Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык по профессиональному направлению - Галузинский ЛИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

6.1.2. Написання листа за допомогою текстового редактора Word

1 В меню Файл

2 Щелкните левой кнопкой мыши на строке Создать При этом пользоваться кнопкой Создать на панели инструментов нельзя

3 В диалоговом окне щелкните левой кнопкой мыши на заголовке вкладки Письма и факсы

4 Щелкните левой кнопкой мыши на названии Мастер писем На экране появится Помощник (анимационная фигурка), который предложит два варианта писем Если планируете написать лишь одно письмо, то щелкните левой к кнопкой мыши переключатели Создать равно письмо и переходите к разделу Создание одного письма Чтобы отправить несколько однотипных писем, которые будут отличаться друг от друга адресами и именами оде ржувачив, то щелкните левой кнопкой мыши на переключателе Создать письма для слияния и переходите к разделу Создание нескольких писеисем.

Рассмотрим подробнее последовательность создания одного листа

1 На вкладке Формат письма выберите в полях со списками формат даты, затем шаблон стиль письма

2 Если письмо будет отпечатано на готовом бланке, то установите флажок Использовать бумагу с готовой шапкой и укажите, где находится шапка и каков ее размер

3 Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Получатель

4 Заполните текстом поля Имя получателя и Адрес доставки

5 Для поздравления выберите один из вариантов в поле со списком или установите соответствующий переключатель

6 Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Другое

7 Определите дополнительные элементы письма, чтобы увидеть возможные варианты, установите флажки и откройте поля со списками Если дополнительные элементы не нужны, снимите флажки

8 Заполните текстом поля на вкладке Отправитель и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Готово

9 В заготовке письмо замените текст, созданный Мастером писем, вашим текстом

10 Проверьте правильность написания сохраните и распечатайте письмо

Попробуем составить деловое письмо средствами Word делом необходимо создать новый файл, в котором будет храниться этот документ Выполните эту операцию с помощью команды Создать меню Файл В диалоговом в окне Создать оставить Нормальный шаблон и нажмите на кнопку ОК Если Word не являлся загружен, запустите его, и у вас будет документ с Нормальным шаблону по умолчаниюнням.

Создайте файл с помощью команды Сохранить как в меню Файл, где установите его имя, например Letterdoc, и место на диске, куда его необходимо записать

Теперь наберите текст письма, периодически сохраняя его с помощью команды Сохранить или комбинации клавиш Ctrl S Можно также активировать режим автосохранения Для этого в диалоговом окне команды С Сохранить как нажмите кнопку Опции В открытом диалоговом окне включите флажок напротив нужной команды Установите с помощью клавиатуры временной интервал, например, 10 или 5 мин Теперь программа автоматически сохранять файл каждые 10 (5) мину) хвилин.

Если вы впервые работаете с Word, необходимо выяснить ряд простых, но важных вещей

При наборе текста в Word не надо отдельно уделять время выравниванию правого края и перехода на новую строку, в отличие от печатной машинки Средства выравнивания и перехода на новую строку Word в состояние ленные делать это автоматичео.

Специальные напечатаны символы - это знаки, отражающие различные режимы размещения документа и не выводятся при печати документа на бумагу (например, абзацные отметки, знаки табуляции, отметки к конца строк) При включенном режиме отображения специальных непечатных символов все обозначения абзацев и других элементов форматирования выводятся на экран и устраняются из него с помощью кнопки Непечатаемые знаки После окончания набора текст письма будет выглядеть примерно такд:

О поставке изделия № 9

Директору АОЗТ"Аваль"п Иваненко ИП

01002, Украина, Киев, ул Крещатик, 22

Уважаемый Иван Петрович!

Мы с удовольствием получили Ваше письмо согласно поставки изделия № 9, за который Ваша фирма рассчиталась 281196 Мы были очень удивлены, что Вы были вынуждены второй раз обратиться к нам Ни один предыдущий письмо на наш адрес не дошел, что объясняется неудовлетворительной работой почтовых отделенияхення.

Однако такой вариант нужно еще дорабатывать В тексте нет обособлений, некоторые строки необходимо расположить по центру или у правого поля и т.д. Для этого выделять необходимые слова или строки по помощью мыши и применять к ним соответствующие командди.

Начнем с реквизитов адресата (получателя) Директору АОЗТ"Аваль"п Иваненко ИЛ 01002, Украина, ул Крещатик, 22 Сделаем их полужирным начертанием Выделяем все четыре строки мышью и используют мо команду Шрифт меню Формат, список Стиль: Полужирный Проще выполнить с помощью кнопки Ж на панели форматированиянелі форматування.

Теперь необходимо отцентрировать обращения к получателю Выделяем: Уважаемый Иван Петрович! бы выделить обращения полужирным курсивом Повторное нажатие кнопок отменяет примененные функции Теперь текст письма удовлетворяет общепринятые требованийоги.

Иногда шрифт нужно изменить

Чтобы изменить шрифт всего текста, выполните следующие действия:

1 Примените команду Выделить в меню Правка

2 Выполните команду Шрифт в меню Формат

3 В диалоговом окне Шрифт в списке шрифтов нужен, например Aсal Суг Стиль при необходимости выберите из списка: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив Размер: установите, выбрав ши из списка или введя с клавиатуры нужный кегль 10 (пунктовів).

4 Нажмите ОК

Шрифт всего документа изменится Все выделения в тексте, если не были внесены поправки в список Стиль, сохранились Осталось выровнять правый край текста Для этого выделите ту часть, в которой это нео обходимо применить, - в нашем случае это текст письма без реквизитов адресата (получателя) и обращение к нему - и нажмите кнопку Выровнять по ширине на панели инструментов Форматированыние.

С помощью описанных ниже операций быстро можно придать любому текстовые лучшего вида:

1 Выполните команду Автоформат в меню Формат Откроется диалоговое окно Автоформат с сообщением о готовности редактора отформатировать документ

2 Нажмите кнопку Опции Появится диалоговое окно, с помощью которого вы можете контролировать процесс форматирования

При автоматическом форматировании, в зависимости от установленных вами в диалоговом окне Опции переключателей и флажков, к каждому заголовка и абзаца будет применен определенный стиль Так, редактор удалит лишние е промежутки, отступы и маркеры абзацев, а также заменит некоторые специальные символы - например, символы С, R и ТМ на символы ©, ® и ™ соответствующего шрифту.

Включая или выключая флажки в диалоговом окне Опции, можно установить правила, по которым будет автоматически форматироваться текст Но в нашем примере никакие ограничения не нужны, ведь мы оставили у все флажки включенными.

3 Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Опции и затем в окне Автоформат Word автоматически отформатирует документ Затем на экране снова с появится диалоговое окно Автоформат, но с другим содержанием

4 Теперь можно просмотреть все изменения форматов, нажимая кнопку Просмотр изменений, принять их, не принять или изменить Желательно сделать это позже, так как сначала, чтобы доработать внесенные изменения, атиснить кнопку Таблица стилеей.

5 На экране появится диалоговое окно Таблица стилей Выбирая определенные шаблоны из списка окна Шаблон, можно

изменить внешний вид документа Изменения во внешнем виде документа показываются в окне Просмотр В нашем примере, когда речь идет о деловом письмо, выбираем шаблон LЕТТЕR-2 - Современное письмо в и нажимаем кнопку OОК.

Если внешний вид отформатированного документа устраивает, нажмите кнопку ОК

6 Снова появится диалоговое окно Автоформат Теперь нажмите кнопку Принять или еще раз пересмотрите все внесенные изменения с помощью кнопки Просмотр изменений После нажатия этой кнопки появится диалоговых Огове окно Просмотр изменений автоформата, с помощью которого можно контролировать все изменения и применены абзацев и символов стилилі.

Теперь документ готов: для него сделано форматирование, установлено отступления, выделение По желанию можно внести еще некоторые элементы оформления символов с помощью команды Шрифт в меню Формат, исполь истання которой подробно описано в начале подраздела 4.2.

После выполнения всех операций письмо будет достаточно убедительным Обратите внимание, что отступления между абзацами были установлены с помощью форматирования, а не абзацных знаков

Таким образом можно предоставлять документам другое форматирование с помощью стандартных шаблонов, перечисленных в списке Шаблон диалогового окна Таблица стилей Например, если письмо необходимо отправить п по факсу, то следует выбрать шаблон Классический Титульный лист факса или Современный Титульный лист факса.

дальнейшем формат текста документа можно изменять Для этого удобно пользоваться командой Таблица стилей в меню Формат Она выводит на экран то же диалоговое окно Таблица стилей

Для просмотра или изменения стиля выделенного текста (абзаца), а также создание нового стиля необходимо использовать команду Стиль в меню Формат Так, чтобы применить новый стиль к фрагменту текста, необходимость дно сделать такое:

1 Выделите текст, к которому нужно применить другой стиль

2 Выполните команду Стиль в меню Формат

3 Откроется диалоговое окно Стиль В списке Стили этого окна выберите необходимое имя стиля Обратите внимание, что стили абзацев в списке выделены полужирным начертанием, а стили символов - прямым Зраз зок форматирования абзацев и символов, которое предусматривает выбранный стиль, демонстрируется в окне Просмотмотр.

4 Нажмите кнопку Применить Стиль приведенного текста изменился

5 Если возникла необходимость создать новый стиль или изменить в любой из имеющихся стандартных, то прежде чем нажать Применить, следует нажать кнопку Создать или Изменить в диалоговом окне В. тиль Далее определите имя нового стиля и его характеристики Затем нажмите ОК Новый стиль создан с именем, которое вы ему далдали.

6 Закончив работу с письмом, его необходимо сохранить в конечном варианте и, если необходимо, распечатать с помощью команды Печать в меню Файл Перед печатью желательно ознакомиться с видом документ и с помощью команды Просмотр в том же менню.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы