Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Специальное документоведение - Кислюк КВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

23 основных требования к содержанию и расположению реквизитов управленческих документов

ДСТУ 4163-2003"Государственная унифицированная система документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов содержат следующие основные требования к содержанию и расположением ния реквизитов управленческих документеументів.

Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым на бланках с угловым расположением реквизитов размещают на верхнем поле бланка над серединой строк с названием организации, а на а бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля Размер изображения: высота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Изображение эмблемы организации размещают слева от названия организации На бланках документов негосударственных организаций разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа

Название организации высшего уровня указывают сокращенное, а при отсутствии официально зарегистрированного сокращения - полностью Название организации - автора документа, должно соответствовать названию, указанному в и его учредительных документах сокращенное название подают в скобках (или без них) ниже полной, отдельной строкой в ??центре Название филиала, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают тогда, когда они - авторы документа, и располагают ниже названия организации высшего уровня Как правило, название вышестоящей организации печатают буквами больших размереірів.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.), их размещают ниже названия организации аб потому структурного подразделение.

Дата документа - дата его подписания, утверждения, принятия, зареестрування, которую оформляют цифровым способом рекомендуется приводить дату в следующей последовательности: число, месяц, год:"15012 2009"В нормативно-правовых актах и ??финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформления даты, например: 29 января 2009 Дата ставят ниже названия документа рядом с регистрационной м индексеційним індексом.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу первой страницы документа

Адресатами документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица и граждане Документ неповинен содержать более четырех адресатов Адресация осуществляется по следующим правилам ии:

o При адресации документа организации или ее структурном подразделении их названия подают в именительном падеже, например:

"Министерство юстиции Украины\"

o При адресации документа руководителю учреждения или его заместителю название учреждения входит в название должности адресата, например:

Ректору Национального аэрокосмического университета им МЕ Жуковского"ХАИ"Фамилия, инициал (и)

o Если документ отправляют должностному лицу, название учреждения отмечают в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Государственный комитет архивов Украины Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту Фамилия; инициал (и)

o Если документ адресуют многим однородным организациям, адресата отмечают обобщенно, например:

Директорам центральных государственных архивов Украины

К реквизита"Адресат"входит почтовый адрес, сведения о которой записывают в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Высшая аттестационная комиссия Украины, ул Крещатик, 24, г. Киев, 01001

Если документ физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почт Мировой индекс, например

Сергунько Алексей Семенович ул Сумская, д. 7, кв 24, г Харьков, 61057

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подпись, инициалы (-ов) и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения, например,

УТВЕРЖДАЮ Министр обороны Украины Подпись (инициалы), фамилия 07032009

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), названия, даты и номера утверждающей-го документа в именительном е идминку, например

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Госкомархива Украины

16052009 № 40

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа

Заголовок к тексту документа должен быть согласован с названием документа и содержать краткое изложение его основного смыслового аспекта Заголовок отвечает на вопрос"о чем?\","Кого?\","Чего?" порядок, приказ (о чем?) О создании учреждения; должностная инструкция (кого?) Секретаря-референта; протокол (чего?) Заседании правленияокол (чого?) засідання правління.

Отметку о наличии приложения размещают под текстом документа Наличие приложений, полное название которых приводится в тексте, фиксируют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз

Если документ имеет приложения, полных названий которых нет в тексте, то эти названия надо подать после текста, отметив количество листов в каждом приложении и количество их экземпляров, например,

Приложения:

1 Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2009 г на 5 л в 1 экз

2 График ремонтных работ на II квартал 2009 г на 2 л в 1

прим

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личная подпись, инициалы (-ов) и и фамилии, например

Председатель Государственного комитета

статистики Украины Подпись (инициалы), фамилия

Реквизит размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений

Если документ подписывают несколько (два или больше), то их подписи располагают друг под другом согласно подчиненности должностных лиц, например,

Директор Подпись инициативы), фамилия

Главный бухгалтер Подпись (инициалы), фамилия

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например,

Глава дирекции Подпись (инициалы), фамилия

Секретарь дирекции Подпись (инициалы), фамилия

Подписывать документ с предлогом"за"или ставить косую черту перед наименованием должности непозволительно

Гриф согласования размешивают ниже реквизита"Подпись"Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (вместе с названием организации), личной подписи, инициалов в (-ов) и фамилии, даты согласования, например наприклад:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования и науки Украины Подпись (инициалы), фамилия 05022009

Если документ согласовывают письмом, протоколом, актом и т.д., то гриф согласования оформляют так:

СОГЛАСОВАНО

заседания Правления Национального банка Украины 23012009 № 2

визой оформляют внутреннее согласование документа Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирует документ, дать завизування, например,

Начальник юридического отдела Подпись (инициалы), фамилия 18092009

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации

Оттиск печати ставят так, чтобы он охватывал последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ

Отметку о заверении копии документа составляют со слов"Согласно оригиналом\", наименования должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и простая авляють ниже подписи, напримернаприклад,

Согласно оригиналом

Секретарь Подпись (инициалы), фамилия

26062001

Фамилия или фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его служебного телефона указывают на лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа документа в следующих формах:

Петренко 556 24 июля

Петренко Петр Михайлович 556 24 июля

Запись о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, вовлеченных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины"О государственной регистрации норм ствующими нормативными актов министерств и других органов исполнительной власти"Согласно Указу, с 1 января 1993 года подлежат обязательной регистрации"нормативно-правовые акты, издаваемые министерствами, др. ими органами исполнительной власти, органами хозяйственного управления и контроля и затрагивающие права, свободы и законные интересы граждан или имеют межведомственный характер"Не регистрируются нормативно-прав ове акты персонального направления или однократного действия Этот реквизит располагают после грифа утверждения в правом верхнем углу управленческого документправлінського документа.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы