Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Правовое письмо - Стефанчук РО
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

1.3. Загальні правила обігу документів

Поскольку юридические документы обеспечивают соответствующие юридические процессы, то, по общему правилу, они должны находиться в состоянии динамики Выйдя от одной организации, они направляются за пособий мощью различных средств (почта, факс, телефон, электронная почта и т.д.) в другую организацию Поступив, юридический документ должен пройти определенный внутренний путь, который состоит из следующих процедур: Прием я, регистрация и расяд.

Прием документов

По общему правилу, все документы, поступающие в учреждения, в том числе - созданные с помощью ПК, принимаются централизованно в канцелярии В случае поступления документов в нерабочее время они приня ймаються дежурным работником В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись"лично"В случае повреждения конверта делается отметка в почтовом реестреовому реєстрі.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только за конвертом можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документ ты или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверт.

Неправильно оформленные (неподписанные, незаверенные), поврежденные или отправленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату

Предварительное рассмотрение документов

Все документы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительному рассмотрению Предварительное рассмотрение документов осуществляется руководителем канцелярии учреждения или другой выделенной для этого лицом е идповидно с распределением обязанностей между работниками.

Целью предварительного рассмотрения документов € распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения руководством учреждения или исполнителями, в соответствии с функциональными обязанностями, определение необходимостей ности регистрации документов, а также установление сроков исполнения документов, передаваемых структурным подразделениям или непосредственным исполнителя.

Предварительное рассмотрение документов должен осуществляться в день получения или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочее время Поручение вышестоящих, телеграммы, телефонограммы розглядают ться немедленно Кроме этого, руководителю учреждения сразу после регистрации передаются акты законодательства, поручения Премьер-министра Украины, запросы и обращения народных депутатов Украины, другая Корреспонд Энце, поступающей от органов высшего уровня, в папке с грифом"Безотлагательно"Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады Автономной Республики Крым, но рмативно-правовые акты органов исполнительной власти, решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в иришення руководством, рассматриваются в первую очередь Другие документы передаются в структурные подразделения и исполнителяв і виконавцям.

Регистрация документов

Регистрация документа - это фиксирование факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса, с последующей записью в регистрационных формах нео обходных сведений о документе Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информацииї.

Регистрация законов Украины, постановлений Верховной Рады Украины, актов Президента Украины, решений Кабинета Министров Украины, поручений Премьер-министра Украины осуществляется централизованно Децентрализованную в регистрации других документов разрешено в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структрнимы подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения Место регистрации документов определяется в инструкции по делопроизводству учреждения, к которому прилагается утвержденный руководителем учреждения перечень документов, не подлежащих регистрации дел оводною служебнымбою.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как те, что создаю ются и используются в учреждении, так и те, которые поступают от других учреждений и гражданам.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные, рукописные, печатные документы, так и те, что передаются в электронном виде

Основным принципом регистрации документов является однократность Каждый документ регистрируется в определенном учреждении лишь однажды: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ надежд шел в нерабочее время, создаваемые - в день подписания или утверждения При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируетсяся.

Документы регистрируются в пределах групп - в зависимости от названия, вида, автора и содержания Например, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины и Кабин нистров Украины, приказы учреждения по основной деятельности, о приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительство работников, о предоставлении отпусков: о наложении взыскания на работник а командировки работников, по административно-хозяйственным вопросам, решения коллегии учреждения, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские документы, заявки на материально-техническое п остачання тощо.

При регистрации документа предоставится условное обозначение - регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах группы документов, регистрируемых и дополняется индексами по номенклатуры урою дел, вопросами деятельности, корреспондентами тощ.

журнальная форма регистрации документов допускается в учреждениях и объемом документооборота до 500-600 документов в год

Если в учреждении имеется карточная форма регистрации документов, регистрационные карточки изготавливаются в необходимом количестве экземпляров Количество экземпляров карточек определяется числом картотек, которые ведут ься в учреждении Выбор вида и определение количества картотек должны соответствовать конкретным потребностям учрежденийви.

В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому карта передается вместе с документом) В случае постановки документа на контроль изготавливаются три экземпляра Карточкии.

Регистрационные карточки группируются в справочные картотеки, которые создаются отдельно на каждый календарный год По правилу, справочная картотека состоит из двух частей: невыполненных и выполненных документов Пе ерша часть карие библиотеки используется для поисков документа в процессе его выполнения - по исполнителям, корреспондентами или сроками выполнения Вторая часть картотеки используется для поисков в иконаних документов и определенные вопросыння.

Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, акты Президента Украины, решения Кабинета Министров Украины, поручения Премьер-министра Украины, а также другие документы по возможности регистрируются в а автоматизированном режиме Запись производится с регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов, которые обеспечивают совместимость программных и технических средств, либо путем прямог в введения с документа установленного обязательного состава реквизитов: название вида документа; автор (корреспондент), дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа - для тех, что н адийшлы) заголовок документа или его краткое содержание: резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); ответственный исполнитель, срок выполнения; отметка об исполнении (краткая запись ре ния вопрос, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа) Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен такими сведениями: исполнители, расписка исполнителя о получении документа, ход выполнения, приложения и т.д. Порядок размещения реквизитов может определяться самим учреждением Более летальные требования к реквизитам изложены в следующем разделеділі.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы