Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Специальное документоведение - Кислюк КВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

55 Пояснительные и докладные записки

Докладная записка - это служебный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящей организации, в котором автор информирует о сложившейся ситуации о событиях и фактах, имевших место о проделанной работе, а также приводит свои выводы и предложения.

Докладные записки могут готовиться как по собственной инициативе, так и по указанию руководства основном цель инициативной докладной записки - побудить руководителя к принятию конкретного решения Том м текст докладной запискиьчитко делится на 2 части: в первой, констатирующей, приводят факты или описывают ситуацию, а во второй - излагают предложения, просьбы Докладные записки, в которых ру ка информируют о ходе работ, подают регулярно Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 Рокиоків.

Оформление этих документов зависит, от адресата Внутренние докладные записки (которые подаются руководителю структурного подразделения или предприятия) оформляют на чистом листе бумаги от руки Внешние д докладные записки (выходящие за пределы предприятия) оформляют на общих бланкаах.

Пояснительная записка - это служебный документ, в котором объясняется содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или причины каких-то событий, фактов и т.д.

В зависимости от содержания и назначения объяснительные записки разделяют на 2 группы:

o Записки, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание его отдельных положений их оформляют на общих или специальных бланках учреждения машинописным способом

o Записки по поводу каких-то случаев и ситуаций, сложившихся с пороков и поведения отдельных работников и т.д. Текст таких объяснительных записок должен быть убедительным и должно содержать неопровержимые доказательства и Оформляют их на чистом листе бумаги от рукики.

Изложение текста может быть прямым, то есть когда он содержит в определенной последовательности вступление, доказательную часть и выводы, и обратным - когда доказательная часть стоит после выводов

Пояснительную записку используют для объяснения ситуации, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе подчиненного

56 Служебные письма

Служебное письмо - общее название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - почтовой пересылкой Служебные письма относятся к основным средствам обмена др. нформация между предприятиями и учреждениями На них приходится значительная часть входящей и исходящей документацииії.

Служебные письма присылают чтобы побудить адресата к действию, разъяснить ему что-то, убедить в чем-то Это достигается благодаря четкости изложения и содержательности текста

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух логически связанных частей: вводной и основной Во вступительной части отмечают факты, события, обстоятельства, документы, дать нормативных или инструктив в них материалов В последней части текста письма выкладывают его главную цель в форме предложения, отказа, гарантии тощщо.

Служебное письмо оформляется на специальном / фирменном бланке (предпочтение отдается угловом расположению основных реквизитов) или на чистом листе бумаги (в таком случае оставляют место для отпечатка угловой ного или продольной штампа адресата) зависимости от объема текста используют бланки или листы формата А4 или А5.

Реквизиты служебного письма:

o название организации-отправителя письма;

o справочные данные об организации-отправителя письма;

o номер листа (индекс) и дата;

o адресат (получатель) письма;

o заголовок;

o номер и дата письма, правивших за основу для составления ответа;

o текст;

o перечень приложений с указанием количества страниц;

o подпись руководителя;

o фамилия исполнителя

Служебные письма - это единственная форма документов, где указывается реквизит"вид документа\", т.е."Служебное письмо"не назначают

Существует много видов служебных писем:

o информационные;

o рекламные;

o приглашения;

o сопроводительные;

o подтверждение

o напоминания

o гарантийные;

o инициативные;

o ответа;

o рекомендательные и другие

Информационные письма - это служебные письма, в которых адресант информирует адресата о каких-то фактах или мероприятия Как правило, адресант предлагает свои изделия или услуги Информация, приведенная в письмах такого типа, имеет быть как можно шире Адресата можно указывать обобщениеено.

Рекламные письма - это разновидность информационных писем Они содержат детальное описание товаров или услуг и направляются конкретным адресатам, чтобы побудить их воспользоваться предложенным Несмотря на то, что г рекламные письма оформляют на фирменных бланках, почтовый адрес, номера телефонов, расчетных счетов также отмечают в текстті.

Письма-приглашения - это такие служебные письма, в которых адресату предлагают принять участие в каких-то мероприятиях Письма-приглашения адресуются конкретным лицам, предприятиям, учреждениям или организациям Начинать ц эти письма можно такими оборотами:"Просим принять участие в\","Приглашаем\","Приглашаем Вас..."; "Запрошуємо Вас ...".

Далее раскрывают характер мероприятий, условия участия в них, отмечают сроки их проведения

Сопроводительные письма - это такие служебные письма, в которых адресата информируют об отправке ему прилагаемых к письму Сопроводительные письма следует начинать словами:"Посылаем\","Направляем\","От дправляемо"тощ"; "Відправляємо..." тощо.

Перечень документов, передачи которых сопровождается данным письмом, оформляют как приложения к текста сопроводительного письма Сопроводительное письмо можно оформлять и пересылки информационных справок служебного в характера в вышестоящие инстанциий.

Письма-подтверждения - это служебные письма, в которых подтверждается тот или иной факт, например получение переводов, ценных бумаг и т.п. Письма-подтверждения могут содержать также информацию о действии р ранее заключенных договоров, соглашений, утвержденных положений, инструкций и др. Текст таких писем начинается словами, образованными от слова"подтверждать"Своевременность отправки писем-подтверждений (в р аге необходимости) устраняет необходимость подготовки и направления писем-напоминаний, позволяет адресату снять вопрос с контролня з контролю.

Письма-напоминания-это служебные письма, в которых напоминается о приближении или окончания срока выполнения каких-то задач (обязательств), проведения мероприятий и необходимость вследствие этого принять соответствующих дних заходил Тексты таких писем могут состоять из 1-2 предложений и начинаются словами, образованными от глагола"напоминатьувати".

Гарантийные письма - это такие служебные письма, в которых гарантируется выполнение чего-то (например, оплаты за услуги или товары, обеспечение рабочего места и т.п.) Если гарантийное письмо содержит сведения финан нсового или материального характера, то, несмотря на то, что банковские реквизиты адресата есть на фирменном бланке, необходимо продублировать их в тексте В таком случае гарантийные письма подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия (организации, учрежденияи).

Инициативные письма - это служебные письма, побуждающие адресата ответить получателям Тематика инициативных писем неограниченное зависимости от изложенного в письме, ответ может быть положительным или нега ативною Инициативные письма могут направляться от имени руководителя, руководства или трудового коллектививу.

Письма-ответы - это такие служебные письма, в которых дают ответы на инициативные письма Если в инициативном письме изложены несколько вопросов, то в письмах-ответах отвечают на каждое из них, независимо о от того, какой ответ-положительная или отрицательная Текст таких документов должен быть четким, конкретным, в случае отказа - обоснованноеим.

Рекомендательные письма - выдаются при ходатайстве о должности, устройстве на новую ответственную работу, представлении на получение гранта Такие листы представляются теми, кто хорошо знает человека, ее профессиональные и людсь ьки качества, круг интересов, научные работы и имеет определенный авторитет и признание в своей областиі.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы