Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

38 СОВЕЩАНИЕ

Совещание - совместное обсуждение важных вопросов и принятие решений во всех сферах общественной и политической жизни

Совещания - по сравнению со многими другими методами управления - имеют значительные преимущества, поскольку дают возможность совместно анализировать важные проблемы, высказывать свои мнения и предложения, принимать согласование отгонишь решении.

Оптимальное количество участников совещания 10-12 человек: если количество превышает 16-18 человек, то не все смогут принять участие в обсуждении, то есть высказаться

зависимости от целей и задач, которые необходимо решить, служебные совещания подразделяются на: информационные (инструктивные), диспетчерские (оперативные), проблемные

Информационные организуют непосредственные (конкретные) исполнители с целью ознакомления участников с новыми задачами, положениями, сведениями, касающимися управленческой вертикали или горизонтали Если это директивные материалы, целесообразно познакомить работников с новой информацией в письменной форме без проведения совещания Можно предварительно раздать текст для ознакомления, а во время совещания только обсудить его и приня ты конкретное решениеня.

Диспетчерские совещания созывают для получения информации о текущем состоянии дел, ее анализ и принятие решений их проводят в точно определенное время и день, что позволяет участникам планировать свою деятельность и своевременно г готовиться к совещанию Внеплановые оперативные совещания обусловливают неритмичность исполнения их участниками своих обязанностей и создает неудобстваті.

Проблемные совещания проводят в небольшом кругу компетентных и высококвалифицированных специалистов с целью принятия оптимального решения по обсуждаемым вопросам путем голосования

Совещание вряд ли пройдет успешно, если ее заранее подготовить, проводимой председатель - руководитель учреждения, подразделения или ответственное за определенное направление работы лицо Председатель совещания должен иметь незаурядное биякий организаторский талант, чтобы совещание не превратилось в пустую болтовнюу.

Его задача при подготовке совещания следующие:

1 Четко определить круг обсуждаемых вопросов

2 Продумать последовательность обсуждения этих вопросов (совещание обычно начинают с обсуждения важных производственных вопросов, требующих интенсивной умственной деятельности; конце решаются конкретные п вопросы, председатель может подать в виде объявлений) и их взаемозвьязок.

3 Определить время, необходимое для обсуждения каждого вопроса, учитывая возможность возникновения дискуссии, обмена мнениями

4 Предусмотреть цель которой следует достичь при рассмотрении каждого вопроса

5 Определить участников совещания, учитывая их личную компетентность, должностные обязанности, а также коммуникабельность, их умение принимать решения, конструктивно сотрудничать

6 Продумать механизм проведения дискуссии

7 Предусмотреть (и заранее отвести на это определенное время) обращение к каждому из участников совещания, определенные лирические отступления, которые создадут непринужденную деловую атмосферу обсуждения

8 перед заседанием подготовить вступление, которое, в зависимости от характера обсуждаемых вопросов и ситуации, может быть кратким или развернутым (две-три минуты, иногда пять минут)

Во время проведения совещания председатель должен:

1 Уверенно и умело управлять обсуждением внесенных в повестку дня вопросов: постоянно следить за ходом дискуссии, обдумывать и подбирать подходящие вопросы, систематизировать взгляды, вовремя делать вы исновки.

2 Создать доброжелательную атмосферу для общения и принятия решений:

o предоставлять участникам возможность высказываться, поощрять их к разговору;

o внимательно прислушиваться к высказываниям каждого, ибо эффективность совещаний раз и состоит в том, чтобы выработать общее мнение;

o по-дружески относиться ко всем, никого не выделять из других и никого не обделять своим вниманием;

o быть тактичным и выдержанным, придерживаться этических норм 3 конце совещания обобщить сделанные выводы, а если будут

поставленные задачи, то к каждому из них следует добавить:

o что нужно сделать;

o кто и что именно делать;

o срок выполнения

По умелого управления совещание достигнет значительных результатов Чтобы обеспечить организованность совещания, нужно позаботиться и о приглашении, которые должны содержать:

o тему совещания;

o день и время проведения совещания;

o место проведения совещания - точный адрес, этаж, а в случае необходимости - номер комнаты, способ проезда

Лучше присылать приглашение на совещание за 10-14 дней до ее начала, а накануне поручить секретарю позвонить и напомнить ее участникам

Успех совещания зависит от помещения, где она будет проходить Надо правильно приготовить его: слишком большое или маленькое помещение, неудобные сидения, излишне тепла или холода - все это может повредить ты успешному проведению совещанийи.

Итак, позаботьтесь о том, чтобы:

o в помещении было достаточно стульев и столов;

o была доска, мел и тряпка;

o участникам совещания вовремя раздали печатные материалы;

o на столах письменные принадлежности, бумага;

o работали средства затмение, освещение, отопление, вентиляция помещения;

o заседанию не мешали телефонные звонки и случайные посетители;

"если подавать кофе, заранее назначьте человека, ЕЕ готовить

После проведения совещания:

1 должна быть вовремя проконтролировано выполнение поставленных задач

2 Максимально использованы в производственном процессе приняты решения

3 Определены тему и дату проведения следующего совещания, учитывая Ее актуальность

Итак, совещание является важной формой делового общения

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы