Навигация
Главная
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Информационные технологии в организации бухгалтерского учета - Ивахненков СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Регистрация электронных документов

При получении и обработке документов их необходимо зарегистрировать и проконтролировать выполнение К началу 1970-х годов в учреждениях и на предприятиях регистрации осуществляли путем записи сведений пр ро документы в специальном журнале Такая система приводила к многократной регистрации документа в структурных подразделениях, а для того, чтобы найти сведения о документах, надо было или просматривать весь журнал, или знать, когда этот документ был получен или отправленно.

На смену журнальной пришла карточная система регистрации При этом на каждый документ под копирку заполнялось от 2 до 5 экземпляров регистрационной карточки В информационно-справочной картотеке эти карточки располагали по определенному признакуою.

Компьютерные технологии позволяют использовать электронный вариант картотек - базы данных База данных - это та же картотека, только размещена в памяти компьютера, что позволяет искать документ или г группу документов по любой поисковым признаком, введенной при регистрации: автором документа, исполнителем, темой, датой получения или составления документа, его номер и т.д. Регистрация проводится шл яхом заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенос регистрационного номера на сам документ в штамп с отметкой о получении документта.

В нормативно-методической литературе основным принципом организации регистрации документов всегда считалась однократность, достигнутую только путем централизованной обработки и регистрации документов в к канцелярии и заполнения нескольких карточек с применением копировальной бумаги Сегодня при наличии локальной сети, объединяющей компьютеры предприятия, регистрацию можно вести децентрализовано за ми сцем получения (отправления) документов с передачей информации о документах, регистрируемых в центральную базу данных Это особенно актуально, когда документы поступают и передаются по факсимильной с вязкую или электронной почте непосредственно с подразделенииів.

Создание архива электронных документов

Использованные бумажные документы переплетают в отдельные папки и сдают на хранение или в текущий архив предприятия, если они нужны в текущей работе, или

в центральный архив предприятия После установленных законодательством сроков отдельные документы передаются в государственный архив, а остальные - уничтожаются

Документы, которые хранятся на предприятии, имеют не одинаковую ценность и, соответственно, разные сроки хранения Документы исторического, хозяйственного, практического значения хранятся постоянно Большие ость документов по личному составу хранятся 75 лет Другие документы могут уничтожаться с исчезновением потребности, а некоторые - иметь сроки хранения 3-5 и более лет Все эти требования касаются также и электронных архивов документентів.

Электронный документ, создаваемый, необходимо сохранить - записать как файл на жестком диске Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов В Документом можно хранить на жестком диске компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (на файл-сервере), на сменных носителяях.

Особенностью электронного хранения документов является легкость изготовления копий, что позволяет все документы с постоянным термимом хранения после завершения обработки немедленно копировать в архив с изготовлени нием страховых копий на съемных носителях Однако документы постоянного срока хранения, например, организационные документы, приказы по основной деятельности и т.д., долгосрочного хранения (приказы по личному ом состава), пока следует хранить в бумажном видеі.

Компьютерные информационные технологии позволяют существенно ускорить операции по подготовке документов к архивному хранению - заключать описания документов постоянного и долговременного хранения, акты на уничтожения документов Для автоматизации этих операций делают необходимую отметку в электронной регистрационной карточке исполненного документа Автоматизированная система учета дает возможность составлять подокументно и описания, составление которых невозможно, учитывая высокую трудоемкость, при традиционной бумажной технологииії.

Данные о документах за прошлый год хранятся отдельно и после того, как все документы за прошлый год будет выполнен, базу данных используют только для справочной работы и может быть переписано на с внешний носитель информации: в зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-RW или другой носитель В случае возникновения необходимости поиска документов за предыдущие годы информация зч итуеться с архивного носителя В связи с этим, если документы за прошлые годы нужны крайне редко, для их хранения можно использовать стример (запись на магнитную ленту), что требует восстановления данных н а жестком диске для их использования Если же необходимость в получении справок по документам за прошлые годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовал ать устройства со сменными дисками, в зависимости от объема данных - типа Zip drive (100 Мб), Jaz drive (1000 Мб), CDR / CDRW (650 Мб), DVD R /-R / RW (до 4,7 или 9Гб Гб).

В организациях с высокими требованиями к оперативного поиска документов (в частности, в операционной системе Novell NetWare) можно использовать системы, которые поддерживают автоматическую миграцию (перенос) д документов, больше не используются, на внешние, более медленные носители информации (например, магнитооптические диски) и восстановления информации на жестком диске компьютера в случае частого к ней н ертанн.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы