Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Специальное документоведение - Кислюк КВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

62 Документирование входных е-документов

Основные принципы электронного документооборота изложены в Законах В страны; (\"Об электронных документах и ??электронном документообороте\","Об электронной цифровой подписи"и т.д.) Основным организационно-рас орядчим актом, регламентирующим документальном обеспечении электронного документооборота, является типичным порядок осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти, утвержденный Постановлением КМУ в ид 28 октября 2004 г Л ° 145 жовтня 2004 р. Л° 1453.

Орган исполнительной власти осуществляет электронный документооборот через специальные телекоммуникационные сети или телекоммуникационные сети общего пользования При этом отправление органом исполнительной власти и электронного документа через телекоммуникационные сети общего пользования осуществляется по решению руководителя этого органа.

Ответственность за организацию осуществления электронного документооборота в органе исполнительной власти несет его руководитель Обеспечение осуществления электронного документооборота возлагается на службу диловодст тва.

Электронные документы, которые поступают в адрес органа исполнительной власти, принимаются службой делопроизводства централизованно

Электронный документ, который поступил в адрес органа исполнительной власти, подлежит отклонению в следующих случаях:

o отсутствии у адресата надежных средств электронной цифровой подписи;

o поступления не по адресу;

o заражения вирусом;

o отрицательного результата проверки на целостность и подлинность всех наложенных на него электронных цифровых подписей

Предварительное рассмотрение электронного документа осуществляется в визуальной форме Определение, требует электронный документ обязательного рассмотрения руководителем органа исполнительной власти или других должностных лиц бы согласно функциональных обязанностей, необходимости его регистрации, а также установление сроков выполнения этого документа структурными подразделениями или непосредственными исполнителями осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумагеі.

Входящие, внутренние и выходные электронные документы регистрируются в одной системе вместе с соответствующими документами на бумаге

Регистрация входящих электронных документов осуществляется в том же порядке, что и входящих документов на бумаге Контроль за выполнением и оперативным использованием имеющейся в электронных документах информации ее осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумагеі.

Для обеспечения регистрации, учета, поиска и контроля выполнения входного электронного документа заполняется регистрационно-контрольная карточка в электронной форме

После регистрации входящего электронного документа адресат в двухдневный срок направляет отправителю о его принятии и регистрации

Регистрационно-контрольная карточка должна содержать следующие обязательные реквизиты:

Вид документа - заполняется в соответствии с названием документа, регистрируется При регистрации писем графа не заполняется

Отправитель - при регистрации документа, поступившего (адресат) записывается наименование органа исполнительной власти - отправителя документа При регистрации документа, отправляемого записывается наименование органа исполнительной власти - адресата Допускается применение сокращенного наименования органа исполнительной властейди.

Дата - дата, указанная на документе органом исполнительной власти - отправителем

Регистрационный номер - регистрационный номер, предоставляемый документу органом исполнительной власти, отправителем После выполнения номер документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.

Дата и время поступления - дата и время поступления документа в орган исполнительной власти

Входной регистрационный номер - номер, присвоенный адресатом После выполнения номер документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами

Дата и время регистрации адресантом - дата и время регистрации исходящего документа органом исполнительной власти - адресатом согласно сообщению о принятии и регистрации документа

Заголовок или краткое содержание - по заголовком, указанным в документе При отсутствии заголовка формулируется краткое содержание документа

Резолюция - основное содержание поручения согласно документу"Резолюция\", фамилия должностного лица органа исполнительной власти, его составившим, и дата, указанная на документе

Ответственный - инициалы и фамилия ответственного исполнителя согласно документу"Резолюция"с указанием номера телефона (при наличии)

Срок исполнения документа - конечная дата исполнения документа При выполнении регистрации документа, созданного по инициативе органа исполнительной власти - отправителя, записывается ожидаемая дата одержан ния соответствующихі.

Отметка о выполнении - кратко излагается содержание вопроса или дата и регистрационный номер документа-ответа

Для фиксирования резолюции по выполнению входного электронного документа составляется соответствующий внутренний электронный документ"Резолюция"за подписью соответствующего должностного лица, о чем делается зап пис в регистрационно-контрольной карточкеній картці.

63 Обработка е-документов

Оформление электронных документов, состоящих в органе исполнительной власти, за исключением особенностей их подписания или утверждения, осуществляется в том же порядке, что и для документов на бумаге

Подписание или утверждении электронного документа осуществляется путем наложения на него электронных цифровых подписей соответствующих должностных лиц На момент наложения последнего электронного цифрово ого подписи технологически / или организационно обеспечивается проставлением в созданном электронном документе даты и его регистрационного номера.

В случае неподписания или неутверждения электронного документа руководителем органа исполнительной власти или другим должностным лицом регистрация этого документа отменяется, а его исполнитель информируется п об отклонении документ.

Проставление электронной печати на электронный документ осуществляется согласно законодательству При этом указанная процедура выполняется только после подписания или утверждения электронного документ та.

Адресация электронных документов осуществляется с соблюдением тех же требований, что и для документов на бумаге Перед отправкой исходного электронного документа проводится проверка его целостности и д действительности всех наложенных на него электронных цифровых подписей с соблюдением тех же требований, что и для входящих документев.

Исходящие электронные документы отправляются адресатам службой делопроизводства централизованно, не позднее следующего рабочего дня после их получения от структурных подразделений или исполнителей

Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления отправителю о его принятии и регистрации

В случае неполучения от адресата в течение двух рабочих дней уведомление о принятии и регистрации или об отклонении электронного документа, отправитель принимает дополнительные меры с использованием и других средств связи для получения от адресата соответствующее сообщение.

В случае получения от адресата сообщения об отклонении электронного документа отправителем принимаются меры по устранению причин отклонения и обеспечения повторной отправки этого документ и Если такс сообщение получено от адресата, не имеет надежных средств цифровой подписи, этому адресату направляется соответствующих документов на бумагеі.

Согласование электронного документа осуществляется путем наложения на него электронной цифровой подписи должностного лица

Замечания и предложения к представленному электронного документа (в случае наличия) фиксируются в отдельном электронном документе, на котором налагается электронная цифровая подпись должностного лица

Порядок внутреннего согласования электронных документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти утверждается его руководителем, если иное не установлено законодательством

В случае отсутствия в органе исполнительной власти, с которым согласовывается электронный документ, надежных средств электронной цифровой подписи этому органа для согласования предоставляется соответствующий документ на а бумаги.

Оперативное хранение электронных документов в органе исполнительной власти, подготовка и передача их в архивное учреждение осуществляются с соблюдением требований нормативных актов в сфере архивного дела

Срок хранения электронных документов должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы