Навигация
Главная
 
Главная arrow Бухучет и Аудит arrow Судебная бухгалтерия - Дондик НЯ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Раздел 3 Формы и этапы учетной работы хозяйственных операций методы исследования бухгалтерских документов

31 Классификация учетных документов и методы их исследования

Средства предприятия в процессе его деятельности находятся в непрерывном движении и изменениях Хозяйственные процессы состоят из соответствующих действий, которые называются хозяйственными операциями Для получения инф формации о деятельности предприятия, об изменениях в средствах, вызванные хозяйственными процессами, необходимо регистрировать каждую хозяйственную операцию Такая регистрация осуществляется с помощью документов К кументы имеющих юридическое значение как доказательство законности осуществления операции и правильности записей в реестрах бухгалтерского учеталіку.

Документация - это важный источник получения информации о хозяйственной деятельности предприятия, средства контроля за работой отдельных материально ответственных лиц и предприятия в целом Документация - это один из элементов метода бухгалтерского учетау.

Документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимой информации об осуществлении хозяйственных операций, а также выполнение следующих записей в системах мы счетов бухгалтерского учета и бухгалтерского баланса в цилом.

Составление первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета осуществляется в соответствии со ст, 9 Закона Украины"О бухгалтерском й учете и финансовой отчетности в Украине", Приказа МФУ № 88 от 240595"О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учетеалтерському обліку".

Первичные документы в том числе на бумажных и электронных носителях информации, для получения ими юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

o название документа;

o код формы документа;

o дату и место составления;

o содержание хозяйственной операции;

o измерители хозяйственной операции;

o должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

o личные подписи

зависимости от характера хозяйственной операции в первичных документах могут быть приведены дополнительные реквизиты (номер документа, название и адрес предприятия, печать предприятия и другие)

Применение при обработке экономической информации средств автоматизации и компьютеризации привело не только к существенным изменениям в технике учета и в формах его ведения, но и к появлению новых типов докум ментов - магнитных носителей, дисков и Однако необходимо понимать, что содержание документа как письменного свидетельства законности осуществления хозяйственной операции остался прежним Изменилась только его формма.

По требованию контролирующих или судебных органов и клиентов, документы на электронных носителях информации воспроизводятся в копиях, на бумажных носителях за счет и собственными силами предприятия или учреждения При составлении на электронных носителях учетных регистров предприятия и учреждения обязаны обеспечить технические средства для воспроизведения документа в удобном для чтения виде Ответственность за пр равильнисть информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие йх.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются

При поступлении в бухгалтерию первичные документы проверяются как по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность операции, логическая увязка с отдельны мими показателям) Все документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, обязательно должны быть погашены штампо м или надписью от руки"Получено"или"Оплачено"с указанием даты (числа, месяца, года(числа, місяця, року).

Ошибки в первичных документах исправляются:

o корректурным способом: неправильный текст или сумма зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленный текст, а сверху надписывается правильный текст или сумма;

o способом"красного сторно\" - неправильная запись записывается красным и рядом производится запись синим или другим цветом правильно;

o способ дополнительного записи - способ применяется в случае, если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей чем надо было При этом на разницу в сумме выполняется дополнительная запись с тем же кор респонденции счетовв.

Исправления должны быть оговорены надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления

На практике иногда для вуалирования правонарушений выполняют недостоверные сторнировочных или дополнительные записи в самих документах, или в бухгалтерских справках, которые прикреплены к ним Поэтому необходимо предоставлять и большое внимание указанным записям в бухгалтерских документах и ??учетных регистрах при расследовании уголовных дели.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи на взаем моповьязаних счетах бухгалтерского учета В реестрах заранее указывают корреспонденцию счета, что облегчает учетную регистрацию и обеспечивает правильность отражения хозяйственных операций на р ахунках Данные аналитических счетов должны соответствовать счетам синтетического учета на первое число каждого месяца Хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором в они были осуені.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы

Первичные бухгалтерские документы - это основа для записей в бухгалтерском учете, в то же время они имеют большое оперативное значение, так как с их помощью выполняется управление хозяйственной деятельностью, текущий анализ хозяйст ькои деятельности и устанавливаются причины отклонений, проверяется законность тех или иных хозяйственных операций На практике указанные качества документации называют контрольно-аналитической функцией С до мощью документов проверяется достоверность расходования денежных и материальных ценностей, деятельность по правильному учету и сохранению указанных ценностей со стороны материально ответственных лиц Д Документом позволяют раскрывать и предупреждать кражи денежных средств и имуществйна.

В практике расследования уголовных дел по кражам собственности, должностных и хозяйственных преступлений следователи и суды часто сталкиваются с бухгалтерскими документами и записями, которые отражают неза аконни хозяйственные операции Такие документы помогают установить события преступления и становятся доказательствами по делу Поэтому умение разобраться в бухгалтерских документах, без помощи специалиста-бухгалтера имеет большое значение для работников правоохранительных органов в расследовании преступлений и в судебном разбирательстве уголовных спраав.

Рациональная организация учетно-аналитической работы на предприятии предусматривает применение эффективной формы бухгалтерского учета

Во формой бухгалтерского учета понимают определенную систему регистров бухгалтерского учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета - это комплекс учетных регистров различной построения и взаимосвязи с определенной последовательностью и порядком записи В основе журнально-ордерной формы учета лежит принцип группировки данных первичных документов в путем использования накопительных ведомостей Она объединяет такие учетные регистры: журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые таблицы, Главную книггу.

Журналы-ордера построен по кредитно признаку По кредиту соответствующего синтетического счета учетная информация в журнале-ордере систематизируется в соответствующих графах реестра в разрезе корреспондентских дебетовых счетов Используются журналы-ордера как для отдельного счета, так и для групп взаимосвязанных между собой счетов Накопительные и группировочные сведения составляют дополнительные аналитические показатели их итоги переносят в журнал-ордерерів.

Наряду с журналами-ордерами на предприятиях ведется Главная книга, в которой отражаются итоги за отчетный месяц по каждому счету из соответствующих журналов-ордеров При этом кредитный оборот с же журнала-ордера по определенному счету переносится общей суммой, а дебетовый оборот каждого счета Главной книги формируется из разных журналов-ордеров Главная книга открывается на год, при этом ко жному месяцу выделяется отдельный рядоок.

В реестрах журнально-ордерной формы учете все хозяйственные операции систематизируются в экономические группы, что позволяет составлять периодическую и годовую отчетность, осуществлять контроль за хранением имущества и его использованием, управлять экон экономикой предприятия, анализировать результаты хозяйственной деятельности.

Движение документов в бухгалтерском учете с момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом Документооборот регламентируется графиком, который состоит главным бухгалтером и утверждает ется приказом руководителя предприятийа.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах под ответственностью лица, уполно енои на это главным бухгалтером Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив несет главный бухгалтер, или осо оба, уполномоченным собственником.

Бухгалтерские документы классифицируются по нескольким признакам:

o назначения

o источники возникновения

o происхождения, качественные признаки и т.д.

Группировка документов облегчает использование их не только в бухгалтерском учете, но и при проверке соответствующей информации о признаках совершения корыстных злоупотреблений:

1) По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные, комбинированные:

а) Распорядительные документы включают в себя приказы или задания на проведение любых хозяйственных операций Это, например, чек на получение наличных денег с расчетного счета, поручение на приобретение товарно-материал ных ценностей тощо.

б) Исполнительные документы зажигают совершения хозяйственной операции, кроме того, они являются основанием для учетных записей К исполнительным документам относится расходная накладная на выдачу сырья или материалов со склада и т.д.

в) Комбинированные документы включают в себя одновременно элементы распорядительного и исполнительного документов, есть и приказ о совершении хозяйственной операции, и доказательство того, что она проведена Таким документом является, например, расходный и кассовый ордер, включающий распоряжение на совершение сделки и одновременно отметку о выплате лицу денег из кассы предприятийа.

При исследовании документов с целью подтверждения или опровержения о корыстных злоупотреблениях необходимо иметь в виду, что документы, которые имеют разное назначение, но к одной господа Арский операции, тесно связаны между собой Отсутствие распорядительного документа при наличии исполнительного ставит под сомнение законность и достоверность осуществления хозяйственной операцииї.

2) По источникам возникновения (порядком составления) документы делятся на первичные и сводные:

а) Первичные документы фиксируют хозяйственные операции непосредственно Они составляются в момент совершения операции, или после ее завершения Примером таких документов является приходный кассовый ордер, счета на оплату, требования, н накладные тощщо.

б) Сводные документы отражают ряд операций, проведенных в течение определенного времени, и составляются на основании первичных документов В сводных документов относятся реестры платежных требований, отчеты кассира и других материальных но ответственных лиц, накопительные ведомости тощо.

Сводные документы тесно связаны с первичными, так как сводные документы составляются на основе первичных документов Выявление в отчетах материально ответственного лица записей не подтвержденных первичной нным документами, свидетельствуют о признаке возможных корыстных злоупотребленийь.

3) По охвату операций документы делятся на разовые и накопительные

4) По количеству позиций (отображаемых объектов) документы бывают однопозиционные и много позиционные

5) По месту составления или происхождению документы делятся

на внутренние и внешние

К внутренним относятся документы, составленные на предприятии и не выходят за его пределы (кассовый ордер, реестр поступления зерна с поля и т.д.)

К внешним относят документы, поступившие с других предприятий и отсылаются за его пределы (товарно-транспортная накладная, накладная, выписки из расчетного счета и другие)

6) По качественным признакам документы делятся на доброкачественные и недоброкачественные

Доброкачественным может быть признан любой документ, отвечающий всем требованиям, изложенным в действующем Законе Украины"О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине\"

Недоброкачественные документы в свою очередь делят на фиктивные, поддельные и бестоварные

Документ, которого не существует и который выдается с определенной целью действительного, квалифицируется как фиктивный В практике учетной деятельности понятие фиктивного документа тесно связано с понятием сводного докум мента, если в сводном документе отражена хозяйственная операция на основании несуществующего первичного документа, такая запись в сводном документе считается фиктивнымм.

Поддельный документ представляет хозяйственную операцию в искаженном виде Характер фальсификации может быть разный: подделка реквизитов, например: подписей, изменение названия товара, подделка количественных и качественных показ исчез Например, для фальсификации нехватки денежных средств, оприходования денежных средств первого числа месяца оприходуют по кассе 9-го числа месяца в ведомости на выдачу заработной платы фактически в работающих на предприятии лиц увеличен общий итог в графе"Сумма к выдачевидачі"

бестоварных документ отражает несуществующую хозяйственную операцию По форме чаще всего он бывает доброкачественным, а по содержанию - фиктивным, формальная доброкачественность бестоварных документов обеспечивается материально е идповидальною лицом с той целью, чтобы бестоварная операция в ходе проведения ревизии не была уличена Осуществление бестоварных операций на практике может сопровождаться совершением таких корыстных преступлении в, как хищение материальных и денежных средств, нарушение правил торговли и даже взяточничестваво.

Безденежных документом будет такой документ, как кассовый расходный ордер с распиской в ??получении денег, но получатель деньги не получал

Выявление оперативными работниками милиции, следователями и ревизорами недоброкачественных документов необходимо расценивать как признак совершения корыстных правонарушений

В деятельности органов внутренних дел по выявлению корыстных преступлений работа с документацией занимает важное место Согласно ст 65 Уголовного-процессуального кодекса Украины документ является одним из видов доказательств, на основании которого орган дознания, следователь или суд устанавливают наличие или отсутствие в действиях лица состава преступления В работе подразделений Государственной службы борьбы с экономической преступностью в следственной и судебной практике по выявлению правонарушений и расследованию уголовных дел о хищении товарно-материальных ценностей и денежных средств, других корыстных злоупотреблений против имущества предприятий документирования действий лиц, установление событий преступления, выявления виновных лиц происходит в основном на основании документов, в которых отражены или завуалированные незаконные хозяйственные опер ции Безусловно, правоохранительными органами используются и другими видами доказательств, например: показания свидетелей, заключения экспертов, но документы играют важнейшую роллроль.

Каждый бестоварные или безденежный документ является поддельным документом, но не каждый поддельный документ бестоварным или безденежным Эти обстоятельства имеют большое практическое значение в правоохранительной деятель ьностьі.

При анализе учетно-отчетной бухгалтерской документации оперативные работники правоохранительных органов и следователи должны установить:

o своевременно складывались бухгалтерские документы;

o или достоверно отображались хозяйственно-финансовые операции;

o механизмы совершения преступлений с помощью бухгалтерских документов;

o когда и кем был осуществлен финансово-хозяйственный контроль;

o какой размер материального ущерба;

o кто из должностных и материально ответственных лиц должен нести персональную ответственность за присвоение, растрату товарно-материальных ценностей и денежных средств

К формальных признаков согласно которым оперативные работники отделов по борьбе с экономической преступностью, следователи, ревизоры, эксперты могут отличать подделки в бухгалтерских документах, относят:

- составление учетно-отчетных бухгалтерских документов с нарушением установленной формы;

- незаполнения, недооформлення первичных учетных документов и документов отчетности;

- взаимная несоответствие отдельных реквизитов в одном или в нескольких взаимосвязанных бухгалтерских документах;

- отсутствие у бухгалтерского документа необходимых приложений или их несоответствие;

- подпись бухгалтерских документов должностными, материально ответственными лицами, которые не имеют права подписи;

- отсутствие в бухгалтерских документах необходимых печатей, штампов

Оперативные работники, следователи должны изъять, осмотреть и привлечь к уголовному делу бухгалтерские документы и черновые записи как вещественные и письменные доказательства На стадии возбуждения уголовного спра Ави оперативный сотрудник изымает документы согласно составленного протокола изъятия Согласно возбужденного уголовного дела следователь составляет постановление и протокол выемки, копия которого передается под расписку в соответствующим должностным лицам предприятия В присутствии оперативного работника, следователя, выполняют изъятие или выемку бухгалтерской документации, бухгалтер предприятия с согласия указанных ос и б может сделать копии документетів.

Бухгалтерские документы с приложениями к ним, как правило, группируются

Первая группа - документы, регулирующие финансово-хозяйственной деятельности юридических или физических лиц: нормативные акты, указы, постановления, приказы, устав, протоколы собраний участников

Вторая группа - документы, фиксирующие хозяйственные операции: наряды на работы, накладные на отпуск продукции, путевые листы, пропуск на вывоз товара, кассовые ордера, платежные поручения и т.д.

Третья группа - документы сурового учета, отчетности и переписка по ним, сводные бухгалтерские документы, учетные регистры

Четвертая группа - документы, свидетельствующие о контроле за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия: акты инвентаризаций, ревизий, отчеты о выполнении выводов проверок

Поддельные документы приобщаются к делу в качестве вещественных доказательств С помощью указанных документов можно определить не только материальный ущерб, но и способ кражи и круг лиц, участвовавших в совершении преступления

Таким образом, правильное группировки учетных документов относительно качественных признаков помогает наиболее полно и эффективно проводить расследования краж и других злоупотреблений, совершаемых должностными лицами

Удаление работниками милиции учетных документов, учетных регистров, отчетов и отчетности у предприятий любых форм собственности осуществляется на основании как Закона Украины"О милиции\", так и Уголовно-пр роцесуального кодекса Удаление приведенных выше документов на этапе расследования уголовного дела проводится органами дознания, досудебного следствия и судами на основании постановления этих органов в е дповидности с действующим уголовно-процессуального законодательстваконодавства.

Кроме того, при проведении документальных ревизий на основании Закона Украины"О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине"изымать соответствующие документы имеют право и ревизоры В этом случае вы илучення оформляется актом изъятия, а копии изъятых документов остаются в делах предприятия Обязательным является составление реестра (описи) документов, изымаемых в порядке, установленном зак онодавствоконодавством.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия (независимо от форм собственности) проводят инвентаризацию активов, имущества, средств, незавершенного производства, финансово овых обязательств, расчетов и других статей баланса Целью проведения инвентаризации является определение соответствия фактических данных о состоянии средств и их источников учетным данным, то есть записям на счетах бухгалтерского учетау.

Государственными предприятиями инвентаризация проводится в соответствии с"Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов расчетов и других статей баланса", утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30 октября 1998 № 90 (с изменениями и дополнениямиповненнями).

предприятиями независимо от форм собственности инвентаризации предусмотрено инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств ей, документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 года № 69 (с изменениями и дополнениями).

Учетные регистры, первичные бухгалтерские документы и т.д. могут быть сфальсифицированы, то есть в них могут вносить работники бухгалтерии, материально ответственные лица (кладовщики, кассиры и т.д.) и др. вые заинтересованные лица поддельные записи Приведем несколько способов фальсификации учетных регистров и методы их обнаружения:

o бездокументальни записи в учетные регистры (операции, не осуществлялись, первичные документы отсутствуют) - взаимный контроль первичных учетных документов и учетных регистров;

o записи в учетные регистры операций, которые фактически не осуществлялись, но оформленные первичными документами (записи на основе поддельных документов или фальсифицированных первичных документов) - методы ф фактической проверки хозяйственных операций (инвентаризация и т.п.); взаимный контроль первичных учетных документов и учетных регистров

o исправления в учетных регистрах не по правилам: 1) дописки, исправления записей, 2) исправление цифровых данных, подчистки, 3) исправление без бухгалтерской справки и т.п. - взаимный контроль первичной нных учетных документов, бухгалтерских справок и учетных регистров; формальная проверка учетных регистров, проверка учетных регистров в правильности выполненных исправлений (\"красное сторно", корректурный способ, дополнительная запись) проведения почерковедческой экспертизыкспертизи;

o проведения"бестоварных\","безденежных"записей в учетные регистры - взаимный контроль учетных регистров и первичных учетных документов, проведение контрольных проверок;

o фальсификация учетных регистров при автоматизированной системе учета: 1) за счет неправдивой информации; 2) использование неправильных кодов на первичных документах, 3) искажения программ обработки и данных 4) уничтожение программ и других документов

o проведения записей в Главной книге по фальсифицированным синтетическими учетными регистрами (журналами-ордерами и ведомостями) - разоблачение фальсифицированных записей в синтетических учетных регистрах; в взаимный контроль первичных учетных документов и учетных регистре.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы