Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Правовое письмо - Стефанчук РО
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа

Для составления служебных документов в учреждениях должен использоваться бумага определенных утвержденных форматов (в том числе, АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм)) При этом составление документе ов на бумаге произвольного формата не разрешаетсяя.

По общему правилу, все служебные документы должны оформляться на бланках учреждения Бланки изготавливаются согласно требованиям государственных стандартов и этой Примерной инструкции по обязательным соблюдением нием таких правил:

1) устанавливается два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов По общим правилам, изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество в год превышает 200 ед диниць;

2) бланки каждого вида должны изготавливаться на основе углового или продольного размещения реквизитов Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно в удалены от границ площади) или"флаговым"(каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом) способом;

3) бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;

4) бланки документов должны иметь следующие поля: левое - 20 мм; верхнее - не менее 10 миллиметров; правое и нижнее - не менее 8 миллиметров

Некоторые внутренние документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т.п.) и документы, создаваемые от имени нескольких или более организаций, оформляются не в бланках

С целью ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен содержать один вопрос Исключением из этого правила является составление протоколов, приказов, планов, с отчетов и документов обобщающего характеру.

Текст документа должен содержать определенную аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки Изм городов документа должен быть связан с содержанием ранее выданных по этому вопросу документов Более подробно этот вопрос будет изложен нижче.

Текст документа оформляется в виде сплошного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих д действия и используется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов По правилу, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей В первой указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть, нап д: приказ - распорядительную часть без констатирующей, письмо - просьбу без поясненияення.

Ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документов возлагается:

- для юридических документов, разрабатываемых на выполнение задач, определенных законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, актами Президента Украины, решениями Кабинета Министров Украины и д поручениями Премьер-министра Украины, - по решению руководителя органа исполнительной власти-на одного из заместителей в соответствии с распределением обязанностей

- других служебных документов - на руководителей структурных подразделений учреждения

Ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документа, визируется несколькими лицами, несут в соответствующей степени все эти должностные лица

В органах исполнительной власти, с которыми соглашаются проекты документов, ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее их оформление возлагается на заместителей руководителей этих органов

Для идентификации юридического документа и его учета в целях принятия к обязательному исполнению необходимо в каждом правовом акте найти признаки, которые бы отражали его официальный характер и его ви идминнисть от других документов Такие признаки называются реквизитов правового акта.

Реквизиты документа (лат reguisitum - необходимое, нужное)-это совокупность установленных законом обязательных, формальных элементов в составе официального документа, отсутствие которых лишает документ юры идичнои силы Реквизиты - это определенные"атрибуты\","знаки\", свидетельствующие о надлежащем оформлении юридического документа, о наличии в нем необходимого для предоставления документу юридической силы Реквизиты документа упорядочивают и облегчают его поиск и учет Состав и расположение реквизитов на бланках документов должны соответствовать Государственному стандарту (ГОСТ) 4163 -"Унифицированная система организационно-р озпорядчои д о ку м е н и ц и йрядчої д о ку м е н та ц і ї"1.

Все документы, согласно с государственными стандартами, могут содержать до 32 реквизитов, но ни один документ не обеспечивается полным перечнем таких реквизитов Для каждого вида документов устанавливается свой и набор реквизитов, который является обязательным при составлении определенного документа.

Согласно ДСТУ 4163-2003, готовя и оформляя документы, используют следующие реквизиты:

01 - изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной

Республики Крым

02 - изображение эмблемы организации или товарный знак (знак

обслуживания)

03 - изображение наград

04 - код организации

05 - код формы документа

06 - наименование вышестоящей организации

07 - название организации

08 - наименование структурного подразделения организации

09 - справочные данные об организации

10 - название вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на

который дают ответ

14 - место составления или издания документа

15 - гриф ограничения доступа к документу 16-адресат

17 - гриф утверждения документа 18-решимости

19 - заголовок к тексту документа

20 - отметка о

21 - текст документа

22 - отметка о наличии приложений

23 - подпись

24 - гриф согласования документа

25 - отметка о заверении копии

26 - оттиск печати

27 - отметка о заверении копии

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в

дела

30 - отметка о поступлении документа в электронной форме

31 - отметка о поступлении документа в организацию

32 - запись о государственной регистрации

Некоторые из вышеупомянутых реквизитов является обязательными для каждого юридического документа, независимо от его вида К ним относятся:

o название организации, учреждения, ПИДРИЕМСТВА (инициатора документа);

o индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, счета в банке;

o название вида документа;

o дата;

o заголовок к тексту;

o адресат;

o индекс;

o текст;

o подпись;

o печать

При составлении и оформлении конкретного юридического документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен, если этого требует назначения документа

Для различных видов документов установлен свой набор реквизитов, в зависимости от назначения документа (справка, решение, протокол и т.п.) Совокупность реквизитов, расположенных в определенном порядке в документе, стекла адають его формуляр (бланк).

По правилу, все служебные документы должны размещаться на бланках учреждения, за исключением некоторых внутренних документов (служебные справки, заявления работников и т.д.) Согласно требованиям ДСТУ 4163-2003 т и Постановления Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153"Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной властей влади2, бланки изготавливают с обязательным соблюдением нижеперечисленных правил:

- устанавливаются следующие виды бланков: а) общий бланк для создания различных видов документов б) бланк для писем в) бланк конкретного вида документа (изготовление бланков конкретных видов документов в допускается, если их количество в год превышает 200 единиц)

- бланки каждого вида должны изготовляться на основе углового или продольного размещения реквизитов Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно отд удалялся от границ площади) или"Знамя-ным"(каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом) способом;

- бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге высокого качества красками яркого цвета разрешается изготовлять бланки с помощью компьютерной техники;

- бланки документов должны иметь поля: слева - 30 мм, сверху - 20 мм, справа - 10 мм, снизу - 20 мм

Правила оформления реквизитов системы организационно-распорядительной документации устанавливают ДСТУ 4163-2003, Постановление Кабинета Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153"Об утверждении Примерного й инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной властейвлади3 т.д.

141 Изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной Республики Крым

Изображение Государственного Герба Украины помещают на бланках документов в соответствии с Постановлением Верховной Рады Украины"О Государственном Гербе Украины\"; герба Автономной Республики Крым - в соответствии с норма ативно-правовых актов Автономной Республики Крибліки Крим.

Изображение Государственного Герба Украины, герба Автономной Республики Крым на бланках с угловым расположенность реквизитов размещают на верхнем берегу бланка над серединой строк с названием организации, а а на бланках с продольной расположенность реквизитов - в центре верхнего берега Размер изображения: высота - 17 мм, ширина 12 мм.

142 Изображение логотипа организации или товарный знак (знак обслуживания)

Изображение эмблемы организации или товарный знак (знак обслуживания), в соответствии с уставом (положением об организации), размещают слева от названия организации Картинка эмблемы регистрирую ют в установленном законодательством порядкеу.

Эмблему не отражают на бланке, если на нем размещено изображение Государственного Герба Украины

На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем берегу документа, где на бланках документов государственных организаций размещают изображение Государственного Герб.

143 Изображение государственных наград размещают на левом берегу бланка

144 Идентификайний код предприятия, организации, учреждения проставляют по Общероссийскому (Единому государственному реестру предприятий, организаций и учреждений) после справочных данных об организации (реквизит № 09)

145 Код формы документа (в случае, если он есть), по украинскому классификатору управленческой документации, проставляют выше названия вида документа (реквизит № 10)

146 Название организации высшего уровня указывают сокращенное, а при отсутствии официально зарегистрированного сокращения - полностью

147 Название организации - инициатора юридического документа должна соответствовать названию, указанному в его учредительных документах Сокращенное название организации указывают в том случае, когда ее указано в уставе (полож нии об организации) Сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полного названия, отдельной строкой в ??центрентрі.

148 Название структурного подразделения, филиала, территориального отделения организации указывают в том случае, если они - авторы документа, и располагают ниже наименования организации (реквизита № 7)

149 Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.), их разм помещают ниже названия организации или структурного подразделениеілу.

1410 Название вида документа дает первое общее представление о назначении документа, определяет состав его дальнейших реквизитов, структуру текста, степень обязательного выполнения требований, содержащихся в них В Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствует ускоренному восприятию содержания Название вида документа (распоряжение, приказ, решения и т.п.) должна соответствовать компетенции устать компетенции уста новы, содержания управленческой деятельноності.

1411 Дата есть обязательным реквизитом любого документа С датой связана процедура вступления документа юридической силы Лишенный дать, он как-то теряет юридическую силу

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для документа, утверждается, - дата утверждения Дата документа собственноручно прос ставляе в момент его подписания (или утверждения) лицо, которое подписывает или утверждает документациит.

Дать подписания и утверждения документа, а также те, что есть в тексте, должны оформляться цифровым способом Элементы даты приводятся тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: число, мы исяць, год Например: 23 января 2008 следует писать: 230108 Дата разрешается также формулировать следующим образом: 20080123, где первая часть - год, вторая - месяц, третья - день месяца Если порядковый номе р месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней проставляется 0 Например: 3 апреля 2008 следует писать: 03040и: 03.04.08.

В текстах нормативно-правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: ЗО мая 2008

Обязательному датировке и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направле ения его в дело.

Дата подписания проставляется в левой верхней части документа вместе с индексом, на специально отведенном для этого месте на бланке

Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи слева

Дата утверждения документа указывается в соответствующей графе

1412 Регистрационный индекс документа Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, предоставляемых документам при регистрации и указывают на место составления, выполнения и хранения документентів.

Индекс - это условное цифровое буквенное или комбинированное обозначение документа

Регистрационный индекс документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т.д. в Месторасположение этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный номер составляют из регистрационных индексов каждой из этих организаций, которые проставляют через косую черту, согласно посл лидовнистю подписей авторов документ.

Составные части индекса размещаются в следующем порядке: порядковый регистрационный номер в пределах группы документов, регистрируемых индексы по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов, исп исполнителей и т.д. Компоненты индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 07/99/134, где 07 - шифр структурного подразделения автора документа; 99 - номер дела, где хранится копии я входящего документа; 134 - регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярииї.

Индекс общего нормативно-правового акта должен состоять из индексов учреждениям, выдавшим его, которые проставляются через дробь

Как правило, индекс проставляется на одном уровне с датой

1413 Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату того документа, на который дают ответ, Этот реквизит располагают ниже или на уровне реестрацийног го индекса на специально отведенном месте на бланкнку.

1414 Место составления или издания документа Этот реквизит включает в себя название населенного пункта, где издается документ Место составления или издания документа указывают на всех документах, кроме писем в которых эти сведения определяют из реквизита"Справочные данные об организации\", и размещают на уровне или ниже даты или регистрационного индекса документдексу документа.

1415 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа При необходимости его дополняют данным, предусмотри ченным нормативно-правовыми актами, которые регламентируют порядок ведения делопроизводства, содержащий информацию ограниченного доступатупу.

1416 Получатель Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане В случае адресования документа организации или ее структурных подразделений без указанных ения должностного лица их наименования подают в именительном падежемінку.

Например:

Министерство образования и науки Украины В случае адресования документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в состав наименования должности адресата Председателю Государственного комитета статистики Украины (фамилия, инициал (и)

Если документ отправляют должностному лицу, название учреждения отмечают в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном

Государственный комитет архивов Украины

Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту (фамилия, инициал (и)

Если документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно

Ректором вузов

Документ не должен содержать более четырех адресатов

Слово"копия"перед указанием адресата не указывают При большем количестве адресатов составляют список россыпь, а на каждом документе указывают только одного адресата

К реквизита"Адресат"входит почтовый адрес Почтовый адрес следует оформлять следующим образом: сначала указать название организации, учреждения, предприятия, а уже потом Ее адрес; в адресе сначала пишется н название улицы, номер дома, а затем - название города, страны, почтовый индексацииовий індекс.

Хмельницкий университет

управления и права

ул Театральная8

г Хмельницкий

Украины 29000

При отправке документа органам законодательной и исполнительной власти и постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается В этих случаях используют конверты с заранее на печать коваными адресами.

Каждая составная часть реквизита"Адресат"- название учреждения; структурного подразделения; название должности, фамилия и инициалы лица, которому адресован документ; почтовый адрес учреждения - должна печататься с новой строкивого рядка.

Если документа физическому лицу, то сначала указываются фамилия, имя, отчество, а затем адрес: улица (площадь, проспект, переулок), номер дома, номер квартиры, населенный пункт, район н, область, почтовый индекс (в пределах Украины.

Например:

Дунаевскому Ивану Александровичу ул Заречанская, д. 14, апрель 7 г Хмельницкий, 29000

В случае адресования документов иностранным корреспондентам сначала пишется имя и фамилия (или инициалы и фамилия), затем должность, наименование организации и ее адрес (сначала номер почтового ящик нькы, номер дома, название улицы, почтовый индекс, а затем - название города и страны.

Например:

Mr T Brown

International Law Association Box 723 Dallas Texas USA

1417 Гриф утверждения документа Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждение Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции которых х относится решение вопросов, изложенных в этих документаентах.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

- акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, списание; экспертизы, передачи дел; ликвидации учреждений);

- отчеты (об избирательной деятельность, командировки, научно-исследовательские работы и т.д.);

- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, создаваемых в учреждениях с указанием сроков хранения документов и т.п.); уставы государственных предпри ств, объединений

- программы (проведение работ и мероприятий, командировок и т.д.);

- формы унифицированных документов;

- штатные расписания;

- расценки на осуществление работ

Документ, подлежащий утверждению, вступает в силу только с момента его утверждения соответствующими руководителями учреждений, органов или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, исп возложенных в этих документа.

Утверждение документа осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего документа - постановления, указания, приказа Нормативно-правовой акт (положение, инструкции, правила и т.д.)) должен утверждаться соответствующим распорядительным документом учреждения, выдавшего акт.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), название должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утвержденияя.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель министра культуры и туризма Украины

(подпись) П М Трачук

08092008

В случае утверждения документа распорядительным актом (например, постановлением, приказом, протоколом) гриф утверждения на документе состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), названия, даты и номера утверждаемой ного документа в именительном падеже Напримерд:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министерства внутренних дел Украины 110199 № 17

1418 Резолюция В резолюциях отражаются результаты рассмотрения документов руководителем В них содержатся указания по поводу выполнения документа

Резолюция, которую ставит на документе должностное лицо, состоит из фамилии исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержания поручения, срока исполнения, личной подписи руководителя, дать Пример д:

Фамилия, инициал (и)

Прошу подготовить предложение о поставках угля ТЭЦ-15 до 01092008 Подпись 15082008

На документе обычно не должно содержаться более одной резолюции Другие резолюции необходимы, если у них детализированный порядок выполнения документа или выясняется его исполнитель При наличии двух и б больше резолюций недопустимо дублирование или противоречивость одна одниій.

В резолюциях указывают количество исполнителей (как правило, один, иногда два-четыре) ответственным за выполнение документа является лицо, указанное первым исполнение поручения ей предоставляется право созывать др. Других исполнителей и координировать их роботу.

качестве исполнителей в резолюции указываются должностные лица, а не структурные подразделения Формулировка резолюции должно исчерпывающе раскрывать исполнителю идею руководителя

Резолюцию надо ставить непосредственно на документе, ниже реквизита"Адресат\", параллельно к основному тексту или на свободной площади лицевой стороны первого листа, но не на берегу документа, назначен ого для подшивки Написание резолюции на отдельных листах или специальных бланках допускается в случае, когда документ подлежит возврату или детализируется порядок исполнения документа и уточняются исполнителия виконавці.

1419 Заголовок к тексту документа должен быть согласован с названием документа и содержать краткое изложение его основного смыслового аспекта, он должен быть максимально коротким и емким, точно передавать с содержание текстсту.

Заголовок юридического документа обозначает предмет регулирования акта, его содержание, определяет сферу его действия, отражает главную идею документа

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа Заголовок отвечает на вопрос"о чем?\","Кого?\","Чего?") секретаря-референта; протокол (чего?) Заседании правленияокол (чого?) засідання правління.

Если в документе речь идет о нескольких вопросов, заголовок может быть обобщенным

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешается подавать без заголовка Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений

Заголовок размещается перед текстом слева и имеет одну фразу Он не должен превышать пяти строк машинописного текста (при длине строки 28 печатных знаков), пишется с абзаца Точка после заголовка не ставитсяся.

В заголовке не рекомендуется использовать слова"по\","о"Разрешается сокращать слова и словосочетания, сокращение должны соответствовать правилам орфографии и пунктуации, требованиям государств в них стандартов Рекомендуется избегать переносов слиуникати переносів слів.

1420 Отметка о контроле

Контроль за исполнением документов включает следующие виды работ; постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;

проверку своевременного доведения документов до исполнителей; предварительные проверки и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов (поручений);

информирование руководителя о ходе и итогах исполнения документов (поручений);

сообщение о ходе и итогах исполнения документов на оперативных собрании, заседании коллегиальных органов, снятие документов с контроля формирование картотеки исполненных документов Отметку о контрол ль за исполнением документа обозначают буквой"К\", словом или штампом"Контроль"на левом берегу первого листа документа, на уровне заголовка к тексті заголовка до тексту.

1421 Текст документа Текст документа содержит информацию, ради фиксирования которой был создан документ Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления сли ов и оборотов, которые не имеют смысловой нагрузкиження.

Текст каждого документа имеет свою структуру Любой правовой документ содержит, по меньшей мере, три части:

- вступительную;

- основную;

- заключительную

Вступительная часть В ней отражаются большинство реквизитов правового документа, но не только

Если речь идет о нормативном документе, в нем желательно всегда размещать хотя бы короткую преамбулу, чтобы предоставить юридическому документу определенной обоснованности и убедительности

В правоприменительного акта другие цели: урегулировать какой-то конкретный случай Обоснование индивидуального решения здесь крайне важно, иначе исполнение решения может быть поставлен под сомнение Вот почему оно отображается в основной части документа, к тому же детально Во вступительной части документа правоприменительного акта большое внимание уделяется идентификации субъекта, который его принял - именно на него потом полагаются последствия, связанные с возможной отменой правового акткта.

Основная часть Если говорить о сложных правовые документы, то основная часть, как правило, делится в свою очередь на составные части Основная часть нормативных актов делится на разделы, главы, статьи, пун нкты, подпункты, абзацы и т.д. В структуре правореализацийних актов (например, в договорах) можно увидеть разделы, пункты, подпункты, абзацы Основные судебные акты построены иначе: их содержание состав ають констатирующая, описательная, мотивационная и резолютивная частиини.

Заключительная часть Как правило, во всех видах юридических документов она невелика В ней акцентируется внимание на менее значимых моментах, например, срок действия документа, порядок его обжалования (который, в общем порядке, по овинного и так все знать, поскольку он установлен в нормативном акте), перечень актов, отменяются и изменяются, и т иін.

Стоит отметить, что, по правилу, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей В первой указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предл ции, решения, распоряжения или просьбы В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть, например: приказ - распорядительную часть без констатирующей, письмо - просьбу без по объясненияня.

Кроме трех основных частей, текст документа может содержать: приложения, ссылки, примечания

Ссылка свидетельствуют о том, насколько взаимосвязаны правовые документы Ссылка на другие правовые акты (в большинстве - на нормативные акты) - одна из характерных черт правовых документов Главное назначение ссылками нь - недопущение повторения правовой информации в юридических документах По своей сути правовые акты достаточно сложны как по содержанию, так и по форме Ссылка позволяют несколько упростить их, сделать комп актнимы и доступными для примененияання.

Примечания Эта часть правового документа вызывает неоднозначное восприятие Они часто встречаются в договорах, гораздо реже - в нормативных актах, и почти не встречаются в право-застосовчих актах Примечания используются, когда необходимую информацию не имеет возможности выложить"по ходу дела"в основной части правового документго документа.

Примечания позволяют: расширить объем информации, предусмотреть исключения из общего правила или индивидуального решения, объяснить или выяснить любое положение, определить условия применения определенного положения и т.д.

Однако примечания определенным образом обременяют и запутывают правовые документы, ухудшают их структуру, отвлекают внимание их исполнителей, ухудшают усвоение и использование актами Словом, примечания уск кладнюють и без того сложные правовые документы Вот почему широкое использование примечаний на практике себя не виправдовуує.

Что касается языка, на котором состоит текст документа, то в Украине организации осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке В населенных пунктах страны, где большинство насел ления составляют граждане, принадлежащие к национальным меньшинствам, тексты документов во внутреннем делопроизводстве, наряду с государственным языком, можно составлять языке соответствующего национального меньшинства в порядке, установленном законодательством.

Документы, отправляемые зарубежным адресатам, можно оформлять украинский или языке страны адресата или одном из языков международного общения

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм

Если части текста имеют разные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т.д., его надо разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзац.

1422 Отметка о наличии приложения Иногда к документам приобщают различного рода приложения, которые дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом О наличии приложений указывается в тексте или после текста документа (под текстом) Название приложения в тексте документа должно соответствовать названию самого допдатка.

Приложения к документам могут быть трех видов: приложения, которые утверждаются или вводятся в действие распорядительными документами (приложения к распорядительных документов) приложения, объясняют или дополняют содержание в основного документа; приложения, являются самостоятельными документами и направляются с сопроводительным лист.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и ??иметь все реквизиты, необходимые для конкретного вида документа Отметка о наличии приложений размещают под текстом документа Наличие приложений, полное название которых приводят в тексте, фиксируют по следующей формею:

Приложение: на 5 л в 2 экз

Если документ имеет приложения, полных названий которых нет в тексте, то эти названия нужно предоставить после текста, отметив количество листов в каждом приложении и количество их экземпляров

Приложения:

1 Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2007 г на 5 л в 1 экз

2 График ремонтных работ на ее квартал 2007 г на 2 л в 1 экз

Если к документу добавляют другой документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложений оформляют так: Приложение:

письмо Государственного комитета архивов Украины от 27042007 № 171/01-04 и приложение к нему, всего на 7 л в 1 экз

Если приложения сброшюрованы, то количество их листов не указывают

Приложение: Методические рекомендации в 3 экз На большое количество приложений составляют описание, а в самом документе после текста отмечают:

Приложения: согласно описанию на 67 л

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, отметку о наличии приложения оформляют так:

Приложение: на 5 л в 1 экз, на первый адрес

Приложение к распорядительного документа должен иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер Отметку делают в верхнем правом углу первого листа приложения

Приложение1

к приказу Министерства охраны здоровья я Украины 09052007 № 25

Приложения к распорядительных документов должны подписывать руководители структурных подразделений учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения

1423 Подпись - это реквизит любого юридического документа, один из основных способов удостоверения документа

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полной, если документ оформлен не на бланке, сокращенной-на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (-ов) и фамилии Например:

Руководитель отдела сбыта (подпись) О П Кравченко

Данный реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений

Если документ подписывают несколько (две или более) лица, их подписи располагают друг под другом, согласно подчиненности должностных лиц

Директор института (подпись) ЛП Розумаха

Главный бухгалтер (подпись) ПОСТАНОВЛЕНИЕ Недотепа

Если документ подписывают несколько лиц одинаковых должностей, их подписи располагают на одном уровне

Заместитель Заместитель

Министра Министра

юстиции финансов

Украина Подпись Инициал (и) фамилия Украина Подпись Инициал (и) фамилия

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь

Председатель Собрания (подпись) Инициал (ы), фамилия

Секретарь Собрания, Инициал (ы), фамилия

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указано в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель В этом случае обязательно отмечают должность и фамилию особ бы, подписавшего документ, например:"Исполняющий обязанности\","Заместитель"Заступник".

Подписывать документ с предлогом"за"или ставить косую черту перед наименованием должности запрещается

При отправке документа одновременно нескольким учреждениям высшего уровня руководитель подписывает все экземпляры

При отправке документа одновременно нескольким организациям, которые принадлежат к сфере управления учреждения, подписывается только оригинал, который остается в деле учреждения-автора, а на места рассылаются с заверенные канцелярией экземпляр.

Документы подписываются, по общему правилу, одним лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и т.п.), двумя или более лицами При этом в их подписи размещаются один под другим в последовательности, согласно должности,

В документах высших учебных заведений, научных учреждений, учреждений культуры и т.д. принято указывать, кроме должности, также звание, ученые степени и ученые звания Указывают сначала должность, потом персональные и, почетные, воинские звания, ученая степень, ученое звание Расшифровка подписи должно быть размещено на уровне последней строки наименования должности, а если указывается и звания (в случае направления органами в нутришних дел документа к гражданской учреждения звания в реквизите"Подпись"не указывается) - тогда его ура його рівні.

Отдельно стоит обратить внимание на использование электронной цифровой подписи Электронная цифровая подпись предназначена для обеспечения деятельности физических и юридических лиц, которая осуществляется с использованием нием электронных документов Порядок использования такой подписи урегулирован Законом Украины"Об электронной цифровой подписи"от 22 мая 2003 рокня 2003 року.

Электронная цифровая подпись - вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к этому набору или логически с ним объединяется и и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписанта Электронная цифровая подпись накладывается с помощью личного ключа и проверяется с помощью открытого ключа.

Электронная цифровая подпись, при условии соблюдения определенных требований, установленных законом, по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати)

Использование электронной цифровой подписи не изменяет порядок подписания договоров и других документов, установленного законом для совершения сделок в письменной форме (требования по государственной регистрац ии, нотариального удостоверения и т.п..

1424 Гриф согласования Согласование - предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа Цель согласования документа - повысить его качество путем компетентной оценки содержания, редакции, оформлению ния соответствующими должностными лицами Есть две формы согласования документовентів:

- внутренняя (с подразделениями и должностными лицами учреждения);

- внешняя (с подведомственными и неподведомственными организациями) Внутреннее согласование документа - это его визирования, а внешнее

согласования проектов документов оформляется грифом согласования

Гриф согласования располагают ниже реквизита"Подпись"Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (вместе с названием организации), личной подписи, инициалов в (-ов) и фамилии, даты согласования погодження.

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра обороны Украины (подпись) (инициал (и), фамилия) 09052007

Если документ согласовывают письмом, протоколом, актом и т.д., то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

заседания

Правления Национального банка Украины 23012008 № 2

Если внешнее согласование проекта документа осуществляется с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО

заседания Высшей аттестационной комиссии Украины 25072008 № 38/2

В случае если содержание документа касается более трех учреждений, составляется"Лист согласования\", о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название документа

Наименование должности Наименование должности

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

1425 Виза - это внутреннее согласование документа оформляется подписью лица, означает, что это лицо согласна с содержанием документа Виза содержит следующие элементы: название должности, личная подпись, инициалы али и фамилия лица, которое визирует документ, дату завизуваннвання.

Визу размешивают ниже реквизита 23 (подпись), как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа, например: Начальник юридического отдела (подпись) и М Кузнечная 09052007

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на их соответствие законодательству и визируются ими на первом экземпляре на оборотной стороне последнего лист.

1426 Оттиск печати

Отпечатком печати организации свидетельствуют на документе подпись ответственного лица Печати бывают гербовые (с изображением Государственного Герба) и простые

Изображение Государственного Герба Украины на печатях осуществляется в соответствии с законодательством Украины Изображение Государственного Герба Украины размещается на печатях органов государственной власти и государственного управ вления, в соответствии с требованиями постановления Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г. № 2137-112.

соответствии с Положением о государственных высшие учебные заведения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 5 сентября 1996 г. № 1074, и Положения о профессионально-техническое учебное заведение, утв утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 5 августа 1998 г. № 1240, государственные высшие учебные заведения и профессионально-технические учебные заведения Украины имеют право на печать с изображением Государств ого Герба Украинни.

Гербовые печати изготавливаются также для отделений связи4.

Гербовая печать круглая, в центре размещено изображение герба, а вокруг указывается полное наименование учреждения Такое печать проставляется на; оригиналах документов, удостоверяющих юридические или физические права личности (паспорт, трудовая книжка, диплом, доверенность, положение, устав и др.)"Примерная инструкция по делопроизводству"устанавливает следующий перечень документов, на которые необходимо ставить гербовую печатьербову печатку:

1) Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполнения работ; списания; т.д.);

2) Листы согласования проектов нормативно-правовых актов;

3) Выводы и отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, направляемые в Высший атестащьйнои комиссии Украины;

4) Справки (о выплате страховых сумм, использование бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и надлежащую зарплату и т.п.);

5) Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные поручения;

6) Договоры;

7) Задача (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

8) Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и др.);

9) Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

10) Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право осуществлять финансово-хозяйственные операции;

11) удостоверение;

12) Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию по договору, на капитальное строительство и т.п.);

14) Листы гарантийные (на выполнениеие работ услуг и т.п.);

15) Представление и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями);

16) Протоколы (согласования планов поставок);

17) Реестры (чеков, бюджетных поручений);

18) Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

19) Уставы государственных предприятий (объединений);

20) Титульные списки;

21) Штатные расписания

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, прямоугольную, треугольную, герб на них не изображается На таких печатях воспроизводится название учреждения или структурной части

Простые печати используют для удостоверения настоящих копий и размноженных экземпляров распорядительных документов, а также справок, связанных с подтверждением трудовой деятельности граждан, места работы и, заработной платы и т.п. Перечень других документов, на которых ставится печать, определяется самим учреждениемю.

Оттиск печати ставят с левой стороны документа так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ

1427 Отметка о заверении копий Для того, чтобы использовать копию документа в определенных целях, необходимо, чтобы было подтверждение того, что она соответствует оригиналу документа - для этого используется ують отметку о заверении копии документа, которая состоят из слов"Согласно с оригиналом\", наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения ко пии, ее проставляют ниже подписи (реквизит № 23), например3), наприклад:

Согласно оригиналом

Секретарь Подпись инициал (и), фамилия

26062007

1428 Фамилия исполнителя и номер его телефона Каждый документ должен содержать сведения о его непосредственного исполнителя

Фамилия или фамилия, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона отмечают на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа, например:

1 Сагайдачный 256 24 июля

2 Сагайдачный Петр Михайлович 256 0724

1429 Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа Она содержит следующие данные: ссылку на дату и номер док кумента о его выполнении или краткую справку о выполнении, слова"В дело\", номер дела, в котором документ будет храниться, дату направления документа в дело, название должности и подпись исполнителя напримерця, наприклад:

К делу № 03-4

Ответ отправлено

1430Видмитка о переносе данных на машинный носитель

Отметка о поступлении документа в электронной форме содержит полное имя файла и его хранение, код оператора и другие поисковые данные ее ставят в центре нижнего берега лицевой стороны первой ар ркуша документа.

1431 Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении (регистрации) документа в организацию содержит следующие данные: сокращенное название организации, дату (при необходимости - часы и минуты) поступления документа и регистрационный номер документа, которые ставят в правом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документаента.

Отметку о поступлении документа в организацию целесообразно ставить с помощью штампа

1432 Запись о государственной регистрации Запись о государственной

регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов

государственной власти, приобщенных в государственный реестр, согласно

Указа Президента Украины"О государственной регистрации нормативных

актов министерств и других органов государственной исполнительной власти"

Его располагают после номера акта или после грифа утверждения

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы