Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Специальное документоведение - Кислюк КВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Тема 2 Организация и документирование выставочной деятельности

План изложения

21 Понятие и назначение выставок

22 Общая организация выставок

23 Выставочные стенды

21 Понятие и назначение выставок

Выставка - это художественно оформленная подборка документов и / или других экспонатов для публичной демонстрации (экспонирования)

Выставки подразделяются на определенные разновидности как по времени функционирования, так и по месту демонстрации

По времени функционирования выставки могут быть:

o постоянно действующими (с использованием копий документов, оригиналы используются как исключение)

o временными (от 2-х недель)

o краткосрочные (до 10 дней)

Постоянные выставки многоплановые Временные выставки организуются на определенный срок и могут приспосабливаться к юбилейным и памятным датам

По месту демонстрации выставки подразделяются на:

стационарные, которые размещаются в специальных помещениях, оборудованных соответствующими стендами, витринами и другими приспособлениями;

передвижные, которые могут работать во временно приспособленных для этого помещениях (в учебных заведениях, библиотеках, различных организациях и др.) и имеют экспонировать документы и материалы только в виде и копий.

При предоставлении обусловленного договором авторского продукта составляется Акт приемки-передачи Он фиксирует, со стороны автора факт передачи продукта в оговоренные сроки, со стороны организации - видсутнос сти претензий по качеству авторского информационного продукту.

Договор подписывается всегда руководителем организации, акт - сотрудником, непосредственно работающий с авторским продуктом и договор, и акт составляются в двух экземплярах, один из которых хранится у автомобилей тора, другой - в информационной организацииї.

Выставки также могут быть общекультурными И коммерческими Общекультурные выставки выполняют просветительские функции Зато коммерческие выставки:

во-первых, является способом продажи продукции;

во-вторых, представляют собой эффективный ресурс для организации маркетинговых исследований;

в-третьих, является способом рекламы собственной фирмы;

в-четвертых, является плоскостью для деловых переговоров

Возможен разделение выставок на персональные, где представлены произведения одного художника, а также тематические, где отбор экспонатов ориентируется на освещение определенной художественной, научно-технической, общественно-политического ческой т.д. тем.

22 Общая организация выставок

Организация выставок в целом, как персональных, так и тематических, предусматривает осуществление следующих этапов:

1 Выбор темы выставки

2 Разработка плана подготовки и проведения выставки Установка даты и времени проведения

3 Создание временного творческого коллектива и распределение работ

4 сложения тематического плана выставки

5 Предыдущая работа с выбранным материалом

6 сложения программы и определение списка приглашенных на открытие выставки

7 Подготовка информационных материалов выставки: приглашений, программ, пресс-релизов Обязательно должна быть книга отзывов для посетителей, желательно - анкеты для их опроса

8 Организация выставки: определения, отбор экспонатов и их пересмотр, разработка макета выставки, составления библиографических описаний документов, которые экспонируются, выбор заголовков стендов, цитат, уто очнювальних надписей; оформление выставки; консультации с автором и специалистами из содержания выставленных материалев.

9 Создание каталога выставки

10 Анализ результатов работы выставки (анкетных опросов, бесед с гостями, отзывов ЗМ1)

В документировании выставочной деятельности главным документом является тематико-экспозиционный план тематико-экспозиционный план содержит название разделов (подразделов) выставки, аннотированный перечень отобранных для е экспонирования документов, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки Документы перечисляются с указаниями их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах Названия экспонатов даются полностью и арифметическийчно.

С целью сохранения опыта все основные документы по организации и проведению выставок могут быть сформированы в специальную дело, вносится в номенклатуру дел архивного учреждения К ней включают: т тематический и экспозиционный планы, фотографии-общего вида выставки, негативы и копии документов, тексты лекций, информацию об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справку о м исце экспонирования выставки, сведения о количестве посетителей и ин.

23 Выставочные стенды

распространенной формой современной выставочной деятельности является предоставление отдельного стенда для участия в коллективных выставкам Как правило, размеры места для экспозиции, выставочных стендов, порядок пер ведения и оформления достаточно хорошо регламентированныхі.

Для предварительной подготовки к участию в выставке рекомендуется осуществить следующие мероприятия:

1 составить подробный перечень вещей и предметов, которые должны быть приняты на выставку Наличие данного документа упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение \"стратегических запасов\" фи Ирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их пои їхній пошук.

2 Сделать информационное обеспечение стенда Оно должно включать в себя тексты, плакаты, диаграммы, фотографии При этом количество визуальных экспонатов, однако, не должна быть чрезмерной На выставочном стенде должны преобладать действующие экспонаты или их моделделі.

3 Подготовить сопутствующие информационные материалы, среди них:

- рекламные буклеты, проспекты и листовки;

- прайс-листы;

- техническая документация на наиболее важные экспонаты;

- демо-версии экспонированного продукта;

- раздаточные материалы с логотипом фирмы

- анкеты для учета (опроса) посетителей стенда К анкете целесообразно внести такие пункты: ФИО, Организация - место работы посетителей или потенциальных клиентов (партнеров); АДРЕС - юридическое или дом машнего; ТЕЛЕФОН / ФАКС - рабочий и домашний, ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ - пожелания, степень заинтересованности, приоритет контакту.

Как правило, не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и направляется в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес / телефон, но омер банковского счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади Заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения Это в своем роде дого верь между сторонами Все больше организаций, которые специализируются на выставочной деятельности, имеют готовый образец заявки, который предоставляют своим клиентам Такой образец, в частности, можно скачать с их веб-сайте в В противном случае можно оформлять заявку по образцу служебного письма (инициативного, гарантийного) за подписью первого руководителя организациинізації.

После получения заявки должен поступить подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделение необходимого количества места Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг Для получения дополнительных услуг их перечень должен быть указан в предварительной заявке или дополнительно после получения подтверждения Оплата участия в выставке производится за 5-10 дней после получения подтвержденияння.

После окончания выставки состоит финальный обзор, т н SUM-UP Он содержит две основные части:

* информационную, в которой подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет

* аналитическую, в которой рассматривается общее состояние рынка на момент проведения выставочного мероприятия, перспективные направления его развития, конкурентоспособность собственных представляемых продуктов по сравнению с аналогичной продукции других производителей.

Обычно, итоговый отчет оформляется на листе бумаги в произвольной форме Лишь в крупных организациях возможно представление отчета в форме докладной записки

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift Enter
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы