Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
Виды структур документа и его реквизиты Основные определения и классификация музыкальных документов Основные требования к содержанию и расположения реквизитов управленческих Состав реквизитов организационно-распорядительных документов Характеристика классификация картографических документов Электронный документ и его основные специфические характеристики Реквизиты документа НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Государственный стандарт на оформление документов управления и реквизиты Общие правила составления и оформления юридического документа
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык профессионального общения - Звездная Мацюк
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

§ 2. Основні реквізити документа, їхня характеристика

Документ представляет собой совокупность отдельных элементов, которые называют реквизитами зависимости от вида делового бумаги набор реквизитов и порядок их расположения разное Однако существуют установлены единые модел ли построения однотипных документов - формуляр-образец, соответствует требованиям действующих государственных стандартеів.

Формуляр-образец устанавливает следующий состав реквизитов4:

1 Государственный герб Украины

2 Эмблема организации или предприятия

3 Изображение государственных наград

4 Код учреждения, организации или предприятия по Украинскому классификатору предприятий и организаций (УКПО)

5 Код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД)

6 Название министерства или ведомства

7 Полное название организации, учреждения или предприятия

8 Название структурного подразделения

9 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке, адрес

10 Название вида документа

11 Дата

12 Индекс (исходящий номер документа)

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа

14 Место заключения или издание

15 Гриф ограничения доступа к документу

16 Получатель

17 Гриф утверждения

18 Резолюция

19 Заголовок к тексту

20 Отметка о контроле

21 Текст

22 Отметка о наличии приложения

23 Подпись

24 Гриф согласования

25 Виза

26 Печать

27 Отметка о заверении копии

28 Фамилия исполнителя и номер его телефона

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель

31 Отметка о поступлении документа

32 Запись о государственной регистрации

На основе формуляра-образца проектируют бланки документов, то есть печатную стандартную форму документа, содержащего только те реквизиты, которые соответствуют содержанию документа и фиксируют постоянную информацию изменить вычайно изготавливают бланки для документов с высоким уровнем стандартизации (справки, доверенности, договоры, сопроводительные письма и т.д.) Они имеют трафаретный текст-дословное воспроизведение постоянной информацииї (постоянные реквизиты) с пропусками для дальнейшего заполнения (переменные реквизиты)

Установлено два вида бланков: 1) общий (для изготовления приказов, протоколов, распоряжений, постановлений, указаний и т.д.) 2) для служебных писем

Изготовление бланков конкретных видов документов допускают, если их количество в год превышает 200 единиц Бланки печатают на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210x297 мм) или формат ту А5 (148x210 мм)5 При меньшем количестве документов пользуются штемпелем, который содержит группу реквизитов и их постоянных частей, воспроизводятся в виде единого блока Состав и расположение реквизитов в штемпеле м должны отвечать требованиям ДСТУ 4163-20003.

Применение бланков предоставляет информации официального характера, повышает культуру делового общения

Для бланков документов установлено два варианта возможного расположения реквизитов - угловой и продольный Продольное расположение реквизитов целесообразно в тех случаях, когда название состоит из большого количества слов и не может разместиться на площади, отведенной государственным стандартом для углового размещения, на априклад, название организации вместе с названием высшей инстанций.

Общие правила оформления реквизитов такие:

1 Государственный герб Украины - Тризуб

Располагается посередине бланка или в углу над серединой строки с названием организации

2 Эмблема организации или предприятия

Размещается рядом с названием организации Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке

3 Изображение государственных наград

Располагается в верхнем левом углу или посередине документа

4 Код предприятия, учреждения, организации Располагается в верхнем правом углу

5 Код формы документа

Располагается в верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения

6 Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение (название высшего учреждения или учредителя)

Располагается посередине строки или в верхнем левом углу

7 Полное название учреждения, организации или предприятия - автора документа

Располагается посередине строки или в верхнем левом углу под предыдущим реквизитом Может наноситься с помощью штампа или печатным способом

8 Название структурного подразделения

Располагается в верхнем левом углу или под предыдущим реквизитом Разрешается печатать машинописным способом Все реквизиты, обозначающие автора документа, размещают в такой последовательности, четко передает их подчиненность Все названия подают в именительном падеже, напримерпр.:

Министерство образования и науки Украины

Львовский национальный университет имени Ивана Франко

Экономический факультет

9 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер банковского счета, адрес

Располагается в верхнем левом углу, оформляется в соответствии с почтовых правил; ул Владимира Великого 21 м Черкассы, 18022, тел (0472) 43-50-86 На бланке для писем, предназначенных для выполнения расчетных операций, указывается номер расчетного счета в отделении банка, например: Расчетный счет МИ 5324 J 749/215149 в Укринбанкум Львова МФО 1 и 1321

10 Название вида документа

Располагается слева или посередине страницы Есть во всех документах, кроме писем зависимости от названия устанавливается формуляр, структура текста, особенности изложения Помогает лучшему восприятию текста, его в быстрой обработке, облегчает работу с ниним.

11 Дата

Документ датируют днем ??его создания или утверждения Документы коллегиальных органов (протоколы, акты и др.) датируют днем, когда произошло событие, которое задокументировано На бланках дату подписания документ и ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте Если документ составлен не на бланке (заявление, характеристика, автобиография и т.д.), то дату ставят под тек стом слева Существует два способа представления датыдати- цифровой и цифро-словесный Цифровой предусматривает написание трех пар арабских цифр для обозначения дня, месяца, года: 040305 или 240605 (точки ставим между парами) цифровой-словесный выглядит так: 4 марта 2005 или 24 че ервня 2005 Его используют в документах материально-финансового характерактеру.

Дать на определенную продолжительность события, мероприятия, работы записывают следующим образом: с 1510 до 071105 или 161204 в 080105

12 Индекс

Располагается в верхней части страницы слева Этот реквизит обеспечивает оперативный поиск документа, контроль выполнения Состоит из трех пар арабских цифр, где первая пара - индекс структурного подр раздела, в котором заключили документ, вторая пара - номер дела по номенклатуре для подразделения, третья пара - порядковый номер по журналу учета, например: № 12-14/4/49.

13 Ссылка на индекс и дату входящего документа Располагается в верхней части страницы слева Содержит дату и

индекс, указанные учреждением, которое заключило или выдавшего документ, напр: на № 12-14/49 от 230105 Такая ссылка делают при оформлении письма-ответа Это помогает организации, получает письмо, найти копию ю документа, на который получен ответ Составитель ответы переписывает дату и индекс входящего документумента.

14 Место заключения или издания

Располагается в верхней части страницы слева Содержит название города или населенного пункта, где выдан документ

15 Гриф ограничения доступа к документу

Располагается справа под кодом формы документа Записывают от середины строки:, Для служебного пользования \",\" Секретно \",\" Совершенно секретно \"

16 Получатель

Располагается справа в верхней части страницы Состоит из следующих элементов:

- название учреждения, организации, предприятия (в именительном падеже);

- название структурного подразделения (в именительном падеже);

- название должности лица-адресата (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы лица-адресата (в дательном падеже);

- почтовый адрес

Каждую из частей пишут с новой строки знак препинания между частями не ставят, например:

Львовский национальный университет имени Ивана Франко Факультет международных отношений Декане проф Каминскому ВИ В личных документах сведения об адресате имеют следующий вид:

Директору Института украинского языка Национальной Академии наук Украины акад Кузишин РО

Согласно постановлению Кабинета Министров Украины № 1446 от 22 декабря 1997 г. внесены изменения в правила оформления почтового адреса, а также места его подачи на конверте адрес отправителя (адресанта) п пишут в левом верхнем углу конверта, напрр.:

МС Стацюк

дядю Научная, 60 апреля 23

м Львов-59, 790059

адрес получателя (адресата) отмечают в правом нижнем углу конверта, например:

Пономареву Виктору Олегович

ул Ивасюка, 45

г Червоноград

Львовская обл

80100

17 Г ^ эиф утверждении

Располагается в верхней правой части документа Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, который санкционирует распространение действия документа на определенный круг структурных подразделений организаций или должностных лиц Элементы грифа утвержденияя:

- слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек);

- название должности лица, утверждающего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия лица, утвердившего документ);

- дата утверждения Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор завода (подпись) ЛВ Семенюк 070205

Если документ утверждается специальным распорядительным актом, на документе отмечают гриф по следующей форме:

УТВЕРЖДАЮ

Приказ Министерства финансов Украины 200405Ш5

18 Резолюция

Это надпись на документе, который делает руководитель учреждения Он содержит указания по выполнению этого документа

размешивается в верхней левой части первой страницы документа Если это место занято другим реквизитом, то резолюцию помещают на любой свободной площади лицевой стороны страницы документа, кроме полей Ск кладаеться из таких элементовв:

- фамилия и инициалы исполнителя, которому будет отправлено документ;

- указание о порядке и характер исполнения документа;

- срок исполнения документа;

- личная подпись руководителя;

- дата

Как исполнителей в резолюции отмечают должностных лиц, а не структурные подразделения Ответственным за выполнение документа является лицо, названная в резолюции первой На документе должно быть не более одной рез золюции Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа Если документ подлежит возврату или надо детализировать порядок его исполнения, резолюцию оформляют ь на отдельных листах или специальных бланках Общие указания формулируют так: К выполнению; К печати; К сведению; К приказу; Принять меры; Обсудить вопросы и ита ін.

19 Заголовок к тексту

Печатающие строчными буквами, размещают под названием вида документа Отображает главную идею документа и, в основном, начинается предлогом о, напр: О нарушении дисциплины; О предоставлении помещения в аренду и т.д. Должна быть лаконичным и точным, наиболее полно раскрывать содержание документа Если в документе речь идет о нескольких вопросов, заголовок может быть обобщенаеним.

Текст документа, напечатанный на листе формата А5, можно подавать без заголовка Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений

20 Отметка о контроле

Ставят на документах, требующих исполнения (принимаются меры) или ответа, в виде буквы К (контроль) Располагают слева в верхней частиш поля первой страницы документа

21 Текст

Основной реквизит документа Состоит из таких логических элементов:

- поступления;

- доказательства;

- окончание

Во введении адресата готовят к восприятию темы, у доказательстве излагают суть вопроса; по истечении формулируют цель, ради которой составлен документ Окончание может быть активным или пассивным Активное точно Зазн начает, действие должен выполнить адресат, цель пассивного - проинформировать адресата о каком-либо факте, обстоятельство т.д. Располагается на всю ширину страницы (от поля к полюля).

22 Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут быть трех видов:

а) приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительных документов);

б) приложения, являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным письмом;

в) приложения, объясняют или дополняют содержание основного документа

В распорядительном документе сведения о наличии приложений отмечают в тексте, например:

Разработать и представить на утверждение график комплексного плана научной организации труда (НОТ) по форме, указанной в приложении 1

Приложения к распорядительного документа должны иметь отметку со ссылкой на этот распорядительный документ, его дату и номер Отметку делают в верхнем правом поле первой страницы приложения:

Приложение

с приказом Министерства образования и науки Украины 15Ж05Ш5

Приложения к распорядительным документам подписывают руководители структурные подразделения учреждения на последней странице приложения

Сведения о наличии приложений к планам, отчетов, протоколов, сообщений, писем и т.п. оформляют в следующем порядке:

1) если документ имеет приложения, о которых упоминается в тексте, или те, что объясняют его содержание, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 2 л в 3 экз;

2) если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то их нужно перечислить с указанием количества страниц в каждом из них и количество экземпляров, например:

Приложение: \"Проект реконструкции участка\" 5 л у 2 шт Если приложение остается в деле, то указывается: Приложение: на 2 л только адресату

При большом количестве приложений отдельно составляют их описание, а в самом документе после текста отмечают: Приложение: согласно описанию на 7 л

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на б л в 2 прим на первый адрес 23 Подпись

Обязательный реквизит любого документа Подписывают, как обычно, первый экземпляр документа В состав подписи входят:

- наименование должности (с левой стороны);

- подпись (между название должности и фамилия);

- инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (справа) Например:

Директор рекламного агентства

\"Панорама\" (подпись) ЛМ Кузовский

При отправке документа одновременно нескольким учреждениям высшего уровня руководитель подписывает все экземпляры

Если присылают документ одновременно нескольким учреждениям, которые принадлежат к сфере управления учреждения, подписывают только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылают заверенные канцелярией экземпляр.

Две подписи и больше ставят на документах, за содержание которых соответствует несколько человек (денежно-финансовых документам, соглашениях и т.д.)

Подписи нескольких должностных лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей должности, например: Директор (подпись) AB Саварин

Главный бухгалтер (подпись) ОИ Микитенко

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне, например: Директор ОАО \"Галич - Авто \" Директор торгового Автоцентра (подпись) МЙ Джунь (подпись) НК Бурмай

В актах, выводах и подобных документах, которые подписала группа или комиссия, отмечают не должности лиц, подписавших документ, а распределение их обязанностей в конкретной комиссии, напр:

Председатель комиссии (подпись) JIL Мокрицкая

Члены комиссии (подпись) М О Борисюк

(подпись) БГ Яворский

В высших учебных заведениях и академических научных учреждениях в названиях должностей указывают ученую степень и ученое звание (профессор, доцент, кандидат филологических наук, доктор экономических наук и т.п.), на апр:

Заведующий кафедрой высшей математики доктор физико-математических наук,

профессор (Подпись) Д-М Гнатюк

Если должностное лицо, подпись которого указан на документе, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее Ее обязанности, или заместитель Тогда обязательно отмечают должность (во, зам инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправление вносят чернилами или машинописным способом)

Не допускается подписание документа с предлогом за или с наклонной чертой перед наименованием должности

Документ коллегиальных органов (протокол, решение и т.д.) подписывает председатель и секретарь коллегиального органа

24 Гриф согласования

Различают две формы согласования документов - внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (с ведомственными и неподведомственными организациями) Этот реквизит состоит из:

- слова СОГЛАСОВАНО;

- названия должности должностного лица, с которой соглашается документ, и названия учреждения;

- личной подписи;

- расшифровка подписи;

- дать

Грифы согласования располагают ниже реквизита \"подпись\" или на отдельной странице, например:

СОГЛАСОВАНО Директор ОШ № 93 (подпись) СИ Дмитров 010905

Если внешнее согласование документа осуществляется с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

заседания Высшей аттестационной комиссии Украины 010705 № 12 25 Виза

Внутреннее согласование проекта документа - это его визирования Виза состоит из:

- личной подписи лица, визирует;

- дать

При необходимости указывается должность лица, визирует и расшифровывается его подпись (инициалы и фамилия):

Заведующий кафедрой кибернетики (подпись) М1 Свирид

280805

Небольшие замечания (1-2 строки) располагают перед визой, напр: Не спорю, Не вижу основания; Считаю, что пункт С надо доработать Если замечаний или дополнений больше, их оформляют на отдельном арку ушші.

При внутреннем согласовании визы ставят на первом экземпляре документа, а письма или иные выходные документы визируют на экземпляре, который остается в учреждении

26 Печать

Печать - это обязательный реквизит документов, требующих особого удостоверения Печати есть гербовые и простые Гербовая печать прикладывается к документам, удостоверяющих юридические или физические права ос ру, до уставов, положений, которые требуют оттиска печати, и др. Простые печати имеют различную форму: круглую, квадратную, треугольную Герб на них не изображается Простую печать прикладывают к документам, выходят за пределы организации, в размноженных экземпляров распорядительных документов для их рассылки, к справкам с места работы и т. др. Печать надо проставлять так, чтобы она захватывала последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документацииокумент.

27 Отметка о заверении копии

В правом верхнем углу пишут слово \"Копия\"; под реквизитом \"подпись\" - слово \"Правильно\", дата, должность исполнителя; подпись и ее расшифровка При необходимости подпись удостоверяют печатью

28 Фамилия исполнителя и номер его телефона

Этот реквизит обязателен в исходных документах (письмах, справках, заключениях) Состоит из:

- фамилии исполнителя;

- номера его служебного телефона

Ставится в нижнем левом углу обратной или лицевой стороны последней страницы документа, например: НМ Вальчук Тел 240-72-37

29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит размещается в левой или центральной части нижнего поля первой страницы документа Он содержит следующие сведения:

- краткая справка об исполнении;

- дату направления документа в дело;

- подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя Например:

К делу № 07/54

Вопрос решен положительно в телефонном разговоре 050605 (должность, инициалы, фамилия)

Отметка, К делу \" свидетельствует о том, что работа над документом закончена

30 Отметка о переносе данных на машинный носитель

Размещается после текста на нижнем правом поле первой страницы документа Содержит:

- запись \"Информация перенесена на машинный носитель\";

- подпись лица, ответственного за перенос информации;

- дату переноса

31 Отметка о поступлении документа

Содержит:

- сокращенное название организации, получившей документ;

- дату его поступления

Эту отметку записывают или проставляют с помощью резинового штемпеля организации (регистрационного штампа) Отпечаток штампа содержит:

- название организации;

- дату поступления;

- индекс документа

Отметку о поступлении располагают на нижнем правом поле первой страницы документа

32 Запись о государственной регистрации

Запись о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, приобщенных в государственный реестр соответствующим Указом Президента Украины Его располагают после номера а акта или после грифа был утвердитья.

 
Внимание, данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы