Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык профессионального общения - Звездная Мацюк
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

§ 3. Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

Для изготовления служебных документов установлено два формата бумаги - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) Все реквизиты документа размешивают в пределах рабочей площади страницы, то есть площади унифицировано й формы или бланка документа, предназначенная для заполнения основным реквизитам По краям страницы оставляют свободное незаполненное место-поля, или берега, документа Они предназначены для закрепления доку нта в технических средствах хранения, а также для нанесения специальных обозначений и изображений Установлено такие размеры берегов формуляра-образца для формата бумаги А-4А-4:

o левого - ЗО мм; в правой-10мм;

o верхнего - 20 мм; в нижней - 20 мм

Реквизиты на странице документа размещают параллельно короткой стороне листа В документах, изготавливаемых на листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм, допускают размещ ния основных реквизитов параллельно длинной стороні.

Документы оформляют преимущественно с одной стороны листа Если документ оформляют также и на обороте, то соответственно меняются местами левый и правый берега, а нижний и верхний остаются без изменений

Не всегда документ можно разместить на одной странице Если документ занимает больше одной страницы, то следует помнить:

o на следующую страницу нельзя переносить только подпись Обязательно должно быть не менее двух строк текста;

o только первая страница документа оформляется на бланке Вторая и последующие страницы - чистые листы бумаги такого же размера и качества;

Нумерация страниц В документах, оформленных на двух и более листах бумаги, страницы нумеруют При нумерации следует руководствоваться следующими основными правилами:

o нумерация начинается со второй страницы;

© номера проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо пунктирных знаков и слова"страница"на расстоянии не менее 10 мм от края;

© если текст оформляют с обеих сторон листа, то номера страниц ставят вверху краю: четные - слева, нечетные - дело

Рубрикация текста Используют различные виды рубрикации простым из них является разделение на абзацы Возможно использование традиционной и новой системы рубрикации Традиционная рубрикация базируется на использовании римских (для р Оздил) и арабских (для параграфов) цифр Однотипные средства рубрикации применяют к однородным частей Новая система рубрикации основывается на использовании только арабских цифр Номер каждой части в хоплюе все номера соответствующих частей высших степеней разделения, напр напр.:

Традиционная система рубрикации Новая система рубрикации

Раздел I 1

§ 11 Январь

§ 12 февраля

Раздел II 2

§ 1 - 21

§ 22 февраля

Особенности языка деловых бумаг Язык деловых бумаг соответствует общелитературном нормам современного украинского языка, которые непосредственно не связаны с особенностями того или иного функционального в тилю Требование понятности языка деловых бумаг означает принятие общеизвестных, понятных всем говорящим слов, официальных терминов в значении, которое закрепляют за ними словарьки.

Однако язык не является пассивным фиксатором содержания документа, а выполняет активную регулирующую функцию, то есть отбор языковых средств непосредственно влияет на действенность документов"Деловые бумаги - не материал для ч чтения, - отмечает А Коваль, - а средство побуждения к действию Именно этой цели должна быть подчинена язык делового документакумента"6.

Человек, их составляет, должен хорошо владеть украинским литературным языком, в частности тем ее вариантом, который обслуживает сферу деловых отношений и имеет письменную форму проявления

Языковые средства документов должны соответствовать следующим основным принципам:

1 Об объективность

Личный момент в документах сведен к минимуму Это достигается применением языковых единиц, которые не называют лица говорящего или собеседника и действий, которые они выполняют От первого лица выкладывают просьбу ния (реже предложение), выраженное в заявлении, информацию, представленную в автобиографии, докладной или объяснительной записке, распорядительных документах, рекомендательном письме, напрр.:

Прошу освободить меня от занятий;

Я, Василишин Богдан Павлович, родился;

Довожу (доводим) до Вашего сведения

Я не появился на занятия

Приказываю Предлагаю

Знаю претендента

Объективность документов связана с использованием безличных конструкций - односоставных безличных предложений, сказуемое в которых выражен формой инфинитива глаголов, безличными глаголами и предикатив внимать формами глаголов на-но,-то, предикативными наречиями, например: Предложено внести на рассмотрение вопрос о

Объективности предоставляет документам текст на от третьего лица, например: Комиссия приняла; Университет гарантирует

2 Стандартность

Стандартность документов на уровне языковых средств предполагает использование готовых, проверенных практикой словесных формул, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию, которая неоднократно повторяется ся Стандартизация языка документов позволяет сократить количество лишней информации, быстро и эффективно ее проработать По данным инженерной психологии, стандартизированный текст воспринимается в 8-10 раз ш видше, чем оригинальный Стандартизированные обороты выступают как сигнал определенного типа информации, например:р.: В порядке оказания технической помощи (письмо-просьба) Если должностное лицо отказывается от стандартного изложения, это может означать, что этому документу, делу придают особое значение, обусловленной исключительностью, необычностью ситуации

Стандартизация языка деловых бумаг происходит в основном на синтаксическом и лексическом уровнях Стандартные предложения - это тип предложений общего образца, с четко определенным порядком размещения его ст ладовых частей, членов предложения и словесного наполнения конкретной синтаксической модели, например:: Заслушав и обсудив; Комиссия пришла к выводу; Решение окончательное и обжалованию не подлежит

Основными лексическими средствами стандартизации языка деловых бумаг является канцеляризмами!, Или клише

Канцеляризм - это слово или устойчивое словосочетание, грамматическая форма или конструкция, которые определяют специфику административно-канцелярских подстиля официально делового стиля литературного языка Отмечаю ются сухостью, беземощйнистю, словообразовательной однообразием, напр.:

Заявление Докладная записка Извлечение из протокола Довести до сведения Этот факт свидетельствует

Современной тенденцией большинства развитых стран является"устранение кан-целяриту"Канцелярский стиль становится анахронизмом, а следовательно, препятствует ясности и вызывает дискомфорт Не стоит бояться"пускать"в профессии ийну сферу формы, свойственные живой речи, которые не только не испортят стиля, а, наоборот, сделают его коммуникативно полноценным Например, выражениеним. Наприклад, вислів На сегодняшний день видповиднироз 'объяснения Нацбанка таДПАУз этому вопросу отсутствуют можно представить в таком отредактированном варианте: Соответствующие раз яснения Нацбанка таДПАУ в этом до сих пор нет

Механическое перенесение словесных формул (клише), терминологических соединений из деловых бумаг в устную речь, публицистический или художественный стиль порождает языковой штамп (трафарет, шаблон, языковой стереотип из н негативной окраской) - выражение, которое механически воспроизводится и в результате многократного повторения потерял свою образность и стилистическую выразительность Употребление языковых штампов в неподходящем конте ксти считают нарушением языковой нормы, например: Нам надо встретиться с целью обсуждения вопроса вместо Нам надо встретиться, чтобы обсудить, или Я прибыл на митинг вместо Я пришел (приехал) на митинг В художественном тексте штампы выполняют роль стилистического средства создания комизма (Возный из пьесы"Наталка Полтавка"и Котляревского признается в любви Наталье словами:ні Наталці словами: уу Не в состоянии поставить на вид тебе силы любви моей!")

3 Логическая последовательность

Все части документа логически связанные Это проявляется в пределах предложения или текста документа, которые строятся с четким соблюдением последовательности изложения материала, мотивированным порядком расположения содержание вых частей текста (вступление, основная часть, выводы) и разделением его на абзацы, пункты, подпункти.

Языковыми средствами реализации выступают слова, которые указывают на причинно-следственные связи (так как; так, через то, что; вследствие того, что), подчеркивают преемственность, очередность событий или явлений (сп начала одновременно одновременно, потом наконец), выражают противопоставление (не а), обозначают результативность выполнения действийій (следовательно, таким образом, в результате)

Логическая последовательность предполагает умение выделять главное в документе и сделать его очевидным для реципиента

4 Ясность изложения, точность описания

Документ должен быть понятным, не вызывать двусмысленности Это достигается тогда, когда работник глубоко проникает в суть дела и умеет подобрать слова и выражения, которые позволяют точно описать события или явления объективной действительности, правильно пользуется терминами, избегает узко применяемых профессионализмев.

Особого точности и ясности требуют формулировки приказов, просьб, распоряжений

5 Свобода от противоречий

В документе не может быть смысловой противоречия, когда аргументы противоречат друг другу

Одновременно форма выражения не должно противоречить содержанию высказывания, например, просьбы, высказанное в форме приказа: Позвольте вернуться к исполнению своих оба 'связей!

Текст документа является образцом официально делового стиля Поэтому слова и выражения, которые имеют разговорный характер или является эмоционально окрашенные, противоречат лингвостилистическим требованиям этого стиля

6 Убедительность

Обеспечивается обоснованием выраженной в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации и фактов

Убедительным деловая бумага оказывает также умением разместить материал - все важное следует подавать в документе, а другое оформлять в виде приложений

7 Лаконичность

Лаконичным считают документ, в котором нет многословной аргументации, лишних слов и повторений

лаконичности можно достичь применением простых предложений, общепринятых сокращений, условных обозначений, а также стандартных оборотов речи

Следить за тем, чтобы каждый аспект освещения вопроса занимал свое место в тексте документа и не повторялся

Полным называют документ, содержание которого исчерпывает все обстоятельства, связанные с решением вопроса

 
Внимание, данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы