Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

7 Справочная-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В справочно-информационных принадлежат следующие документы: служебные письма, отчет, служебные записки (докладная и объяснительная), адрес, телеграмма, телефоно-и радиограмма, аннотация, рецензия, отзыв, пресс-рели с, статья, тезисы, план, протокол, справка, факс, виснов.

71 Письмо

711 Классификация писем

Письмо - это распространенный вид документации, один из способов обмена информацией

Служебные письма относятся к главным способов установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и учреждениями Цель их - объяснить, убедить, проинформировать ты и побудить адресата к определенной диї.

По функциональным признакам служебные письма подразделяют на требующие ответа, и такие, что ее требуют

К писем требуют ответа относятся:

o письма-просьбы;

o письма-обращения;

o письма-предложения;

o письма-запросы;

o письма-требования

К писем не требуют ответа относятся:

o письма-предупреждения;

o письма-напоминания;

o письма-подтверждения;

o письма-отказа;

o сопроводительные письма;

o гарантийные письма;

o письма-уведомления;

o письма-предписания

По количеству адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма Обычное письмо присылают на адрес одной инстанции циркулярное письмо - целого ряда учреждений коллективное письмо - на один адрес, но пишут его имени руководителей нескольких учреждений

712 Реквизиты письма и их оформлению

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги Основные реквизиты письма по государственному стандарту такие:

1 Государственный герб Должен быть расположен в центре верхнего берега или над серединой строки с названием организации

2 Эмблема организации, учреждения или предприятия (не воспроизводят, если на бланке размещено изображение Государственного герба Украины)

3 Изображение государственных наград Располагаются в левом верхнем углу на уровне реквизитов 07,08

4 Код организации, учреждения или предприятия Отмечается за ЕД-РПОУ после реквизита справочные сведения об организации (09)

5 Полная название учреждения, организации или предприятия - письма Воспроизводится вверху слева с помощью штампа или печатным способом

6 Название структурного подразделения Разрешается печатать машинописным способом в верхнем левом углу

7 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номера телефона, факса Располагают в верхнем левом углу, оформляют в соответствии с почтовых правил Для осуществления рас ахунково-денежных операций на бланках писем указывают номер расчетного счета в отделении банкнку.

Например:

Расчетный счет № 3467059

в Шевченковском УСБ г.Киева, МФО 845678

8 Дата (день, месяц, год) записывают основном словесно-цифровым способом (24 августа 2002) На бланках дату письма ставят слева вверху на специально отведенном для этого месте Если письмо написано не на бланке, то дату указывают под текстом слева

9 Получатель Письма адресуют организации, учреждению или предприятию, служебной или частному лицу Название учреждения и структурного подразделения подают в именительном падеже, а наименование должности и фамилия - - в дательном Напримерлад:

Издательство \"Просвещение\" Коваленко С М

Если письмо адресовано руководителю учреждения, название которой входит в наименование должности, то фамилию и должность подают в дательном падеже, а название учреждения - в родовом

Например:

Директору TOB \"Медиа Про\" Токарчук К П

В адресе можно указывать только название должности без фамилии и инициалов лица, эту должность занимает Это допустимо только при условии, если эта должность единственная в учреждении, организации или на предприятии Наприкл лад: Генеральному директору Общего украинских-российского предприятия \"Каскад\" Директору Научно-методического центра профессионально-технического образованияічної освіти

Если лицо, которому присылают письма, имеет ученое звание или ученую степень, то эти сведения подают перед фамилией Степени и звания можно записывать в сокращенной форме Например:

Начальнику Департамента развития дошкольного

общего среднего и внешкольного образования

проф Романенко ОП

К реквизита \"адресат\" может входить почтовый адрес Следует помнить: если письмо адресовано учреждению, почтовый адрес указывают после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии должностного лица Напри иклад. Наприклад:

Киевский межрегиональный институт

усовершенствования учителей имени Б Гринченко

Отдел кадров

Васильченко Ф К

ул П Тычины, 17, г. Киев, 04132

Реквизиты адресата печатают с правой стороны в верхней части страницы Каждый элемент - название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - подают с новой строки и с велик кой буквы На конверте повторяют адрес получателя письма, начиная с \"Кому\", а затем указывают \"Кудазують "Куди".

10 Любой любой служебный лист должен иметь заголовок к тексту, содержащий краткое изложение его основного содержания Он должен быть кратким, точно передавать содержание письма и отвечать на вопрос \"о чем?\", На априклад: О поставках автомобили автомобілів.

Если в письме возбуждено несколько взаимосвязанных вопросов, то заголовок может быть обобщенным, например: О взаимопомощи и сотрудничестве

Наличие заголовка значительно облегчает работу с письмом на всех этапах его прохождения - от регистрации в учреждении - получателям до направления его в дело после выполнения в учреждении - адресате

Запомните!

Заголовок к тексту служебного письма оформляют от границы левого берега без отступа, максимальная длина строки -28 печатных знаков Точка в конце заголовка не ставится

11 Текст письма состоит из двух частей: описания фактов или событий, послуживших основанием для написания письма; выводов и предложений

12 Обозначение о наличии приложения делают слева под текстом с новой строки Есть два способа оформления этого реквизита:

1) если письмо содержит приложения, о которых упоминалось в тексте, или те, которые объясняют его содержание, то отметку оформляют так: Приложение: на 2 л в 1 экз

2) если письмо содержит приложения, не указанные в тексте, то их следует перечислить с указанием количества страниц в каждом из них и количество экземпляров:

Приложения:

1 Проект реконструкции школы: на 2 л в 1 шт

2 Акт принятия новых строительных материалов: на 3 л в 1 прш Если же письмо содержит большое количество приложений, то отдельно составляют

их список, а в письме после текста отмечают: Приложение: согласно списку на 7 л

13 Подписывает служебное письмо преимущественно руководитель учреждения (организации, предприятия), его заместитель или руководитель структурного подразделения Если письмо написано на бланке учреждения, то указывается только должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо (название учреждения не повторяють).

Например:

Директор школы (подпись) П Г Остапенко

Председатель оргкомитета (подпись) Г Р Рыжук

Если письмо написано не на бланке, то указывают полное название учреждения, должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего письмо Например:

Председатель Акционерного банка \"Мрия\" (подпись) С Фесенко

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы