Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
Научная документация Нормативно-правовая документация Документация, касающаяся ценных бумаг общества
Научная документация Нормативно-правовая документация СИСТЕМА ОФИЦИАЛЬНОГО ПРИЗНАНИЯ И КОМИССИОННЫХ
Общая характеристика психотерапии КАК СОСТАВЛЯЮЩЕЙ ПРАКТИЧЕСКОЙ ОБЩАЯ ЧАСТЬ Общие понятия о платежных системах и их функционирования
Научная документация Система документации и ее классификация Нормативно-правовая документация
 
Главная arrow Документоведение arrow Общее документоведение - Палеха ЮИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Модуль 4. Документація офіційного походження

Одной из первых систем документации, выделились из общего документного массива еще в Древнем Египте, стала документация официального происхождения, которая уже тогда, через институт писцов, определенным чино ом пыталась регулировать семейные, хозяйственные и общественные отношения в государств.

Документация официального происхождения - это совокупность Документов, применяемых в определенной сфере функционирования, области, направлении деятельности учреждения или его подразделения

Документы личного происхождения - документы, созданные физическими лицами вне служебной деятельностью, или содержащиеся в ее частных собраниях Они выступают в качестве материализованного продукта их личного интеллекта

14 Системы документации официального происхождения

Общие понятия

Система документации официального происхождения - это совокупность служебных документов, необходимых для решения управленческих и других вопросов функционирования учреждения

Они содержат как первичные выходные фактические сведения и показатели так и вторичную информацию, которая поступает за счет аналитико-синтетической переработки первичной

Первичные документы должны преимущественно новые технические сведения, которые являются результатом практической, научно-исследовательской и проектно-конструкторской деятельности, которые дают новое понимание известных идей и фактов К этой группе относятся первично-учетные и отчетно-статистические документи.

Вторичные документы - это в большинстве обзорные, аналитические, реферативные и библиографические документы

К системам документации официального происхождения относим, ??прежде всего, экономическую (хозяйственную), научную, учебную, законодательную, судебную, нотариальную, военно-оборонительную, общественно-политическую, гражданско о регистрационную документацию, а также документацию систем здравоохранения, культуры, туризма и другую базовую документации.

Также к системе документации официального происхождения принадлежит большой блок инфраструктурных (функциональных) систем документации: управленческой, нормативной, информационной, которые, как правило, в течение ба агатьох лет, оставаясь неизменными, выполняющих соответствующие функции По оценке экспертов, в управленческой сфере сейчас существует более сорока функциональных систем документацииї.

Каждое учреждение, предприятие, корпорация, отдельное хозяйство имеет свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, совокупность которых составляет ее документационное фонд В корпорат тивной системе документации может быть объединено ряд функциональных систем, которые, в этом случае, становятся ее подсистемами.

В конечном счете вся имеющаяся совокупность систем документации официального происхождения, как специальной так и массовой, представляет собой огромную общегосударственную систему документации

Развитие общегосударственной системы документации сегодня происходит в двух направлениях:

- за счет дальнейшей дифференциации системы, выделения и развития новых самостоятельных систем документации (предпринимательской, налоговой и т.д.);

- за счет интеграции различных видов документации, относящихся к отдельным систем, и их приспособления к комплексной обработки в условиях активного внедрения новых информационных технологий Чем дольше развивается общество, тем больше становится разновидностей документации по функциональному признакую.

Классификации систем документации официального происхождения

Все знания по документации официального происхождения существуют в виде разнородных моделей, простой из которых является классификация На ее основе строятся все остальные модели - разделение документов на классы по их наиболее существенными признаками сходства и отличийі.

Проблемы классификации документов впервые были освещены проф КГ Митяевым в середине 60-х годов прошлого века Потребность в разделении документов на отдельные группы и системы документации была рассмотрена им м в тесной связи с делопроизводственной процессами: составлением номенклатуры дел и организацией поиска документов [20] Вопросами классификации управленческих документов также занимались ВД Банасюкевич, ОМ Бар каловая, ММ Костомаров, ТВКузнецова, НМКушнаренко, ЮМСтоляров, ЛЕШепелев и другие исследователи [15нші дослідники [15].

Внедрение в начале 80-х годов в делопроизводство компьютерной техники, создание унифицированных форм документов и систем документации повлекли формирование направления, получившего название документная системати тика Основные методологические основы этого направления были сформулированы русским ученым АМСоковою [23] Для построения систем документации исследовательница выбирает вид документа как объективно существующую группу, хар актеризуеться единством функций в социальной среде, единством номинала и времени, в котором он существует [24] Эта система реализована в определенной степени в Государственном классификаторе управленческой документации (ДК УДДКУД).

Несмотря на довольно значительное количество работ по классификации документов, как отмечает проф СГ Кулешов, лишь незначительная их часть посвящена обоснованию обобщающих типологических схем документации [16]

Достаточно основательной стала предложенная по этому вопросу проф АМСоковою примерная схема разделения документов по так называемым систематическими категориями, которая включает блоки официальных, творческих и личных докум ментов Автором предложено разделение систем документации на функциональные и межфункциональные, а также проанализированы особенности их существования в отраслевых документальных системаемах.

Классифицируя управленческие документы можно построить двухуровневые классификации, где есть группы (классы документов), которые разделяют на подгруппы (подклассы) и виды документов Видами документов, в данном случае, является есть номиналы (акт, протокол, приказ) или, что чаще - виды номиналов (например, акт приемки-сдачи работ, протокол заседания коллегии, приказ о поощрении и т.д.) Так, существует простое разделение управленческих ьких документов на входящие, исходящие и внутренние (признаком построения здесь является организация процесса их обращения) Входящие документы в свою очередь могут делиться на подлежащие и те, которые не подлежат р еестрациції.

Двухуровневую структуру, в основе которой находятся виды номиналов управленческих документов, имеют также свои классификации: подлежащие и не подлежат утверждению, на которые ставится и не ставится отпечаток гербовой печати, а также по срокам исполнения (бессрочные, срочные, очень срочные), обусловленные нормативными актами тощ.

Вид номинала документа (например, акт о списании материальных ценностей, приказ о ликвидации предприятия, заявление о предоставлении отпуска) может указывать на тему документа, которая раскрывается в его с содержание.

Именно тематика документов является одной из первичных основ для группировки документов при формировании их в дела в делопроизводстве

Все системы документации официального происхождения, как считает проф СГКулешов, можно делить на базовые, инфраструктура и дисциплинарные [17]

Базовые системы - это совокупность систем документации, образовавшиеся в результате функционирования \"базовых\" сфер социальной деятельности (науки, экономики, образования, производства и т.п.) и / или направленные на обес езпечення такого функционирования Составляющие системы базовой документации официального происхождения представлены на схеме 4на схемі 4.1.

Бесспорно, состав приведенных систем документации не охватывает всего разнообразия сфер социальной деятельности, однако здесь рассмотрены совокупности документации по наиболее устоявшимися формами документов Каждая а из них имеет определенные совокупности видов документов, а некоторые содержат ряд своих систем документации Таковы, в частности, первые три группы, указанные на схемах 42 - 4 4.4.

Научно-организационная, производственно-организационная и учебно-организационная подгруппы документации включают планы и программы организации деятельности в определенной сфере Отличаются они, в свою очередь, от плановой управленческой документации своими задачами и содержанием Например, план научно-исследовательской работы научного учреждения - это плановый управленческий документ, а тематическая карта или рабочий план по т еми - научно-организационные документти.

Складові системи базової документації офіційного походження

Схема 41 Составляющие системы базовой документации официального происхождения

Складові економічної системи документації

Схема 42 Составляющие экономической системы документации

Складові наукової системи документації

Схема 43 Составляющие научной системы документации

Складові навчальної системи документації

Схема 44 Составляющие учебной системы документации

План работы вузов (факультета, кафедры) - это управленческий документ, а учебный план по определенной специальности (квалификации) или учебная программа по курсу, программа практики - учебно-организационные

Учебно-контрольные документы - это списки вопросов к зачету или экзамену, экзаменационные билеты, контрольные ректорские программы проверки знаний, тестовые задания модульного контроля и т.п.

Бесспорно, ряды каждой из указанных подгрупп можно продолжить Например, в экономической документации можно было бы добавить лицензионное, инвестиционную и т.д.

инфраструктуры системы документации названы так потому, что функционируют в инфраструктуре каждой базовой сферы социальной деятельности: науке, производстве, обучении, экономической сфере и т.д.

Этот блок включает управленческие, нормативные и информационные системы документов, представленные на схемах 45 - 48

Складові управлінської системи документації

Схема 45 Составляющие управленческой системы документации

Складові нормативної системи документації

Схема 46 Составляющие нормативной системы документации

Складові інформаційної системи документації.

Схема 47 Составляющие информационной системы документации

Дисциплинарные (отраслевые) системы - это виды документации, образующиеся в результате функционирования различных сфер социальной деятельности и соответствуют по содержанию определенной научной (научно-технической) ав узи знания.

Группировка документов в пределах блока проф СГКулешов предлагает осуществлять с традиционным разделением на три цикла дисциплин: технические, гуманитарные, естественные [17] их дифференциация по более-менее постоянными видами документации может выглядеть следующим образом (схемы 48 - 410)4.10):

Складові технічної системи документації

Схема 48 Составляющие технической системы документации

Складові гуманітарної системи документації

Схема 49 Составляющие гуманитарной системы документации

Складові природничої системи документації

Схема 410 Составляющие естественной системы документации

Приведенные примеры характеризуют наиболее развитые комплексы документации, образуют специфические системы можно отметить также наличие и междисциплинарных видов документации, в которых видображаеть ься проблематика различных научных дисциплин частности, в космической или экологической документации могут функционировать документы, связанные с естественными, техническими науками, социологией, экономикой тощщо.

Как замечает проф СГКулешов, проблемы разработки классификации систем документации до конца не решены [16] Для систем документации характерны не только взаимосвязь, но и взаимопроникновение Нередко объект соединения различных систем (подсистем) документации обусловлено потребностями практической деятельности или устойчивостью уже разработанных классификационных схемы схем.

Примером учета потребностей практической деятельности того или иного учреждения или устойчивости существующих классификационных схем являются нормативные документы, в которых предлагается:

- разделение документов по сферам деятельности и их отдельным направлениям (согласно соответствующему перечню);

- разделение управленческой документации по классам (по соответствующему классификатора ДКУД);

- разделение документов по уровням важности при разработке системы управления качеством (согласно требованиям международных стандартов серии И8О-9000)

Рассмотрим эти нормативные документы более подробно

А Нормативно-методическое пособие \"Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документовентів".

Указанный нормативно-методическое пособие разработано Государственным комитетом архивов Украины и утвержден приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 200798 р, зареес зарегистрированными в Министерстве юстиции Украины № 576/3016 от 110998 р и имеет целый ряд дополненовнень.

В Перечне документы сгруппированы по степени значимости их видов и вопросов, в них отражаются, с условным разделением их на:

- документы, образующиеся в управленческой деятельности (часть 1);

- документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности (часть 2)

Перечень служит нормативно-методическим пособием для создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их обращения, возможности быстрого поиска документов по их содержанию, проведения эксперт тизы документов для определения дальнейшей работы с ним.

Для правильного формирования дел документы группируют по содержанию и видам еще в текущей работе с ними, что закрепляется в номенклатуре дел Если номенклатуру дел составлено правильно, то документы в г мере их выполнения будут вноситься в тех дел, которые заранее для этого предусмотрены, и найти нужный документ будет совсем не сложныо.

Созданная на основе Перечня номенклатура дел определяет общие принципы распределения документов и группировки их в дела, закрепляет индексацию структурных подразделений организации, индексацию дел, ус становлюе сроки хранения документе.

Б Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД) - ДК 010-98

Данный нормативный документ официально закрепляет классификационную схему управленческой документации и выступает составляющей государственной системы классификации и кодирования документов

Системы документации, изложенные в нем, сгруппированные под названиями организационно-распорядительная, первично-учетная, плановая, ценовая, отчетно-статистическая, банковская, ресурсная, финансовая, торговая, снаружи ишньоторговельна, бухгалтерско-учетная, по труду, социальным вопросам и социальной защиты, информационно-справочная, пенсионным вопросам и т.д. - и отнесенные в соответствии с управленческой документации.

В Международный стандарт ИСО 9001

Указанный нормативный документ по степени важности выделяет четыре иерархические уровни документации, которые могут функционировать в организациях: основополагающие, управленческие, рабочие документы и документированных ни записи Общая характеристика перечисленных уровней приведена в таблице 4.1.

Таблица 41 Иерархические уровни служебной документации

Иерархический уровень

Общая характеристика

1

Уровень А

Основополагающие документы:

- положение относительно цели существования, политика и миссия организации;

- показатели развития основных фондов, стратегические разработки;

- документы, устанавливающие общие требования к выпуску продукции и оказанию услуг

2

Уровень В

Управленческие документы: организационно-распорядительная документация: документы, определяющие основные функциональные направления деятельности учреждения, руководство по системам менеджмента, годовые и квартальные планы положения о подразделениях, порядок их взаимодействия, функциональные полномочия работников, распределение обязанностей между сотрудниками, планы проведения контролирующих мероприятий тощ

3

Уровень С

Рабочие документы:

инструкции по ведению делопроизводства, правила внутреннего распорядка, эксплуатации механизмов и оборудования, инструкции по технике безопасности, схемы технологических процессов, графики выполнения работ, чертежи я отдельных узлов, акты результатов технологических испытаний тощ

4

Уровень D

Документированные записи: отчеты о проделанной работе: акты проведения испытаний, акты приема оборудования в эксплуатацию, протоколы контрольных измерений, протоколы проверки знаний, отчеты об изготовлении п продукции или осуществление услуг, журналы оперативного контроля проводимых мероприятии

Может функционировать также и другая документация: рабочие инструкции, графики, планы мероприятий по обеспечению качества и т.д., что не является обязательным для разработки системы менеджмента качества, согласно действующих требований г Европейской федерации управления качеством (ЕFQM) и Украинской Ассоциации качества (УАК.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы