Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow украинской деловой речи - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

4 Текст документа

Текст - это главный реквизит служебного документа, отражающее его содержание Он должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать доказательства, вы исновки.

Текст делится на взаимообусловлены логические элементы: вступление, основную часть (доказательство), окончание Во введении указывается причина написания документа В основной части излагается суть вопроса, приводит яться доказательства, объяснения, рассуждения В окончании указывают цель документнта.

Составляя текст документа, необходимо соблюдать следующие правила:

1) текст выкладывать от третьего лица Например: Комиссия приняла Институт просит; Ректорат хлопочет

От первого лица пишутся заявления, автобиографии, докладные и объяснительные записки, приказы;

2) не употреблять образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций;

3) принимать устойчивые (стандартизированные) сообщения согласно, в свя связи с, по, с целью, необходимый для, в порядке и под;

4) использовать синтаксические конструкции вроде: Доводим до Вашего сведения, что; Напоминаем Вам, что; Подтверждаем с благодарностью; В порядке предоставления материальной помощи; В порядке обмена опытом; В связи с указанием; Согласно предварительной домовл лености; По Вашей просьбе.; На Ваше прохання...;

5) деепричастные обороты употреблять в начале предложения: учитывая, принимая во внимание; рассмотрев; считая;

6) использовать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятны для широкого круга читателей;

7) в предложениях применять прямой порядок слов (подлежащее перед сказуемым; определение перед определяемым словами; приложения после управляющего слова; вставные слова - в начале предложения);

8) чтобы не вызвать обострения отношений с партнером, активную форму глаголов следует заменять на пассивную Например: Вы не высказали своих предложений - Вами еще не высказаны предложения

Активное форму надо употреблять только в случаях, когда важно указать на конкретного исполнителя: Университет не гарантирует;

9) использовать инфинитивные конструкции: создать комиссию; отозвать работников;

10) в распорядительных документах глагольные конструкции следует принимать в форме повелительного наклонения: Приказываю; Предлагаю;

11) использовать сокращения слов, сложносокращенные слова и аббревиатуры, которые в делопроизводстве пишутся по общим правилам: р-ну обл, км, напр, канд филологических наук;

12) отдавать предпочтение простым предложением, использовать формы вежливости: уважаемый; многоуважаемый; глубокоуважаемый; достопочтенный

5 оформлению страницы

Организационно-распорядительные документы оформляют на бумаге формата А4 (210 X 294 мм) и А5 (210 х 146 мм) Для удобства с обеих сторон страницы оставляют свободные поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхн ней и нижней - 20мм.

Текст документов, оформленных на бумаге формата А4, следует печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1-1,5 межстрочного интервала

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал Составные части реквизитов \"Адресат\", \"Гриф утверждения\", \"Гриф согласования\" отделяют от дну от друга 1,5-2 межстрочных интервала 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Например: УТВЕРЖДАЮ 1,5

Председатель Государственного комитета 1

лесного хозяйства Украины 2

Подпись (инициалы), фамилия 1,5

Дата

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают вертикально на одном уровне: первый - от границы левого берега, второй - через 104 мм

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-3 межстрочных интервала

Название вида документа печатают большими буквами

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) - 73 мм (28 печатных знаков)

Оформляя документы, следует придерживаться таких отступлений от границы левого берега документа:

o 12,5 мм - для начала абзацев в тексте;

o 92 мм - для реквизита \"Адресат\" (16);

o 104 мм - для реквизитов * Т ^ ИФ утверждении \"(17),\" Гриф ограничения доступа к документу \"(15);

o 125 мм - для расшифровки подписи в реквизите \"Подпись\" (23);

o не отступают от границы левого берега, оформляя реквизиты \"Дата документа\" (11), \"Заголовок к тексту документа\" (19), \"Текст\" (21) (без абзацев), \"Отметка о наличии приложения\" (22) е исполнителя и номер его телефона \"(28),\" Отметка об исполнении документа и направлении его в дело \"(29); названия должности в реквизите\" Подпись \"(23) и\" Гриф согласования \"(24); удостоверяющего надписи \"Согласно оригиналом\" (27), а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, примите, ПРИКАЗЫВАЮ, предлагаетгідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИШ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланке печатается только первая страница документа, следующие - на чистых листах бумаги Если текст документа занимает более одной страницы, то на другую нельзя переносить одну подпись, на ней должна бу ути не менее трех строк тексту.

Нумерация страниц В документах, занимают две и более страниц, нумерацию следует начинать со второй

Если текст документа печатается на одной стороне листа, то номера проставляются посередине верхнего или нижнего берега арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от края Слово \"страница\" не пишет ться, у цифр не относятся никакие обозначения позначення.

Если текст печатается на обеих сторонах листа, то нечетные страницы проставляются в его правом верхнем или нижнем углу, а четные - в левом верхнем или нижнем

Рубрики - это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой Рубрики является внешним отражением композиционного строения документов

Тематика, назначения, объем содержания документа предопределяют степень сложности рубрикации Простейшая рубрикация-деление текста на абзацы

Абзац - это отступление в начале первой строки, которым начинается изложение новой мысли, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями Абзац не должен быть более 6 строк

Как правило, абзац содержит три части:

1) зачин (формулировка цели - о чем речь в нем);

2) фразу (изложение основной информации);

3) комментарии (итог всего абзаца)

Рубрики текста обычно нумеруются, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, пунктов и упрощает обработку документа Различают традиционную (комбинированную) и новую систему нумерации

Традиционная (комбинированная) система основывается на использовании символов разных типов - римских и арабских цифр, букв, определенных слов Вся эта система различных обозначений должна иметь помет давних, логическую построенийу.

Например:

разделе А Б В Г Г Часть 1 ИII III IV V Пункте '^ 12345 $ 1 1) 2) 3) 4) 5) а) б) в) г) г)

По новой системе в определенной последовательности используют только арабские цифры Применяя ее, следует помнить:

1) отдельные разделы обозначаются арабскими цифрами (7, 2;З и т др.);

2) номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (77; 72, 27 и т.д.);

3) номер пункта состоит из номера раздела, подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (777; 772; 113 и т др.);

4) номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта, разделенных точками (7777; 7772; 777ИИПОД)

Применение новой системы нумерации позволяет не употреблять словесных наименований и других символов

Упражнение 10 Пользуясь \"Словарем иностранных слов\", раскройте значение представленных сроков

Абзац, стандарт, штамп, реквизит, бланк, копия, гриф, клише, резолюция, рубрикация, индекс, формуляр

Упражнение 11 Прочитайте Определите, какой это документ: 1) по происхождению, 2) по месту возникновения, 3) по направлению, 4) по наименованию

Министерство образования и науки Украины

Одесский национальный университет Типографии издательства

имена 11 Мечникова \"Образование

ул Дворянская, 2ВУЛ - Полевая, 10

г Одесса, 65026м ° Д ЕСА' 65091

тел 54-02-13

02032007 № 450

Об изготовлении бланков индивидуальных планов работы преподавателей

Просим изготовить бланки индивидуальных планов работы преподавателей на бумаге издательства в количестве 1 (одной) тысячи штук в течение II квартала 2007 года Оплату гарантируем

Ректор (подпись) В Г Орищенко

Главный бухгалтер (подпись) ТП Белинская

Упражнение 12 Прочитайте Назовите основные реквизиты этого документа

Председателю профсоюзного комитета Винницкого средней школы № 2 учителя украинского языка и литературы Снежок Л В, проживающая по адресу ул Б Гринченко, дом 30, кв 5

г. Киев, 01023

Заявление

Прошу Вас предоставить мне путевку в санаторий для лечения в период моего отпуска (август 2007)

К заявлению прилагаю справку из лечебного учреждения о необходимости лечения сердечно-сосудистого заболевания

17042007 (подпись)

Упражнение 13 Составьте предложение с представленными словосочетаниями, в каких документах их можно использовать?

Согласно постановлению министерства; испытывая острую потребность; напоминаем Вам; комиссия для составления резолюции, после окончания срока полномочий; по многим причинам; приказ по университету, как виня ято.

Упражнение 14 Переведите украинском языке

В любом случае; визирование документа; заранее побеспокоиться; лицевой счет; отпуск по болезни; приняться за работу; исполнительный документ; предпринимательская деятельность; доход с оборота; законода ательство в труде; Безналичный расчет; вакантная должность; введение закона; вступительные взнос; ввиду вышеизложенного; ввиду того, что; больничный ноября.

Упражнение 15 Найдите ошибки в представленных словосочетаниях Запишите правильные варианты

попадать в затруднительное положение; согласно распоряжению; соответствии с постановлением; исключение из правил; принять участие; повестка дневная; спасибо Вас; вести себя; принять меры; личный пример; любой вопрос ния; согласно приказ.

Упражнение 16 Составьте предложение с представленными словам Запомните их значение

Ведомость - ведомость; объединение - объединение

Справка Ведомость - документ; 'ведомость - известие, известность; объединения - организация; объединения - дияУвага Культура речи!

Обращение

Дорогие друзья!

Господин (господин)!

Товарищ (товарищ)!

Мама!

Дорогой (милый, милый)!

Друзья!

Хозяину!

Извините, что беспокою Вас!

С распространением украинского языка в массовом общении следует возрождать уважительные формы обращения: господин, дамы, господа, принадлежащих к словам-регулятивов, т.е. это существительные, которые \"регулируют взаимоотношения между собеседниками согласно речевой-этикетных стандартов и норм, принятых в данном обществе В украинском языке ЭТИ слова употребляются меньшей мере семь веков Свидетельствуя уважение к спиврозмовн ика, они не имеют никакой семантической родства со словомі словом господин в понимании принадлежности к привилегированных классов

Слова господин, госпожа основном употребляются не самостоятельно, а с приложением, конкретизирующий человека (в основном это имя человека: Господин Иван!

Привычными к словам господин, госпожа в качестве прикладок есть названия званий или профессий: Профессор!

Имя и отчество как приложения со словами господин, госпожа не сочетаются, поскольку это противоречит нормам литературной речи

Фамилия как приложения к словам господин, госпожа целесообразно употреблять, когда речь идет об отсутствующем или малознакомую человека, взаимоотношения с которой не выходят за рамки официальной приличия: Господин Деми-денко!

Совсем редко в качестве приложения используются имя и фамилия Такое сочетание возможно преимущественно в официальных ситуациях: Прошу слова господина Василия Шевченко

В качестве определений к словам господин, дамы, господа выступают прилагательные уважаемый, глубокоуважаемый, многоуважаемый, высоко-достойный, достопочтенный: Глубокоуважаемый господин магистр!

Прилагательное определения согласуются с существительными в роде, падеже и числе: Уважаемый господин!

Внимание!

Как надо писать

принять меры

брать (взять) участие

согласовать

повлиять

повестку дня

предложение

решить, решить

бороться

меры

такие члены группы: нельзя признать

удовлетворительным вскоре

не появляются на занятия

прошу предоставить мне отпуск

надо направить присутствующие единодушно

одобрили предложение неукоснительно выполнять

согласно приказу согласно распоряжению согласно постановлению

Как нельзя писать

принять меры принять участие ускорить согласование осуществить влияние повестка дневная предложення обеспечить решение проводить борьбу мероприятия следующие члены группы: не может быть признан

удовлетворительным в самое ближайшее время имеют место случаи неявки

на занятия прошу Вашего разрешения о

предоставлении мне отпуска должен быть направлен единодушное одобрение

получила предложение о принятии к неуклонному

выполнения согласно приказу согласно распоряжению соответствии с постановлением

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы