название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.

Служебные письма применяют для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности: запросы, сообщения, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задачи, выяснение напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т ин.

Текст служебного письма должен освещать только один вопрос Главная цель служебного письма - побудить к действию, убеждать, доказывать, объяснять Этого достигают ясностью, четкостью и краткостью текста Рек комендуеться в тексте писем избегать категорических выражений с применением конструкции вроде: наверное, по-прежнему, как известно, если возможно и т др. Тон письма должен быть нейтральнымльним.

Формы писем, используемых в учреждениях, очень разнообразны и делятся на 2 группы: 1) письма, требует-

ют ответ: письмо-запрос, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-требование, письмо-распоряжение, сопроводительное письмо и т.д., 2) письма, которые не требуют ответа: ответном, информационные, рекламные, гарант партийными, письма-подтверждения тощ.

Письма-запросы и ответном - самый распространенный тип служебной корреспонденции.

Необходимо помнить: ответном должны содержать такой реквизит: ссылка на номер и дату входящего документа Это позволяет (при получении письма-ответы) быстро и легко найти копию письма-запроса в с деле, ознакомиться с ним, а также сразу понять смысл ответа. Реквизиты служебных писем:

1) название и адрес организации отправителя письма;

2) номер и дата письма;

3) название и адрес получателя письма;

4) заголовок;

5) номер и дата письма, правивший за основу для составления ответа;

6) текст письма;

7) перечень приложений с указанием количества страниц;

8) подпись руководителя;

9) виза исполнителя (подпись на копии).

Письма можно писать на стандартных печатных бланках или на чистых листах бумаги.

Письмо, которое пишется на бланке, содержит эмблему (если она есть), название ведомства и структурного подразделения, адрес, номер листа, телеграфный шифр, номер расчетного счета, трафаретизовани части т текст.

Сопроводительное письмо - документ, который информирует адресата о том, что к письму прилагаются определенные документы Начинают письмо словами: Посылаем; Направляем; Возвращаем; Добавляем а дальше - заголовки и поисковые признаки (дата и номер) документа, направляется.

На предприятии такие сопроводительные письма применяют, когда отправляют проекты договоров, протоколов разногласий, исковых материалов, высылая документы гражданам в претензионно-исковой работе они и служат письменными доказательствами, поскольку фиксируют время отправления договоров, исковых материалов, срок рассмотрения проектов различных документов и т д.

Сопроводительное письмо пишут в 2 экземплярах Первый высылают адресату, а второй экземпляр хранится в номенклатуре дел и служит подтверждением его высылкия.

Письмо-запрошенпя предлагает адресату принять участие в каком-то мероприятии Адресуется как конкретной личности, так и учреждениям Содержание - характер запланированного мероприятия, сроки проведения, условия участияті.

Рассылка сообщает адресату об определенном факте или запад.

Рекламный лист - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров Цель такого письма - побудить адресата воспользоваться определенными услугами В под подобного письмах адрес указывается отдельнымо.

Письмо-сооб млепня близок к писем-приглашений и информационных писем Состоит в ответ на запрос Начинается словами: Сообщаем; Ставим Вас в известность и т др. Далее - фактыакти.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товара и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается действующим Начинаются такие письма словами: Подтверждаю; подтвер рджуемо.

Письмо-напоминание сообщает о приближении или окончания срока определенного обязательства или проведения мероприятия Такие письма, как правило, начинаются словами: Напоминаю; Напоминаем.

Инициативный письмо - это письмо, требующий ответа Такие письма выражают просьбу, предложение, запрос адресата по решению определенных вопросов Тематика таких писем не ограниченона.

Письмо-ответ по содержанию зависим от инициативного письма, поскольку тему текста уже задан и остается лишь выразить решение по поводу заданного вопроса: все просьбы можно удовлетворить, в какой мере, в какие то Эрмины Отказ принадлежит весомо аргументироватьи.

Гарантийное письмо - документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств Его укладывают с целью подтверждения определенных обязанностей или условий и адресуются к организации или учреждения часто гарантийное письмо начинается с имени и отчества лица, к которой обращаются Форма третьего лица применяется только тогда, когда гарантийного письма обращены к определенной организации или предприятия Как правило, в таком в письме гарантируются оплата труда за выполненную работу, уплаты банковских кредитов, качество выполнения работ тощтощо.

жесткие правила оформления имеет коммерческое письмо В таком письме каждое слово и выражение имеют определенное значение и не предполагают иного толкования Составные части коммерческого письма следующие:і:

1 Заголовок который находится в верхней части бланка на всю его ширину или в левом верхнем углу (реже применяется в коммерческом переписке) Он содержит название и адрес организации, пишет письмо, и дея которые другие сведения (телеграфную адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, коды, номер счета в банке и т др.н.).

2 Место и дата делового письма Проставляются в левом углу страницы под заголовком словесно-цифровым способом - 20 мая 1999 Сокращенное написания даты в коммерческом письме не принятоте.

3 Внешняя адрес - это название и адрес организации, куда направляется письмо Она пишется после заголовка и пометок в центре листа или в правой части Размещение в левой части нетипичное для украинского деловых ноября стиів.

4 Метки Номера регистрации писем Они пишутся в левом углу напротив датыи.

5 После внутренней адреса пишется указание на содержание письма Она вводится словами: относительно, по, о, применительно к и конечно подчеркивается Чаще занимает всю ширину страницынки.

6 Обращение пишется отдельной строкой в ??центре и после него чаще всего относится восклицательный знак (!) Или запятая или точка.

7 Текст письма состоит из вводной части, главного сообщения и заключительной части и пишется с учетом полей и с абзаца Как известно, абзацами разделяют части текста, касающиеся отдельных Закончил ених Думойк.

8 Дополнения Если к письму прилагаются какие-либо документы, чертежи и т др., тогда в конце письма слева пишется словоо \"Приложения\" ии" і перечисляются названия документов, которые прилагаются, и указывается их количество или количество добавленных страниц.

Весь текст коммерческого и любого другого письма размещается только на его лицевой стороне и не переносится на обратную сторону Если текст не умещается на одной странице, он переносится на вторую в, третьего и т д.

Для того, чтобы выделить главное, можно подчеркивать слова или отдельные фразы, а также использовать нумерацию.

9 Заключительная фраза - формула вежливости Обычная заключительная фраза коммерческих, деловых писем: 3 уважением, С глубоким уважением; 3 уважением.

Часто деловое письмо заканчивается просто подписями лиц, ответственных за его содержание.

Образец1

Схема коммерческого письма

Заголовок

(название и адрес организации, которая отправляет письмо) (Место и дата) Ваша пометка (или №) Наша отметка (или №

Наименование и адрес (внешняя) адресата

О: __

(текст письма)

Приложения: _

Формула вежливости

(должность) (подпись) Расшифровка подписи

Образец 2

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ВЫСТАВОЧНЫЙ ЦЕНТР УКРАИНЫ

Адрес: 252022 Киев-22, ул Глушкова, 11

Факсы: 251-91-12; 251-91-26 Телефоны: 251-91-01, 251-91-022

№ 3-11 / 1242 от 301098 Ректору украинскихго

На № _ государственного университета

пищевых технологий

Гул ом ИСС.

Уважаемый Иван Степанович!

Национальный выставочный центр Украины приглашает Вас, профессорско-преподавательский состав и студентов Вашего учебного заведения ознакомиться с новой экспозицией Главного павильона \"Украина сегодня\", в творимых по Указу Президента Украины, которая рассказывает об интеллектуальном и экономический потенциал нашего государства, его внешнюю, экономическую и гуманитарную политику політику.

В экспозиции более 3000 экспонатов, представленных 450 предприятий, организациями, учреждениями, фирмами различных форм собственности из всех регионов государства, работающих в современных экономических условиях В создании экспозиции приняли участие почти все министерства и ведомства, Совет министров Автономной Республики Крым, все облгосадминистрации, миськдержадминистрацн Киева и Севастополя частности, здесь мо жна ознакомиться с социально-экономическим портретом каждой области, наукоемкой конкурентоспособной продукцииєю.

Экспозиция информирует о современном уровне развития основных отраслей промышленного, топливно-энергетического, агропромышленного, строительного, транспортного комплексов, информатики и связи, о гуманитарной политику государств.

Разделы экспозиции дополняются компьютерными программами и видеофильмамы по многим вопросам развития отрасли.

Экспозиция \"Украинааїна сегодня \"не; не только интересная по своему содержанию, но и может быть использована Вами для проведения на п базе учебных и других мероприятий.

Ждем Ваших предложений о посещении Главного павильона НВЦ Украины.

Режим работы: Контактные телефоны:

с 1000 до 1730, кроме субботы и воскресенья 251-91-40; 251-91-4242

С

заместитель генерального (подпись) ТГ Этим баллал

директора НВЦ (печать)

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
  СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы