Навигация
Главная
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Учет в бюджетных учреждениях - Атамась ПЙ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

63 Документальное оформление поступления и выбытия материалов

Важным элементом рациональной организации бухгалтерского учета материальных запасов в бюджетных учреждениях является своевременное и правильное оформление соответствующими первичными документами всех операций с над дходження, перемещения в пределах учреждения и расходования или реализации материальных ценностей Первичные документы являются основой материального учета Непосредственно на основании первичных документов осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсеів.

Предварительный контроль выполняется до совершения хозяйственной операции: это контроль его законности и соответствия сметы, хозяйственным договорам, распорядительным документам, нормам расходования ценностей, установленным правила ам их приема и отпуска, выполнения расчетов, определения цены и т.д. Осуществляется такой контроль во время оформления и подписания документов бухгалтером и руководителем учрежденийи.

Текущий контроль выполняют в процессе осуществления операций путем сравнения фактических затрат с нормативами, выявление отклонений от норм расхода материалов и их причин, устранения влияния негативных явлений Для этого с астосовують специальные бланки документов, в которых предусмотрено данные о нормах расходования и фактический отпуск цинностей.

Последующий контроль осуществляют по данным учета об уже выполнены хозяйственные операции на основании оформленных первичных документов: при приеме документов в бухгалтерии, их утверждении руководителем, при проведении инве ентаризации, ревизии тощ.

Своевременно и правильно оформленные документы имеют юридическую силу, то есть они могут использоваться контролирующими и судебно-следственными органами как доказательство нарушения установленного порядка, нормативов, закон конодательством или даже злоупотребления (преступления) В то же время первичные документы могут быть использованы как доказательство непричастности ответственных должностных лиц к таким явлениям, их оправдание, юридического защиту в Поэтому к своевременного и правильного оформления документов о движении материальных ценностей нужно относиться очень внимательно и требовательно Особое значение приобретают эти требования в связи с принятием ряда зак онодавчих актов о закупках товаров, работ и услуг за государственные средства, которыми предусмотрено, что любое предприятие, которое осуществляет закупки полностью или частично за государственные средства, при определении п родавця (поставщика) и при заключении договора с ним должно исходить из положений о проведении тендеров на закупку и определение их победителей, с которыми потом и заключаются сделки поставки Другой в ажливою особенностью организации закупок материальных ценностей для бюджетных учреждений является широкое использование централизованного снабжения, которое осуществляется учреждением высшего уровня через специализированные учреждения-закупщикники.

Материальные ценности поступают в бюджетные учреждения от поставщиков, установ-закупщиков, подотчетных лиц, закупили материалы за наличные, от списания непригодных основных средств и малоценных и и быстроизнашивающихся предметов, из собственного производства, от благотворительных учреждений, безвозмездно от других бюджетных учреждений, спонсоров, на специальные меры по поручению, как излишки, выявленные при инвентарь изации, как излишки материалов, оставшихся в распоряжении учреждения после окончания договорных научно-исследовательских работ и т. Все эти операции оформляют соответствующими первичными документами: счета-ми- фактурами, товарно-транспортными накладными и т др. Во всех этих документах обязательно указывают: от кого поступили материалы или продукты питания, их наименование, сорт, массу (количество), цену, сумму дату поступления на склад; должна быть подпись материально ответственного лица, принявшего ценности на ответственном храненииння.

Поступления в учреждения материальных ценностей от поставщиков оформляется следующим образом На необходимое количество материальных ценностей бюджетное учреждение или учреждение-закупщик заключает договор с поста ачальником-победителем тендера, которым определяется срок поставки материалов, их наименования и качественные признаки, количество, порядок оформления документов и расчета, порядок вывоза (доставки), пра ва, обязанности и ответственность сторин.

Контроль за выполнением условий договора поставки осуществляет отдел материально-технического снабжения, а где его нет - заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе С этой целью ведут известно ости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых регистрируют в хронологическом порядке выполнения договорных условий каждым поставщиком и из каждого договора частности (дата получения материале в, их ассортимент, количество, цена - по договору и фактически) Бухгалтерия должна осуществлять контроль за организацией такого учета и полнотой оприходования ценностей, а отдел снабжения - по своеча сною и полной оплаты счетов поставщиковів.

Одновременно с отгрузкой продукции по договору поставщик выписывает и передает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, квитанцию ??к железной ичному накладной, налоговую накладную, платежное требование-поручение и т.д. Все эти документы поступают в бухгалтерию покупателя, где проверяют правильность их оформления, после чего передают ответственному п рацивникови отдела снабжения В отделе снабжения эти документы проверяют на соответствие условиям договора поставки и делается отметка о полном или частичном согласие на их оплату Полученные документы регистрируют в"Журнале учета поступления грузов"(типовая межведомственная форма № М-1), где указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер сопроводительного транспортного д Документом, дату и номер счета-фактуры, вид груза, номер и дату приходного ордера (приемной накладной) или акта о приемке материалов В примечаниях указывают дату оплаты счета или причину от языка от оплаты Проверенные платежные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию для оплаты, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов на предприятии приятие Одновременно экспедитору выдается доверенность на право получения материалов (тф № М-2. № М—2).

Экспедитор принимает на железнодорожной станции материалы по количеству (массе) согласно сопроводительных документов При обнаружении признаков, вызывающих сомнения в сохранности груза (повреждение пломб, тары т.п.), он может потребовать от транспортной организации проверки груза Если при этом обнаружена недостача груза или его повреждения, порчи во время перевозки, составляют в двух экземплярах"Акт п ро приемке материалов"(тф № 3-1), который является основанием для выдвижения претензии транспортной организации или поставщику Для того, чтобы этот акт имел юридическую силу, при его оформлении должны быть прису тнимы представители транспортной организации и поставщика (или незаинтересованной стороны - местного органа государственной власти) Последние должны подписать акт Такой же акт составляют при поступлении в орг анизации материалов без сопроводительных документов поставщика (неотфактурованные поставкиставки).

Для получения материалов со склада поставщика в другом городе и вывоза собственным транспортом экспедитору выдают наряд (распоряжение вышестоящей организации) и поручения

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад учреждения передает заведующему складом по количеству и качеству в соответствии где сопроводительных документов поставщика Принятые на склад материалы оформляют"При ибутковим ордером"(тф № М-4), который подписывают заведующий складом и экспедитор Один экземпляр приходного ордера экспедитор добавляет к сопроводительных документе] поставщика и передает в бухгалтериюерії.

Если при приемке материалов на склад не выявлено различий между их фактическим наличием и документальной количество по данным поставщика (и все материалы поступили на один состав] они могут быть оприходованы без выписки дополнительных документов Для этого заведующий складом делает соответствующую надпись в документах поставщика о том, что указанные в них ценности принято им на ответственное хранение в полном объемеі.

При перевозке материалов привлеченным автотранспортом поставщик выписывает"Товарно-транспортная накладная"(т м ф № 1-ТН) в четырех экземплярах, первый из которых является основанием для списания материалов в соотв юриста груза, второй - для оприходования материалов получателем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией, четвертый - для учета выполненных транспортных работ (прилагается к дорожных ього листа грузового автомобиля) При отсутствии расхождений товарно-транспортная накладная используется получателем материалов как прибыльный документациимент.

Бесплатная передача материальных ценностей, закупленных путем централизованной поставки, с баланса учреждения-закупщика на баланс учреждения-заказчика осуществляется с выставлением авизо и первичных док документов, подтверждающих факт передачи материальных ценностей (товарно-транспортных накладных, расходных накладных, актов приема-передачи и т.д..

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, от ликвидации основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т др. оформляют"Накладной (требованием)"(тф № 3-3 3), которую выписывают в двух экземплярах: один - для передающей, а второй - для стороны (состава), получаетимує.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, на других предприятиях, на рынке, у населения за наличный Документом при этом может быть товарный чек, накладная, акт, прилагаемых к аванса ового отчета подотчетного лица Приобретенные материальные ценности необходимо обязательно передать на склад, а к авансовому отчету добавить второй экземпляр приходного ордера или накладной, выписанных заведуя м составом в подтверждение принятия материалов на ответственном храненииня.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (веса, объема, длины, подсчета) Если материалы поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то их учетной вуют одновременно в двух единицах измерения (например, в килограммах и литрах).

Выдача материалов со склада осуществляется по документам, утвержденным руководителем учреждения С этой целью в бюджетных учреждениях используют следующие документы:

- накладная (требование) (тф № З-С), применяется для оформления внутреннего перемещения материалов в учреждении ее можно использовать также для оприходования материалов собственного производства и т др. Выписывается тф № 3-3, как правило, в одном экземплярернику;

- меню-требование на выдачу продуктов питания (тф № С-4), составляется ежедневно на основании данных о количестве людей, которые питаются в столовой, и норм раскладки продуктов питания Меню-требование с подпись сами лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию согласно графику документо-оборота, но не реже трех раз в месяц (т.е. ежедекадно)о);

- заборная карта (тф № 3-5) применяется как при систематическом ежедневном отпуске материалов и топлива, так и при периодическом через соответствующие промежутки времени в течение месяца Эта карта выписывается на а каждого получателя на одно или несколько наименований материалов для потребностей конкретным прямому назначению в двух экземплярах Один экземпляр заборной карты с подписями получателя за каждую выдачу м атериалив хранится на складе, а второй с подписями заведующего складом о выдаче материалов - у получателя При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на 15 дней, при периодическом в - на месяц В заборной карте указывают лимит выдачи материалов, исходя из установленных норм их расходования Это позволяет оперативно контролировать состояние использования лимитов, предупреждать их необгрунто ване превышение Материалы сверх предусмотренного в карточке лимит (вследствие превышения норм расхода) отпускаются только по письменному разрешению руководителя и оформляются накладной (требованию) - тф № С-З За Бирна карта значительно упрощает технику документального оформления, отпуска материалов со склада и сокращает количество первичных документов, что облегчает их обработку и улучшает контроль за оформлениемформленням;

- акт обмера остатков произвольной формы используют в тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или заборной картой невозможна Тогда согласно акту обмера определяют остатки (например, угля в буртах или дров на складе), а расчетным путем - количество израсходованного топлива При перерасходу топлива по сравнению с установленными нормами руководитель учреждения принимает меры по выявлению причин этого явления и намечает пути устранения выявленных недостатковв;

- путевой лист грузового автомобиля (тф № 2-ТН), учетная листок тракториста-машиниста, сменный рапорт используют для списания на расходы бензина, дизельного топлива, смазочных материалов, расх рачених на работу различных машин и механизмов (автомобилей, тракторов, стационарных и передвижных двигателей и т.д.) Расход топлива списываются по фактическим расходам, но не выше утвержденных норм на фак тический объем выполненных работ (отработанное времяас).

В установленные графиком документооборота дня (сроки) все документы по поступлению и отпуску материальных ценностей со склада передают в бухгалтерию учреждения согласно реестру приемки-сдачи документации нтив, составленным в двух экземплярах, один из которых за подписью бухгалтера возвращается заведующему складом В отдельных случаях по решению руководства учреждения вместо реестра приема-сдачи документов с авидуючий составом может составлять отчет о движении материальных ценностей, после проверки и обработки может выполнять роль регистра аналитического учета (при ручных формах ведения бухгалтерского учета).

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы