Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Деловая речь для государственных служащих - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

43 ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

При оформлению документов нужно придерживаться главных правил их составления, предусматривающие правильное написание реквизитов, их размещения на бланке или чистом листе бумаги Соблюдение этих требований предоставляет документу юридическую силуі.

Реквизиты

Расположение и правила оформлению

1

2

01 - Государственный Герб Украины, Герб Автономной Республики Крым

Государственный герб Украины изображают соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины"О Государственном гербе Украины\", герб Автономной Республики Крым - в соответствии с нормативно-правовых актов Автономной Респ публики Крым На бланках с угловым розташованистю реквизитов размещают на верхнем берегу бланка над серединой строк с названием организации, на бланках с продольной розташованистю реквизитов - в цент ре верхнего берега Размер изображения: высота - 17 мм, ширина -12 мирина -12 мм.

02 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

На левом берегу бланка на уровне названия организации Эмблему не творят, если есть изображение Государственного герба Украины Изображение эмблемы регистрируют согласно установленному порядку На бланках негосударственных х организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем берегу документа, на бланках документов государственных организаций - изображение Государственного герба Нельзя на бланке заменять название ор ганизации изображением эмблемы, даже если название полностью воспроизведен в эмблемлемі.

03 - Изображение наград

На левом берегу бланка на уровне реквизитов 07 и 08

04-Код организации

После реквизита"Справочные данные об организации"(09) соответственно в Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ)

05 - код формы документа

Выше реквизита название вида документа (10) согласно зДК 010 - 98"Государственный классификатор управленческой документации"Кодовое обозначение конкретного вида документа состоит из семи цифровых знаков Наприкл порядок, код докладной записки - 0204003, в котором - 02 - обозначение класса, 04 - обозначения подкласса в пределах этого класса, 003 - регистрационный номер унифицированной формы документа (УФДкумента (УФД).

06 - Название организации высшего уровня

Посередине страницы над названием организации - автора документа Отмечается сокращено, если отсутствует официально зарегистрировано сокращения - полностью

1

2

07 - Название организации-автора документа

Отдельной строкой в ??центре Это название должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах организации сокращенного названия организации отмечают тогда, когда ее официально зафиксировано в Уставе Подают й ее в скобках (или без них) ниже полной названийзви.

08 - Название филиала, территориального отделения, структурного подразделения

Размещают ниже реквизита 07 Отмечают, когда структурное подразделение является автором документа

09-Справочные данные об организации: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты

Ниже названия организации или структурного подразделения согласно почтовых правил: аул Соломенская 24, г. Киев, 03110 Тел 277-27-77 факс 277-36-55

На бланке может указываться номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 12346893 в Укргазбанке г.Киева МФО № 421830

10 - Название вида документа

Ниже реквизитов"Название организации"и"Название структурного подразделения\": на угловом бланке - без отступа от границы левого берега, а на продольном - центрированную Название должно соответствовать перечню форм д документов по ДК010 и названия других документов, соответствующих организационно-правовом статусу организации В письмах название вида документа не зазначаютокумента не зазначають.

11 - Дата документа

Реквизит, что указывает на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия, за регистрацию служебного документа На бланках дату ставят ниже названия документа рядом с регистрационным Индексом на а специально отведенном месте Если документ составлен не на бланке, то дату ставят под текстом без отступления от границы левого берега Элементы даты приводят арабскими цифрами в одну строку в последовательно сти: число, месяц, год:к: 12072011 Дата разрешено оформлять в последовательности: год, месяц, число: 20111107 Этот способ используют в служебной переписке с Иностранными партнерами, поскольку это соответствует международной системе датировки ния документнта.

Это - цифровой способ оформлению даты В нормативно-правовых актах и ??финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформлению даты: 17 декабря 2001

1

2

11 - Дата документа

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней проставляют 0 (ноль): 07092010, 03122011

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанных с их согласованием и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о исполнением документа и отправят ления его в дело.

12 -

Регистрационный индекс документа

Это условное цифровое обозначение, которое придают документу при его регистрации

Состоит из его порядкового номера, индекса дела по номенклатуре, индекса вопросам деятельности, корреспондентов, исполнителей и т.п.

Составляющие индекса отделяются друг от друга правобижною косой чертой:

418/01 или 45/07/69 где 418 - порядковый регистрационный номер, а 01 - условное обозначение группы документов согласно классификатору исполнителей, принятыми в учреждении Если документ подготовили две или более организаций, то ре еестрацийний индекс составляют из индексов каждой из этих организаций, их проставляют тоже через черту в порядке указания авторов документа Месторасположение этого реквизита зависит от бла нка и вида документта.

13 - Ссылка на регистрационный индекс и и дату входящего документа

Ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке Содержит регистрационный номер и дату входящего документа: На № 18/03-06 от 27022010

14 - Место составления или издания документа

На уровне или ниже реквизитов 11,123 азначають на всех документах, кроме писем, содержащих эти сведения в справочных данных об организации

Место издания не нужно указывать в документе, если оно содержится в названии организации, например: Донецкая государственная авиакомпания"Донбасс - Восточные авиалинии Украины\" однако его обязательно нужно указывать в том случае, если документ этой организации был составлен в другом месте

1

2

15 - Гриф

ограничения

доступа

документу

В верхнем углу на расстоянии 104 мм от границы левого берега на первой странице документа без кавычек над реквизитами"Адресат\"

Секретно Для служебного пользования (ДСП)

При необходимости его дополняют сведениями, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, содержит информацию ограниченного доступа

16 - Получатель

Совокупность точных и полных сведений, согласно 3 Какими документ должен быть доставлен по назначению Справа (на расстоянии 92 мм) в верхней части бланка или чистого листа Каждый элемент - наз называемый учреждения, подразделения, должность, инициал (а) и фамилия, почтовый адрес пишется с большой буквы Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и частные лица Я сли документ адресован организации или ее структурного подразделения без указания должностного лица, их названия даются в именительном падеже:ку: Министерство здравоохранения Украины Если документ адресован руководителю учреждения или его заместителю, название учреждения входит в название должности адресата:

Гэнеральному директору совместного предприятия"Деловое партнерство"Стадниченко ЕД Если документ отправляют должностному лицу, название учреждения отмечают в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном:

Государственный комитет архивов Украины Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту Фамилия, инициал (и) Если адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно: Директорам центральных государственных архивов Украины Документ не должен содержать более четырех адресатов При наличии бы большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресатаа.

1

2

16-Адресат

К реквизита"Адресат"может входить почтовый адрес, которую указывают после названия учреждения, структурного подразделения

Союз арендаторов и предпринимателей Украины ул Гоигория Сковороды, 5 а г. Киев, 04070 Если документ физическому лицу, то в дательном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт (мы ис), район, область, почтовый индекс: Романюку Алексею Федоровичу ул Грущевського, д. 9,9, 3 апреля, г Винница, 21003

17 - Гриф утверждения

В правом верхнем углу на расстоянии 104 мм от границы левого берега первого листа документа Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, который санкционирует распространение действия документа н на определенный круг структурных подразделений, организаций или должностных лиц Если документ утверждает конкретное должностное лицо, то гриф утверждения состоит изі:

o слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

o название должности;

o подписи;

инициалы (ов) и фамилии лица, утвердившего документ;

даты утверждения Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор профтехучилища Подпись (инициалы), фамилия 07092010

Если документ утвержден несколькими должностными лицами, их грифы утверждения располагают на одном уровне Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения ск кладаеться с:

o слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

o названия (в именительном падеже);

o даты;

номера утверждается тельного документа Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ Высшей аттестационной комиссии Украины 18112011 № 56

1

2

Это надпись, сделанная должностным лицом учреждения, содержащий

указания по выполнению этого документа Ниже реквизита

"Адресат"(16) параллельно основного текста или свободных

ней площади лицевой стороны первого листа, но не на берегу

документа, предназначенного для подшивки Если на документе

нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять

ее на отдельных листах или специальных бланках

Состоит из следующих элементов:

o фамилия, инициалы (ов), исполнителя (исполнителей) в даваль-

ном падеже;

o указания на порядок исполнения документа (содержания поручили-

ния);

o срока исполнения;

* личной подписи должностного лица;

* даты

Например:

Шинкаренко С П

Прошу подготовить предложение по заказу

учебников, пособий по деловой речи к

11022011

Подпись

18 - Резолюция

15112011

Ответственным за выполнение является лицо, названное в резолюции первым (если исполнителей названо несколько) Например: Мирошниченку К Л Назарова Т В Лукянчук 1 Т

Прошу подготовить проект договора аренды служебного помещения в 07042010 (подпись) 01042010

Допускается резолюции вместо фамилии исполнителя указывать только должность лица, которому поручается выполнение документа Например:

Начальнику планового отдела

Подготовить обфунтування необходимости разработки

темиНД-23 до 19062010

(подпись)

01062010

На документе должно быть не более одной резолюции, другие возможны только тогда, когда есть необходимость детализации порядка выполнения документа

1

2

19 - Заголовок к тексту документа

Печатается строчными буквами, размещается под названием вида документа, содержит краткое изложение содержания документа Заголовок отвечает на вопрос"о чем?\","Кого?\","Чего?" создания учреждения Должностная инструкция (кого?) Секретаря-референта Протокол (чего?) Заседания правления Максимальная длина строки заголовка 72 мм (28 печатных знаков) Если заголовок к тексту перев ищуе 150 печатных знакоу перевищує 150 друкованих знаків

(5 строк), его разрешено продолжать до границы правого берега

Точку в конце заголовка не ставят

оформляют без отступа от границы левого берега Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешено подавать без заголовка Заголовок не состоит к текстам телефонограмм, телеграмм и сооб омленнь.

20 - Отметка о контроле за исполнением документа

На левом берегу первого листа документа, на уровне заголовка к тексту Отметку обозначают буквой"К\", словом или штампом"Контроль"(без кавычек)

21 - Текст документа

Содержит информацию, ради которой был создан документ

Состоит из следующих логических элементов:

поступления;

доказательства;

окончания

Печатается или пишется от руки на всю ширину листа (от границы левого берега до границы правого)

22 - Отметка о наличии приложения

Приложения к документам могут быть трех видов:

o приложения, являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным письмом;

o приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

o приложения, утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительных документов)

Отметку о наличии приложения размещают под текстом документа без отступа от границы левого берега Текст приложений печатают через 1 межстрочный интервал Наличие приложений, полное название которых приведены в тексте, фиксируют такк:

1

2

22 - Отметка о наличии приложения

Приложение: на 3 л в 2 экз

Если документ имеет приложения, не указанные в тексте, то их надо подать после текста, отметив количество листов в каждом приложении и количество их экземпляров: Приложения:

1 Справка о выполнении плана поставок за 1 квартал 2011 г на 5 л в 1 экз

2 График поставки на II квартал 2011 р на 3 л в 1 экз

Если к документу добавляют другой документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: письмо Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины от 25122009 № 186/03-08 и приложение к нему, всего на 5 л в 1 экз Если приложения сброшюрованы, то количество их листов не указывают:

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз

На большое количество приложений отдельно составляется их опись

а в самом документе после текста отмечают:

Приложения: согласно описанию на 58 л

Если приложение направляют не по всем указанным

в документе адресам, отметку о наличии приложения

оформляют так:

Приложение: на 5 л в 1 экз на вторую адрес Приложение к распорядительного документа должен иметь: отметку со ссылкой на этот документ, его дату, номер

Эту отметку делают в верхнем углу первого листа

приложения:

Приложение 1

в распоряжение председателя правления АКБ"Монолит"от 08012011 № 137

23 - Подпись

Обязательный реквизит любого документа, свидетельствующего об ответственности лица за его содержание Подпись является одним из реквизитов, придает документу юридической силы Ставят под текстом документа или под в отметкой о наличии приложений В состав подписи входят: наименование должности (полного, если документ оформлен не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке)у):

1

2

личную подпись (между названием должности, инициалом (ами) Р

фамилией);

расшифровка подписи, инициап (а) и фамилия лица, еще

подписала документ (справа), печатают на уровне последнем

него строки названия должности на расстоянии 125 мм от границ

левого берега документа:

Председатель Государственного комитета

Украины по делам

ветеранов подпись (инициалы), фамилия

или

Председатель подпись (инициалы), фамилия

Если документ подписывают несколько (два или более)

лиц, то их подписи располагают друг под другом от-

в соответствии с подчиненности должностных лиц:

Ректор подпись (инициалы), фамилия

Г оловний

бухгалтер подпись (инициалы), фамилия

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих

одинаковые должности, то их подписи располагают на одном

23 - Подпись

уровне:

Заместитель министра Заместитель министра

образования и науки культуры и искусств

Украина Украина

Подпись (инициалы), фамилия Подпись (инициалы), фамилия

Если должностное лицо, подпись которого указан на док-

менты, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее

ее обязанности, или его заместитель При этом обязательно

отмечают должность и фамилия лица, подписавшего доку-

мент (исправления вносятся чернилами или машино-

нарядный способом), например:

Исполняющий обязанности

директора института подпись 1 Дмитренко

Заместитель

главы администрации"_пидпис С Паламарчук

Запрещается подписания документа с прийменны-

ком"за"или проставлением косую черту

перед названием должности

Документы коллегиальных органов подписывают председатель и

секретарь коллегиального органа:

1

2

23 - Подпись

Галоеа подпись (инициалы), фамилия

Секретарь заседания подпись (инициалы), фамилия

Если документ (обычно акт) составляет комиссия, то его должны подписать все члены комиссии При этом отмечают не должности, которые они занимают, а их статус в составе комиссии:

Галловая комиссии подпись А В Степаненко Члены комиссии подпись ГВДубчук подпись НЯ Соеенко подпись KM Татарчук

24 - Гриф согласования

Свидетельствует о согласии учреждения, его подразделения или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием Размещают ниже реквизита"Подпись"(23) без отступа от границы левого берега

Различают две формы согласования документов:

* внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения);

* внешнее (с подведомственными и подведомственны организациями)

Этот реквизит состоит из:

слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек);

* названия должности лица, с которым соглашается документ, и названия учреждения;

* личной подписи;

* инициалы (ов) и фамилии;

* даты согласования Например: СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Украины Подпись Инициалы (ы), фамилия 09012011

Если внешнее согласование документа осуществляется 3 коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется так: СОГЛАСОВАНО

заседания Правления Сберегательного банка Украины 29022011 № 3

Если содержание документа касается более трех учреждений, составляется"Лист согласования\", о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования: Лист согласования прилагается

1

2

24 - Гриф согласования

Лист согласования оформляют по следующей форме:

ЛИСТ согласования

Название документа Название документа

Наименование Наименование

должности должность

Подпись Подпись

(инициалы), фамилия (инициалы), фамилия

Дата Дата

25 - Виза

Надпись, сделанная должностным лицом, выражает

согласие или несогласие с содержанием документа

Внутреннее согласование проекта документа - это его

визирования

Виза состоит из:

а названия должности лица, визирует документ; личной подписи;

инициалы (ов) и фамилии лица (расшифровка подписи);

o дать визирования

Например:

Начальник отдела маркетинга Подпись (инициалы), фамилия 20032011

Замечания и предложения к содержанию документа (при их наличии) оформляется на отдельном листе, о чем в самом проекте документа делают соответствующую отметку:

Замечания и предложения прилагаются Начальник юридического отдела (подпись) С Т Смилик 14042011

Когда визируют документ, который должен направляться за пределы учреждения, то визу ставят только на том экземпляре, который остается по месту издания Визу располагают ниже реквизита"Подпись"(23), как на лицевой ом стороне, так и на обратной стороне последнего листа документаа документа.

26 - Печать

печатью организации свидетельствуют на документе подпись ответственного лица Перечень документов, на которые ставят оттиск печати, определяемых на основании нормативно-правовых актов Этот перечень подают в Инструкции по делопроизводству организации Оттиск печати ставят так, чтобы он захватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документнт:

1

2

26 - Печать

Президент компаниГ ^ ^

О

Место для проставления оттиска печати может быть заранее определен в документе Его обозначают двумя большими буквами МП Например:

М П Финансовый директор Главный бухгалтер

27 - Отметка о заверении копии

Ниже реквизита"Подпись"(23); состоит из:

o слов - Согласно оригиналу;

o наименования должности;

o личной подписи лица, удостоверяющего копию;

o инициалы (ов) и фамилии;

o дать заверения копы Например:

Согласно с оригиналом

Секретарь Подпись (инициалы), фамилия

12022011

Иногда для предоставления копы юридической силы ее свидетельствуют печатью Например, готовя пакет документов для подачи в Пенсионный фонд с целью начисления или перечисления пенса работников уста новы, инспектор отдела кадров должен обязательно подтвердить копию с распорядительного документа о назначении работника на должность и копию трудовой книжки печатью: Согласно оригиналом

Инспектор отдела кадров (подпись) Т Сомик 11052011

28 - Фамилия исполнителя и номер его телефона

На лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа документа без отступа от границы левого берега Этот реквизит состоит из:

- фамилии или фамилии, имя, отчество исполнителя;

o номера его служебного телефона

Например:

Матвиенко 2167903

Матвиснко Галина Ивановна 2167903

1

2

29 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Размещают в левом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа, содержит следующие сведения:

o ссылка на дату и номер документа о его выполнении или краткую справку о выполнении;

o сполз"К делу\", номер дела, где документ будет сохраняться;

название должности исполнителя;

o личная подпись исполнителя; расшифровка подписи;

o дату направления документа в дело Например:

Вопрос решен в телефонном розмовизПП Самойленко 18032011 К делу № 09-02 Секретарь (подпись) Л К Пушка 19032011

Отметка может содержать ссылки на дату и номер документа, который был подготовлен в ответ на исполняемый документ:

Ответ направлено письмом 07042011 К делу № 02-06

Секретарь (подпись) А М Клименко 08042011

Отметка"В дело"свидетельствует о том, что работа над документом закончена

30 - Отметка о наличии документа в

Отметка указывает на место хранения документа в компьютере Размещается в центре нижнего берега лицевой стороны первого листа документа Она включает:

* полное имя файла и его хранение;

* код оператора;

* Другие поисковые сведения server / d :/ viddil - kadriv/2010/nakaz_18 doc

1

2

31 - Отметка

о надийдення

(зареестрування)

документа

к организации от

адресата

В правом углу нижнего берега лицевой стороны первого

листа документа, зачастую ставят с помощью

штампа Этот реквизит содержит

сокращенное название организации (или аббревиатуру);

входящий регистрационный номер документа;

дату (при необходимости - час и минуты) надийдення документа:

Укр Авто

Вх № 340

19052010

32 - Запись о государственной регистрации

Фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, вовлеченных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины"О государственной регистрации нормативных актов министерств и и других органов государственной исполнительной власти"ади". № 493 от 3 октября 1992 г

Его располагают после номера акта или после грифа утверждения Проставляют в Министерстве юстиции Украины:

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО

в Министерстве юстиции Украины

"07"апреля 2010 г

за № 073/4801

Руководитель регистрационного

органа

(подпись)

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы