Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

713 Этикет деловой переписки

Специалисты по проблемам культуры деловой речи предлагают при написании письма соблюдать следующие правила 31:

И Начинать письма необходимо из обращения, которое является общепринятой формой вежливости Проблема выбора обращения довольно деликатной распространенными являются следующие обращения:

Уважаемый (имя и отчество)!

Уважаемый господин / госпожа (имя, имя и фамилия)!

Уважаемые господа!

Уважаемые коллеги!

Милостивый государь!

Глубокоуважаемый (имя и отчество)!

Глубокоуважаемый господин! Високоповажаний!

Примечание Слово господин в украинском языке употребляется по меньшей мере семь веков и в этикетных смысле не имеет никакой семантической дотичности к слову господин в понимании принадлежности к привилегированных классов Так оно подтверждает уважение к адресату, в официальных документах форма господин употребляется с именем, фамилией, названием должности, звания Имя и отчество со словом господин не сочетается есть говорить или писать нан Михаил Петрович, Ольга Степановна или обращаться господин Николай Иванович, пани Катерина Васильевна является нарушением норм литературного языка и не соответствует украинским традициям

В переписке принято указывать звание адресата или указывать его профессию:

Високоповажаний министр!

Президенту государства следует обращаться так:

Ваша Високодостойиосте Господин Президент!

Необходимо запомнить и четко придерживаться форм обращения к духовным лицам Украинской Православной Церкви

Сан

Патриарх

Митрополит (глава Церкви) Митрополит, архиепископ Епископ

Архимандрит, игумен, а также протопресвитер, протоиерей, принявших постриг Диакон, протодиакон и иерей в монашестве

Протопресвитер, протоиерей Иерей, протодиакон

Обращение

Ваше Святейшество!

Ваше Блаженство!

Ваше Высокопреосвященство!

Ваше Преосвященство!

Ваша Високопреподобносте!

Ваша Преподобносте!

Ваше Високоблаговенство!

Ваше благословение!

К архиереям любого сана обращаются также словом владыка с указанием, что соответствует сану, напр Преосвященный Владыка! * а к иереев - словом Отче (Преподобный Отче!), Всечесниший Отче!

Во множественном следует обращаться: Блаженнейшего митрополита; Высо-копреосвященни владыки; высокопреподобным (Преподобные; Всечестные) отцы

К духовных лиц Украинской Греко-Католической Церкви обращаются:

Сан Обращение

Папа Римский Ваше Святейшество!

Патриарх Ваше Святейшество!

Митрополит Ваше Высокопреосвященство!

Кардинал Ваша Превели ебносте!

Епископ Ваше Преосвященство!

К архиерей"УГКЦ обращаются также оборотами ваше преосвященство! (Лат етипеШиа -"совершенство, совершенство"или Ваша экселенция! (лат ехсеиептиа -"превосходство, преимущество\") К иереев, как и в УПЦ, употребляется обращение Отче!, К которому могут быть приложены соответствующие определения, напр высокопреподобным Отче!; Всечестные (иш) ой Отче! , а к архиереям Владыка!, Напр:адико!, напр.: Высокопреосвященный Владыка!; Преосвященный Владыка!

В украинском языке обращения употребляют в форме звательного падежа Замена его формой именительного падежа вроде"Уважаемая Оксана Дмитриевна!\","Уважаемый директор!\" является ненормативной

Обычно обращение к должностного лица завершают знаком и первое слово текста письма пишут с большой буквы и с абзаца

Отсутствие обращения может быть истолковано как пренебрежение к адресату и нарушение этикета деловой переписки

II Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой многое зависеть, ведь именно она должна убедить адресата в правомерности написания письма Если это письмо - ответ на приглашение ния, запрос, благодарность, то уже в первом предложении будет уместным вежливо поблагодаритьть.

Выражаем свою искреннюю благодарность за

Искренне благодарим Вас за письмо с советами и рекомендациями по

делом (прежде всего) позвольте поблагодарить Вас за

Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за

Это письмо - проявление нашей благодарности за

Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы

Позвольте поблагодарить

Благодарны Вам за приглашение

Спасибо за предоставленную возможность (предложение)

В письмах-подтверждениях стоит воспользоваться такими начальными фразами:

С благодарностью подтверждаем получение письма-ответа Официально подтверждаем свое согласие на

В подтверждение нашей предварительной договоренности сообщаем Подтверждаем получение Вашей телеграммы Мы получили Ваше письмо с сообщением о и искренне Вам благодарны Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на встречу, предыдущее письмо, телефонный разговор, событие: В ответ на Ваше письмо от (дата)

Согласно контракту № который был подписан между нашими учреждениями

Отвечая на Ваш запрос от (дата)

Согласно Уголовно-процессуального кодекса Украины, раздела статьи №

Согласно нашей договоренности высылаем Вам

На Ваш запрос о даем письменный ответ

В ответ на Ваш запрос сообщаем

Принимая во внимание Ваш запрос от (дата), предлагаем Вам..

Согласно нашей договоренности от (дата) сообщаем..

К инвесторам, руководителей учреждений (организаций, предприятий), клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами Исходными фразами этих писем могут быть такие:

Пожалуйста, сообщите нам о

Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в ...

Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд..

Просим Вас срочно оплатить счет

Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ..

Просим прислать замечания и дополнения к проекту соглашения о..

Просим принять заказ

В деловом мире по разным причинам (вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить поручение, не появились ли опоздали на встречу, перепутали документацию) иногда возникают сит туации, когда нужно извиниться, извиниться за неприятности, которых вы нанесли адресату В таком случае письмо следует начинать так:

Приносим извинения за досадное недоразумение, произошедшее..

Искренне просим извинения за задержку с ответом ...

Просим извинить нас за невозможность своевременно выполнить Ваш заказ..

Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты..

извинения за лишние волнения по поводу

Хотим искренне извиниться Вас за досадную ошибку, которая произошла..

В письмах-напоминаниях, относящихся к психологически сложных, нужно вежливо, тактично и ненавязчиво указать на то, что, например, срок оплаты счета или выполнения заказа прошло Такие письма стоит то начать так:

Считаем своим оба 'связь напоминание о Нам очень неудобно, что вынуждены напомнить Вам о Извините, что опять беспокою вас, но мы не получили ответа на письмо от (дата)

Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета

Извините, но мы вынуждены напомнить Вам о необходимости оплатить счет за Думаем, что это лишь недоразумение Считаем необходимым напомнить Вам Позвольте напомнить Вам, что

Иногда деликатность, тактичность не дают желаемых результатов, тещи следует выявить категоричность и решительность Это можно сделать так:

Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, зато он продолжает расти Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении расторгнуть контракт

УЗИ 'связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить исполнение всех Ваших заказов

Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд

К категории сложных относятся письма-отказа Если вы не мастей возможности ответить положительно, то сказать"нет"следует аргументировано, корректно, доброжелательно, ведь человек возлагала на вас При д соблюдение этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода Сформулируйте отказ так відмову так:

Мы, тщательно изучив предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не можем

К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения

Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по многим причинам

Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не можем поддержать Вашего проекта

Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация не позволяет нам

Извините, но мы не можем предоставить (согласиться, направить)

В письмах-сообщениях уместной будет одна из таких вводных фраз:

Сообщаем Вам

Хотим сообщить о том, что

С удовольствием сообщаем Вам, что

К сожалению, вынуждены сообщить Вам, что

Позвольте сообщить Вам, что

Рады сообщить Вам, что

Этим письмом сообщаем, что

III Выбор заключительных предложений является также весьма важным и зависит прежде всего от содержания письма Так, можно повторить благодарность, высказанную в начале, просто поблагодарить за помощь, уделенное внимание, оски олько слово"спасибо"- наиболее употребительные слова каждого воспитанного и порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человекаової людини:

Позвольте еще раз поблагодарить Вас

Выражаем еще раз благодарность

Благодарим за помощь

Еще раз спасибо Вам за все, что Вы сделали для Благодарим за

Еще раз выражаем искреннюю благодарность за постоянную поддержку Еще раз благодарим и выражаем надежду, что Позвольте еще раз поблагодарить Вас за Еще раз благодарю за оказанное мне честь

Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата в том, о чем говорилось в тексте:

Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку

Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобное время для встречи

Будем рады сотрудничать с Вами

Уверяем, что наше сотрудничество будет плодотворным

Уверяем, если в течение месяца Вы погасите задолженность, все заказы будут выполнены и мы и в дальнейшем сотрудничать на прежних условиях

Будем рады помочь Вам

Если у Вас будет желание встретиться с нашим представителем - мы к Вашим услугам в любое удобное для Вас время

Уверяем, что мы делаем все возможное для завершения

Уверяем, что в будущем мы приложим максимум усилий, чтобы избежать таких досадных недоразумений

Будем рады установлению взаимовыгодных контактов с Вашей фирмой

конце письма можно выразить надежду:

Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас

Надеемся, что Вы правильно поймете нас

Надеемся, наш отказ не обидит вас и в будущем мы еще будем иметь возможность взаимовыгодно сотрудничать

Надеемся, что Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее временам и сообщите нам о своем решении

МАСМА надежду, что это пойдет на пользу делу

Думаем, что в будущем сможем стать Вам в

Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество с Вами

Надеемся, что наше сотрудничество будет плодотворным

Надеемся, что будущее сотрудничество будет плодотворным, успешным и выгодным для Вас и для нас

Надеемся, что Вы не откажетесь помочь нам

Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов Лелеем надежду еще раз встретиться с Вами

Выражаем надежду, что это лишь успешное начало нашего сотрудничества и в будущем Вы еще не раз поможете нам в делах

Искренне надеемся на Вашу дальнейшую финансовую поддержку

Надеемся, что наши нововведения заинтересуют Вас, и рассчитываем на установление взаимовыгодного партнерства

Надеемся, что Вы посетите рекламный показ, который состоится

МАСМА надежду, что все приложенные усилия не будут напрасными

Надеемся, что в будущем нам еще раз представится возможность встретиться и обменяться опытом и мнениями

Искренне надеемся, что Вы найдете время посетить

Надеемся, что это недоразумение не повлияет на наши дальнейшие отношения

конце письма можно извиниться за беспокойство или еще раз повторить извинения за задержку с ответом или опоздание:

Еще раз просим прощения за причиненные заботы (заботы, неприятности, неудобства)

Искренне извинялись за

Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку Позвольте еще раз извиниться за

IV Не следует забывать при прощальную фразу часто в письмах употребляются следующие формы:

С уважением

С уважением и наилучшими пожеланиями

С благодарностью и уважением

С должным к Вам уважением

Остаемся с уважением

С искренним уважением (почтением)

С искренней к Вам уважением (почтением)

С, благодарностью и пожеланием успехов

С благодарностью и правдивой уважением

Желаем успехов

После прощальной формулы вежливости знак препинания не ставится, с новой строки оформляется реквизит"Подпись\"

Постскриптум (приписка) в конце письма возможен лишь при условии, что после его написания произошло событие, о котором вы непременно должны сообщить адресату После постскриптума снова нужно поставить пи идпыс.

V Если вы хотите добиться успеха, обязательно следует позаботиться о том, чтобы письмо было безупречным во всех отношениях, ведь даже незначительное несоблюдение правил приведет к искажению его смысла, изменения тона

Письма следует печатать на хорошо выполненных бланках, которые являются"визитной карточкой"вашего учреждения Подобные детали способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашей деятельности Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу Конверт по своему дизайну должен соответствовать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо более двух чьше ніж двічі.

VI Деловые письма не должны быть слишком длинными Выкладывать свои соображения следует четко, лаконично, по сути, тогда вся предложенная информация будет уместной

Соблюдение правил этикета переписки является свидетельством вашей уважения к адресату, вежливости, воспитанности и способствует налаживанию хороших отношений между коллегами, партнерами

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы