Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

44 Требования к бланкам документов

Для документов с высоким уровнем стандартизации печатным или иным способом изготавливают бланки, содержащие трафаретный текст

Бланк - это зунификована форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией и местом, отведенным для переменной Бланки изготавливают согласно требованиям Национального стандарта Украины (ДСТУ 4 4163-2003), действующего от 1 сентября 2003 року.

Он устанавливает следующие виды бланков:

- общий бланк для создания различных видов документов (без указания в бланке названия документа), кроме письма;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа), кроме письма

Пользуясь общим бланк организации, учреждения, разрабатывают бланки структурных подразделений или бланки должностного лица, если это лицо масс право подписи документа

зависимости от учредительных документов организации общий бланк содержит следующие реквизиты: (М, 02, fl3, 04"06, 07, 08, 09, J4 Можно размещать ограничительные обозначения для реквизитов: Ц 12, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: 01,02, 03, 04, 05, 06,02, 0

Реквизиты могут располагаться одним из способов:

o центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

o флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)

Бланки изготавливают на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов Реквизиты печатают на украинском языке

Согласно Закону Украины"О языках в Украинской PCP"субъекты Украины имеют право реквизиты 06,02, 0 §, 09 печатать на украинском языке и на языке национальных меньшинств на одном уровне продольного бланка

Учреждения, переписываются с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки двух языках: украинском (слева), иностранным (справа)

Бланки можно учесть, проставляя порядковые номера нумератором, печатным или иным способом на нижнем берегу обратной стороны бланка

Применение бланков при составлении документов повышает культуру делового общения, предоставляет информации официального характера

45 оформлению СТРАНИЦЫ

Организационно-распорядительные документы оформляют на бумаге формата A4 (2И0 х297 мм) и А5 (210 х 148 мм) (согласно ГОСТ 9327) Можно использовать и бумагу формата A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм)

Документы должны иметь поля (в мм):

o 30 - левый;

o 10 - правый;

o 20 - верхний и нижний

Текст документов, оформленных на бумаге формата А4, надо печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1-1,5 межстрочного интервала

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал Составные части реквизитов"Адресат\","Гриф утверждения\","Гриф согласования"отделяют от дну от друга 1,5-2 межстрочных интервала 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

15

Председатель Государственного комитета И

лесного хозяйства Украины 2

Подпись (инициалы), фамилия 1,5

Дата

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают вертикально на одном уровне: первый - от границы левого берега, второй-через 104 мм

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-3 межстрочных интервала

Название вида документа печатают большими буквами

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) - 73 мм (28 печатных знаков)

Оформляя документы, нужно придерживаться таких отступлений от границы левого берега документа:

o 12,5 мм - для начала абзацев в тексте;

o 92 мм - для реквизита"Адресат"(16);

o 104 мм - для реквизитов"Гриф утверждения"(17),"Гриф ограничения доступа к документу"(15);

o 125 мм - для расшифровки подписи в реквизите"Подпись"(23);

* не отступают от границы левого берега, оформляя реквизиты"Дата документа"(11),"Заголовок к тексту документа"(19),"Текст"(21) (без абзацев),"Отметка о наличии приложения"(22) е исполнителя и его номер"(2?)"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"(29); название должности в реквизите"подпись) (23) и"Гриф согласования"(24); удостоверяющего в"Согласно оригиналу"(27), а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, предлагаетдно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланке печатается только первая страница документа, а последующие - на чистых листах бумаги Если текст документа занимает более одной страницы, то на вторую страницу нельзя переносить одну подпись, на а ней масс быть не менее двух строк тексту.

Тексты документов постоянного хранения печатают с одной стороны листа, документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа

Нумерация страниц В документах, оформленных на двух и более листах бумаги, нумерация страниц начинается со второй Номера страниц ставят посередине верхнего берега листа арабскими цифрами без слова"страница"и знаков препинаниялових знаків.

Если текст печатается на обеих сторонах листа, то нечетные страницы проставляются в правом верхнем углу, а четные - в левом верхнем углу листа

Если текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его надо разбить на разделы, подразделы, пункты, которые печатают с абзаца

Рубрики Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и др. Рубрики является внешним выражением композиционной бы строения делового бумаги Степень сложности рубрикации зависит от объема, тематики, назначения документа Простейшая рубрикация-деление на абзацзаци.

Абзац - это отступление вправо в начальном строке, которым начинается изложение новой мысли в документе, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями Средняя длина абзаца должна быть 4-6 предложений, хотя в т текстах документов с абзацы, состоящие из одного предложения Следует помнить, какой бы ни была его длина, абзац - это внутренне замкнутый смысловое целое, выражающее законченной мыслику.

абзацного членения текста дополняет нумерация рубрик текста, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, частей, пунктов и их подчинения Существует две системы нумерации - комбинированная (традиционный) и нова.

Комбинированная (традиционная) основывается на использовании различных типов знаков - слов, букв, арабских и римских цифр Эта система использования различных обозначений обязательно должна быть логичной, последовательной и строиться я за признаки ростая.

Новая система базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в определенной последовательности Применяя эту систему, необходимо соблюдать следующие правила:

o после номера части, раздела, пункта, подпункта не ставится точка;

o номер каждой составной части включает номера высших степеней разделения:

разделы - 1, 2, 3, 4;

номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой-12, 13, номер пункта содержит порядковый номер раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой - - 111; 122; номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, пункта, подпункта, разделенных точкой - 1111; 1222 и т д Применение новой системы нумерации упрощает обработку документов и позволяет не принимать словесных наименований и символеань і символів.

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы