Навигация
Главная
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Бухгалтерский учет - Садовская ИБ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

5.5. Організація документообігу

Документооборот - это движение документов от момента их составления (или получение от других предприятий, организаций), обработки и использования по назначению в определенный период времени и до передачи в архив

Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для при ийняття ре.

Документооборот на каждом предприятии устанавливается главным бухгалтером и является обязательным для всех работников предприятия

Порядок документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии)

Стадии документооборота:

1) поступления документов из стороны и оформление их на предприятии;

2) подготовка и определенная обработка первичных документов на предприятии до поступления их в бухгалтерию;

3) поступления первичных документов в бухгалтерию;

4) обработки документов в бухгалтерии:

o проверка документов по форме, содержанию и арифметическая проверка;

o оценка в денежной форме каждой операции, отраженной в документах;

o запись на документах бухгалтерских проводок;

o отражения операций, приведенных в документах, в учетных регистрах;

5) передача документов в архив бухгалтерии и обеспечение текущего хранения документов;

6) передача документов на хранение в архив предприятия, а затем в государственный архив (рис 52)

Перечисленные этапы документооборота отражаются в специальном документе, который называется план (график) документооборота

График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определить минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизаций.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые осуществляются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителям мы с указанием их взаимосвязи и сроков выполненных робе.

Стадії документообігу

Рис 52 Стадии документооборота

Работники предприятия, учреждения создают и представляют первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота Для этого каждому исполнителю предоставляется выписка из графика В извлечение гу приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, срок их представления и подразделение предприятия, учреждения, в которые направляются эти документы Выписка из графика документооб игу предприятия приведены в таблице 5 5.1.

Таблица 51 График документооборота по учету основных средств

Графік документообігу з обліку основних засобів

Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером Требования главного бухгалтера относительно порядка представления в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и сведений является обязательным ' 'Обязательными для всех подразделений и служб предприятийа.

56 Порядок хранения документов

Для хранения документов предназначены архивы Различают текущие и постоянные архивы

Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерию для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть потребность обращаться к нему за справками и информацией Текущий архив содержится в с специальных закрытых шкафх.

Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия Все принятые на хранение дела регистрирует в архивной книге, что облегчает поиск документев.

Основным нормативным документом при определении сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Национального архивного фонда (НАФ) Украины или для уничтожения документов является"Перечень типовых документов\" (Приказ Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины № 41 от 200798 р, зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины № 576/3016 от 110998 р)

Согласно данному Перечню документы поименованные в разделе 42"Бухгалтерский учет и отчетность"сохраняются от 3 до 5 лет Для первичных документов установлен срок хранения 3 года; расч четными-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и других проверок - 5 лет; лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет; уставы и положения, бух ки отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы сохраняются постоянся постійно.

По истечении установленных сроков хранения документы, имеющие особо важное значение, передают на бессрочное хранение в государственного архива а другие документы подлежат уничтожению специальной комиссией по акту с соответствующей отметкой в ??архивной книге

Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность в хранении документов в течение установленного ених законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для получения различных доводк.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может быть осуществлено только по постановлению органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-ревизионной и налоговой служб в соответствии с действующим законодательства Украины Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учрежденияи.

С разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить регистр документов, изымаемых из указанных енням оснований и даты их изъятия.

Если изымаются тома документов недооформленные (Не переплетены, НЕ пронумерованы и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделай ити опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, удостоверить своей подписью и печатью.

Органы, изъяли документы, обеспечивают предприятиям, учреждениям по их письменному обращению возможность сделать выписку, извлечение, копию документов для выдачи справок по обстоятельствам в соответствии с законом онодавства В случае возврата указанными органами документов, ранее изъяты, такие документы принимаются под расписку соответствующим должностным лицом предприятия, учреждения и вместе с решением о возврате подшиваются к тем же томам, из которых документы были изъяты и в которых находятся постановление об изъятии, регистр и копии таких документев.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования я причин их пропажи или уничтожения Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, государственного пожарного надзору.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также же государственной налоговой инспекции в 10-дневный термен.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы