Навигация


Главная
УСЛУГИ
Гостевая книга
Правила пользования
Авторизация / Регистрация
Методи документування системи внутрішнього контролюДокументування та інвентаризація як складові методу бухгалтерського...Тенденції еволюції найважливіших елементів економічної системи на...
Основні поняттяПоняття амортизації, методи на-рахування амортизації об'єкта основних...Поняття, класифікація і структура основних засобів підприємства
Класифікація і кодування інформації. Інформаційні технологіїКодування інформаціїКодування інформації
 
Головна arrow Документознавство arrow Загальне документознавство - Палеха Ю.І.
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

3. Системи документування та їх еволюція

Основные понятия

Документирование - это процесс создания документа

Правила документирования устанавливаются нормативными актами, например, ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело Термины и определения \"дает определение документирования управленческой информации я как \"созидания служебных документов, содержанием которых является управленческая информация\" [2ормація" [2].

К документирования относятся действия, связанные с формированием документа как специального системного триединства:

содержательного (социальная информация)

знакового (семиотическая информация)

материально-конструктивного (технологического)

С целью обеспечения такого единства разрабатываются типовые структуры и методики процесса документостворення

Учитывая специфику смыслового, знакового и материально-конструкторского аспектов документа, разрабатываются современные классификации систем документирования, к которым можно отнести следующие:

- системы графической записи;

- системы механической записи;

- фотографические;

- электромагнитные;

- оптические;

- магнитооптические;

- электростатические;

- электронные

Информация на носителе фиксируется с помощью определенной \"кодовой\" системы, реализуется в форме различных знаков-символов Существует особая наука - семиотика (от греч-знак, признак), занимающейся выл учением природы, видов и функций знаковых систем и знаковой деятельности человекності людини.

Знак - это материальный объект (изображение, символ, слово и т.д.), что служит для замещения любого материального или идеального объекта, предмета [42] В соответствии с выбранным типом знаков определяется с способ документирования и отбираются средства, с помощью которых будет зафиксировано, передано и сохранено информацию Только должным образом создана документная информация приобретает определенной формми.

Анализируя любой документ по любой классификации, должны учитываться способ, средство и форма его создания

Процесс документирования при таких условиях может быть представлен в такой форме (схема 11):

Складові процесу документування

Схема 11 Составляющие процесса документирования

Итак, вместе взятые способ, средство и форма определяют характер той или иной системы документирования

Графический запись информации, например, позволяет создавать рукописный, идеографический и изографичний документ, использование компьютерной техники позволяет создавать электронные документы и т.д.

Детальный анализ способов, средств и форм документирования приведены ниже

Кодирование информации

В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, т.е. кодирования информации, без которого невозможна реализация основной функции документа - закрепл ления и передачи информации в пространстве и времени.

Кодирование информации - это выработанная система правил фиксирования информации Основные черты, присущие системе кодирования информации, представлен на схеме 12

Основні риси, притаманні системі кодування інформації

Схема 12 Основные черты, присущие системе кодирования информации

Закодированная информация передается с помощью знаков, ведь обмен информацией в социальной коммуникации происходит именно в знаковой форме

Знаки могут быть представлены в виде букв, отверстий, точек и тире, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения зависит уровень восприятия информации, способ использования документа, компа актнисть и сроки храненияя.

Основные знаковые методы фиксации информации на тот или иной носитель показано на схеме 13

Знакові методи фіксації інформації

Схема 13 Знаковые методы фиксации информации

Одни из знаков подобные изображенному и создаются с помощью более или менее четкого копирования реальных объектов или явлений - культовые немовленневи знаки (рисунки, фотографии, фильмы, видео)

Другие несут целевой характер и не похожи на воспроизводимый предмет или явление Они, в отличие от конического знака, не сходствует с тем предметом или явлением, которое обозначают Для того, чтобы понять (розшиф фруваты) информацию, человек должен заранее изучить значение знака-символа К документам, использующих речевые знаки - условные обозначения, относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежиня).

К знакам изображений можно отнести также эмблемной и вещественные знаки эмблемной знаки - это разная эмблематика (военная, спортивная, геральдическая, мифологическая), дорожные условные обозначения и т.д.

Среди вещественных знаков-разнообразная, в большинстве - обрядовая, символика, означает определенные понятия Например, кольцо на пальце руки, темная платок на голове, тыква при сватовстве т.д. Функция знака здесь предоставляется отдельным вещам в связи с определенным событием или ситуациейєю.

С развитием концепции знаковой основы передачи социальной информации к документам стали относить также объекты, фиксирующие эстетическую информацию изобразительной формы, включая не только живопись, но и и трехмерные произведения искусства, такие как скульптура и архитектур.

Знак вместе с его значением называют символом

Код и знак позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования

В процессе документирования используются, как правило, не отдельные знаки, а их комбинация, которую принято называть знаковой системой Например, словесные символы, как общепринятые в обществе, в проце ЭСИ речи комбинируются друг с другом, образуя различные по своему содержанию сообщение Набор синтаксических, семантических и грамматических правил создает языковову.

За время существования цивилизации человечество создало большое количество языков, которые принято классифицировать на природные (натуральные), искусственные (машинные, информационные) языка и языка посредники (при машинной обработке) Соответственно различают коды и знаки, как природных так и искусственных мов.

Естественные языки отличаются от искусственных тем, что языковые знаки возникают непредсказуемо, а искусственные знаки создаются специально Они исторически возникли в процессе развития человеческого общества древним является язык мимики и жестеів.

Основным вещественным способом кодирования информации является вербальный язык Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились выражать то или иное понятие, предмет С естественными языками связан код д письма, возникновение которого вызвало появление документта.

Знаки естественной письменной речи, в свою очередь, могут включать графические (панель инструментов и условно геометрическое письмо) и вещественные знаки (письмо для слепых, историческое предметное (вещевое) письмо - \"кипу\", \"ва ампум \"и т.д.t;вампум" тощо).

Искусственные языки - это специально разработанные коды для особых видов деятельности, передачи специальных сообщений Примерами может быть набор различных цифр, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки Идо т и Эсперанто, языка машинного программия.

Различают графические, световые и звуковые знаки искусственных языков В графических знаков можно отнести: математические знаки, знаки химии, логики, картографии, нотные, шахматные, знаки тайнописи К световым знако ов относятся языки сигнальных огней на судах, знаки огня отдельных народностей и т.д. Звуковыми знаками могут быть музыка, речь тамтамов т.д.що).

Итак, язык - это особая система разнотипных и вместе с тем объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.п.), которые люди сознательно используют в качестве средства в общении.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
загрузка...
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы