Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow украинской деловой речи - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

2 Формуляр документа

Документы с высоким уровнем стандартизации составляют по утвержденной форме, т.е. в соответствии с формуляра-образца1.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами

Состав и последовательность размещения реквизитов в служебном документе называется формуляром Формуляр-образец - это модель построения формуляра служебного документа, устанавливающего сферу его применения, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты Он предусматривает следующие реквизиты и порядок их размещения в организационно-распорядительных документахх:

01 - изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым;

02 - изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 - изображение наград;

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование вышестоящей организации;

07 - организации;

08 - наименование структурного подразделения организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - название вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

14 - место составления или издания документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения документа; 18-резолюция;

19 - заголовок к тексту документа;

20 - отметка о контроле;

21 - текст документа;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

24 - гриф согласования документа;

25 - визы документа;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о поступлении документа в электронной форме;

31 - отметка о поступлении документа в организацию;

32 - запись о государственной регистрации

Различают два основных вида формуляров - с продольным и угловым размещением реквизитов В разных видах документов состав реквизитов неодинаков и зависит от содержания, назначения и способа обработки я Каждый реквизит имеет четко определенное место, что делает документы удобными для зрительного восприятия и упрощает их обработкиня.

Бланк документа - это зунификована форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией и местом, отведенным для переменной Бланки заполняют конкретными сведениями распространенными являются бланки актов, справок, приказов, протоколов, письмеів.

Применение бланков при составлении документов повышает культуру делового общения, предоставляет информации официального характера

3 Основные правила оформлению документов

Название организации воспроизводится на бланке в полном развернутом наименовании сокращенное название организации отмечают тогда, когда ее официально зафиксировано в уставе

Название вида документа - обязательный реквизит любого документа, кроме писем Название есть на бланке или вдруковуеться вверху слева зависимости от вида документа определяются перечень необходимых для его офо ормлювання реквизитов, построение текста и степень обязательности выполнения его положенияхнь.

Для осуществления расчетно-денежных операций в бланках указывается номер расчетного счета в отделении банка

Например: Расчетный счет № 3467059

в Киево-Святошинском УСБ г.Киева МФО 322034

Еще одним обязательным реквизитом всех документов является дата Документ датируется днем ??его подписания (для приказов) или утверждения (для инструкций) Акты и протоколы датируются днем ??осуществления документированных них в них событий Дату проставляет собственноручно лицо, которое подписывает или утверждает докуменент.

В состав даты входят число, месяц и год, которые проставляются в одной строке арабскими цифрами

Например: 12072007 (т.е. 12 июля 2007 г)

В нормативно-правовых актах и ??финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформления даты, например: 11 июня 2007 р Дату документа ставят ниже его названия рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке

Регистрационный индекс состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителя и т.д. Место раз зташування этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный номер составляют из регистрационных индексов каждой из них и проставляют через косую черту в порядке подпись сел авторов документ.

Место составления или издания документа Этот реквизит указывает на название города или населенного пункта, где выдан документ

Получатель Письма, докладные записки, справки, сообщения и другие документы адресуются организаций, учреждений, структурных подразделений, должностных или частных лиц Название учреждения и структурного шк Оздил подается в именительном падеже, а название должности и фамилия - в дательномму.

Например: Национальный авиационный университет Отдел кадров Коваленко И П

Если документ адресован руководителю учреждения, ее название входит в название должности и пишется в дательном падеже

Например: Ректору Национального педагогического университета имени Михаила Драгоманова академику АПН Украины проф Андрущенко в 77

К реквизита \"адресат\" может также входить почтовый адрес Следует помнить: если документ адресован в учреждение, почтовый адрес указывается после ее названия, а также названия структурного подразделения и фамилий ща должностного лица Каждый элемент реквизита печатается с новой строкинового рядка.

Например: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко Учебная часть Пономаренко О П ул Владимирская, 64 г. Киев, 01033

Если документ физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почт Мировой ин.

Например: Гордиенко Михаил Иванович ул М Гоголя 13, кв 106 г Нежин, 04631

Подпись - это обязательный реквизит любого документа, свидетельствующего об ответственности лица за его содержание Подпись является одним из реквизитов, придает документу юридической силы

Юридическая сила документа - свойство служебного документа, предоставленная действующим законодательством, которое является основанием для решения правовых вопросов, осуществлять правовое регулирование и (или) управленческие функции Пи идпис состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личная подпись, инициалы (-ов) и фамилии Подписывает документы, как правило, руководитель учреждения, его заместитель или руководитель структурного подразделения Руководитель учреждения или его заместитель подписывает документы, направляемые в высшие организ аций Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенциинції.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа Если документ напечатан на бланке учреждения, указывается только должность и инициал (и) и фамилия лица, которое его подписывает (полное название учреждения не е повторяется).

Например:

Директор подпись) Г К Стеценко

Проректор

по научной работе (подпись) С Васильченко

Если документ оформлен не на бланке, то указывается полное название учреждения, должность, инициал (и) и фамилия лица, которое его подписывает

Например: Директор издательства

\"Образование\" (подпись) И М Подолюк

Документы коллегиальных органов (протоколы, постановления, решения) подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа При этом указываются обязанности лиц, которые подписали документы, а не их должностейи.

Например:

Председатель (подпись) Г К Мусиенко

Секретарь собрания (подпись) В А Грищук

Подпись ставится справа под текстом через два-три строки после его окончания Название должности пишется слева от фамилии, которое указывается на уровне последней строки должности

Например:

Директор Киевской средней

школы МИ 65 (подпись) Б И Мандрик

Гриф утверждения документа После подписания документ утверждается, есть свидетельство, его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений или частных лиц Реквизит утверждении содержит слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), название должности, личная подпись, инициал (и) и фамилия лица, утвердившего документ, и дату утвержденияня.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Директор Научно-методического центра высшего образования Министерства образования и науки Украины

(подпись) К МЛевкивський 09032007

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО \"названия (в именительном падеже), даты, номера утверждается тельного документа

Например: УТВЕРЖДЕНО

Приказ Высшей аттестационной комиссии Украины

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и пишется большими буквами После утверждения документ приобретает юридическую силу

Резолюция - надпись должностного лица на документе - короткое решение относительно выполнения документа

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии и инициалов исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личной подписи руководителя, даты

Если резолюция указывает на нескольких исполнителей, то обязательно указывается лицо, ответственное за выполнение документа Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей и получать от них п нужную информациию.

Как правило, в резолюции руководитель выражает свое решение по существу рассматриваемых вопросов Однако никаких указаний нет, решение должен принимать исполнитель Конкретные указания передаются посредством приказ базового способа или неопределенной формы глагола Например: О результатах и ??принятых мерах сообщите; Срочно отправит; Немедленно подготовьте письма; Рассмотреть и доложить в десятидневный терминамін.

Общие указания выражают так: К выполнению; К руководству; К сведению

Резолюцию надо ставить непосредственно на документе, ниже реквизита \"Адресат\", параллельно основного текста или на свободной площади лицевой стороны первого листа, но не на берегу документа, назначения аченого для подшивки Например Наприклад:

Начальнику Управления гуманитарной и педагогического образования Дмитриченко М Ф Подготовить проект постановления в 23052007 (подпись руководителя) 09042007

Если на документе нет места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках

Заголовок к тексту документа Каждый служебный документ, независимо от его содержания, назначения и вида, имеет заголовок, который отражает главную идею документа (кроме сообщения и телефонограммы) Он др рукуеться в левом верхнем углу под датой и номером документа Заголовок должен быть лаконичным, точным и максимально полно раскрывать суть документа Например: О дополнительном издание \"Русско-ук кого словаря \"; О мерах по улучшению использования отходов предприятия кожевенно-обувной промышленности промисловості.

Наличие четких заголовков сокращает время на ознакомление с документом и период прохождения его через должностных лиц и структурные подразделения в реального производителя

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешено подавать без заголовка

Гриф согласования документа свидетельствует о согласии учреждения, его подразделения или должностного лица (не являющегося автором документа) с его содержанием Есть две формы согласования - внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (с подведомственными и подведомственны организациями) Этот реквизит проставляют после предварительного рассмотрения или оценки проекта документа перед д его распространением в учреждении оформляет его под текстом документа, после подписи или на отдельной странице Он состоит изіз:

- слова СОГЛАСОВАНО;

- названия должности лица, с которым соглашается документ, и названия учреждения;

- личной подписи;

- его расшифровка;-даты

Например: СОГЛАСОВАНО

Ректор Донецкого государственного университета управления (подпись) Е Носков 07052007

Виза документа - это надпись, сделанная должностным лицом, выражает согласие или несогласие с содержанием документа Виза состоит из:

- названия должности лица, подписывающего документ;

- подписи и ее расшифровки;

- лаконичного решения (замечания); o - дать визирования

Например: Директор Учебного центра

\"Укрсервис\"

(подпись) С Р Зинченко

Не спорю

20052007

Если дополнения и замечания лица, визирует документ, имеющие развернутый характер, они излагаются на отдельном листе, а на первой странице документа отмечается:

Например: Директор Государственного

специализированного предприятия издательства \"Образование ** (подпись) 1 М Подолюк Замечания прилагаются 18112007

Во внутренних документах виза проставляется на первом экземпляре документа, а во внешних - на экземпляре, который остается в организации

Оттиск печати Документы, требующие особого удостоверения, заверяют печатью ставят их на документах, удостоверяющих права определенных лиц, затраты средств и материальных ценностей, а т также на тех документах, где наличие оттиска печати предусмотрено правовыми актамми.

Печать имеет накладываться на часть названия должности и подписи лица, подписавшего документ

Например:

Ректор (подпись) О П Потапенко

Оттиск печати

Отметка о наличии приложений Если документ имеет приложения, то в левом углу под текстом с новой строки указывается:

Приложение: на 4 л у 2 пр

После слова Приложение можно перечислить названия прилагаемых:

Приложения:

1 Акт оценки стоимости использованных материалов на 2 л в 1 пр

2 Акт приема новых строительных материалов на 3 л у2пр

При большом количестве приложений их опись составляется отдельно, а в документе после текста указывается:

Приложение: согласно описанию на 10 л

Отметка об исполнителе Этот реквизит обязателен лишь в исходных документах (письмах, справках, выводах) и состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона Эти сведения проставляют ться на последней странице документа в левом нижнем углу (лицевой стороныи).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие сведения: краткую справку об исполнении, если нет документа, удостоверяющего это; указание на номер дела, к которому будет пидшы ито документ; дату направления документа в дело, название должности и подпись руководителя структурного подразделения или исполнителей.

Например: К делу № 03-4

Ответ отправлено 13052007М03- 12/113 Название должности (подпись) (инициал (и) и фамилия) 14052007

Отметка о выполнении помещается в левой части нижнего берега первого листа документа

Отметка о поступлении документа в организацию Этот реквизит содержит сокращенное название организации, направила документ; регистрационный номер документа; дату его поступления

Отметку о поступлении делают справа на нижнем берегу первой страницы документа с помощью регистрационного штампа

отряд о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, вовлеченных в Государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины \"О государственной регистрации норм ствующими нормативными актов министерств и других органов государственной исполнительной властилади".

Его располагают после номера акта или после грифа утверждения

При оформлению документов следует придерживаться основных правил их составления, предусматривающие правильное написание реквизитов и их размещение на бланке документа Соблюдение этих требований предоставляет докумен НТУ юридического сили.

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы