Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

4 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И оформлению документов

41 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документ - основной вид деловой речи, содержащий информацию, \"зафиксированную на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве\" 22.

Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в заведенном порядке и имеет в соответствии с законодательством юридическую силу Юридическая сила документа - это \"присущие ость служебного документа, предоставленная действующим законодательством, которое является основанием для решения правовых вопросов, осуществлять правовое регулирование и управленческие функциинкції" 23.

Документы выполняют официальную, деловую и оперативную функции, поскольку они - письменный доказательство, источник сведений справочного характера

Воспроизводящие документы на бумаге, фотопленке, магнитной и перфоленте, дискете, перфокарте

В практической деятельности учреждений, организаций и предприятий чаще используют текстовые документы, \"смысл которых - речевая информация, зафиксированная любым тылом письма или определенной системой звукозап писуванняання" 24.

Итак, выделяют письменные и рукописные документы

Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым видом письма

Рукописный документ - это письменный документ, созданный способом нанесения знаков письма собственноручно

Виды документов определяют по следующим признакам:

^ наименованием - заявления, письма, телеграммы, справки, служебные записки, инструкции, протоколы и др.;

^ происхождению - служебные (официальные) и личные

Служебные документы создаются организациями, предприятиями и служебными (должностными) лицами, которые их представляют Под должностным лицом понимают лицо, осуществляющее функции представителя власти либо занимает должность, по овьязану с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностейв.

Служебные документы оформляются в установленном порядке

Личные документы создают отдельные лица вне сферы их служебной деятельности или выполнением служебных обязанностей К личным относятся также и те документы, которые содержатся в частном собрании лица;

^ месту возникновения - внутренние и внешние

Внутренние документы имеют силу только внутри той организации, учреждения или предприятия, где они составлены

Внешние документы являются результатом общения учреждения с другими учреждениями или организациями;

^ назначению - организационные, распорядительные, справочно-информационные, учетно-финансовые, хозяйственно-договорные, по личному составу;

^ направлением - входящие и исходящие

Входной - это служебный документ, поступивший в учреждение, выходной - служебный документ, направляют другому юридическому или физическому лицу;

форме - стандартные (типовые) и индивидуальные (нестандартные)

Стандартные - это документы, имеющие одинаковую форму и заполняются в определенной последовательности и по строго определенным правилам (типовые письма, типовые инструкции, типовые положения)

Индивидуальные документы создаются в каждом конкретном случае для решения некоторых ситуаций, их печатают или пишут от руки (протоколы, приказы, заявления);

/ сроками выполнения - обычные бессрочные, срочные и очень срочные

Обычные бессрочные - это такие документы, которые выполняются в порядке общей очереди

Срочные - с установленным сроком исполнения К ним относятся также документы, являются срочными по способу отправления (телеграмма, телефонограмма) Если служебный документ требует немедленного выполнения, передаче ния текста документа может осуществляться также по телефону, телеграфу или телефаксуом.

Очень срочные - документы с пометкой \"очень срочно\";

^ степени гласности - общие, тайные, для служебного пользования (ДСП)

Тайные документы должны вверху справа обозначение \"Секретно\" Разглашение содержания такого документа приводит к уголовной ответственности конфиденциальных документов предоставляется гриф ограниченного доступа \"Для сл лужбового пользования \", который проставляется в правом верхнем углу первой страницы на расстоянии 104 мм от границы левого берегвід межі лівого берега.

регламентирует работу с такими документами \"Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информации ию, которая является собственностью государства \", утвержденной Кабинетом Министров Украины от 27 ноября 1998 года № 1893 На основе настоящей Инструкции министерства, другие центральные и местные органы исполнительной власти разработают яють перечень конфиденциальных документовдокументів;

^ стадиям создания - оригиналы, копии и выписки, дубликат

Оригинал - это основной вид документа, первый и единственный его экземпляр Он подпись руководителя учреждения и, в случае необходимости, заверенный штампом и печатью оригинал первой приобретает юридическую силу

Копия - это точное воспроизведение оригинала На копии документа обязательно делается отметка \"Копия\" вверху справа Переписываясь с предприятиями, организациями и учреждениями, по делам всегда оставляют нужны д для справок копии Такие копии называются отпуском Оригинал и копия имеют одинаковую юридическую силудичну чинність.

Выписка (извлечение) - копия официального документа, воспроизводящего некоторую его часть и соответственно заверенная

Дубликат - повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу оригинала;

^ сложности - простые (односложные) и сложные;

V сроками хранения - постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения;

^ техникой воспроизведения - рукописные и воспроизведены механическим способом;

^ носителем информации - оформлены на бумаге, диске, фотопленке, магнитной ленте, перфоленте

Организация работы с документами и деятельность по их созданию называются делопроизводством

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов

Основанием для создания документов на предприятиях, в учреждениях является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, хранения и использования информации в течение определенного ча асу или постоян.

Документооборот - движение документов в учреждении, организации от времени их создания или получения до окончания или передачи Количество документов, поступивших в организацию, учреждение и созданы н ними за определенный период, составляет объем документообороту.

Научная дисциплина, изучающая закономерности создания документов, разрабатывает методы оформления документов, принципы документооборота и построения систем документации, называется документоведением

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы