Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык по профессиональному направлению - Галузинский ЛИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

4.2.4. Оброблення документів

Выделение текста Как уже отмечалось в предыдущих двух подразделах можно было увидеть, что для выполнения любого действия над текстом его сначала необходимо выделить Для этого в Word существует несколько спосо обивв:

1 Использование мыши:

а) перемещения мыши от начала выделения до его конца при содержании нажатой левой кнопки мыши;

б) двойной щелчок на слове выделит слово и пробелы после него;

в) тройной щелчок на любом абзаце выделит весь абзац;

г) щелчок на любом слове предложения с одновременным нажатием клавиши Ctrl выделит все предложения;

2 Использование только клавиатуры Это удобно, поскольку при наборе текста обе руки задействованы на клавиатуре Возможные варианты:

а) удерживая клавишу Shift, выделяют с помощью нажатия клавиш управления курсором со стрелками;

б) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift стрелка слева для выделения текста слева от местоположения текстового курсора до первого пробела;

в) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift стрелка справа для выделения текста справа от местоположения текстового курсора до первого пробела;

г) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift стрелка вниз для выделения текста вниз от места расположения текстового курсора до конца абзаца;

д) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift стрелка вверх для выделения текста вверх от места расположения текстового курсора до начала абзаца;

е) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift Ноут для выделения текста вверх от места расположения курсора до начала текста;

есть) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift End для выделения текста вниз от места расположения курсора до конца документа;

ж) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift Page Down для выделения текста вниз от места расположения курсора до последней строки, который виден на экране;

с) нажать комбинацию клавиш Ctrl Shift Page Up для выделения текста вверх от места расположения курсора до первой строки, который виден на экране;

3 Для выделения всего текста документа также применяется команда Выделить все в меню Правка или комбинация клавиш Ctrl А

Выделенный текст сказывается инверсивный способом, то есть белыми буквами на черном фоне К нему теперь можно применять все возможные операции, прежде форматирования

Редактирование текста С технической точки зрения редактирования - это внесение возможных изменений в текст документа: изъятие ненужных частей, перемещения фрагментов текста, замена одних слов или символов другими то ощо.

Удалить текст просто: нажать клавишу Backspace и стирать по одному знаку слева от текстового курсора или клавишу Delete и изымать символы, расположенные справа от курсора

Нажав клавишу Insert и включив таким образом режим замены, можно"замещать"предварительный текст новым Но для удаления большого фрагмента такие методы неудобны Проще выделить нужную часть текста и удалить клавишей Delete или с помощью команды Очистить в меню Папка Если ошибочно удалить часть нужного текста, то операцию можно отменить, применив команду Отменить ввод Этому го самого мено самого меню.

Переместить фрагменты текста можно несколькими способами Сначала часть текста следует выделить, после этого выполнить команду Вырезать Текст исчезнет с экрана скопируется в буфер обмена, где будет храниться ся к следующей операции вырезания или копирования Затем установить текстовый курсор в то место документа, куда нужно поставить вырезанный фрагмент, и выполнить команду Вставить Эти команды можно найти как в меню Правка, так и в динамическом меню, вызываемое нажатием правой кнопки мышимиші.

Другой метод перемещения текста - использование мыши, несколько удобнее Сначала также необходимо выделить нужную часть, например абзац или предложение Затем поставить на нее основной курсор и нажать левую кнопку мыши Внизу стрелки-курсора появится квадратик, который будет определять готовность компьютера к перемещению текста Не отпуская кнопки, нужно переместить стрелку к месту, куда нужно вс тавить текст, а затем отпустить - фрагмент переносится в определенное вами местнісце.

Этот способ логично использовать тогда, когда на экране можем видеть как текст, который нужно переместить, так и место, куда его нужно вставить Если же расстояние между ними большая, то лучше воспользоваться первый вариантм.

Иногда необходимо не переставить, а скопировать фрагмент в другое место документа Для этого надо выделить нужную часть текста и выполнить команду Копировать В отличие от действия команды Вырезать, текст не исчезнет с экрана, но также попадет в буфер обмена Теперь с помощью команды Вставить можно вставлять (копировать) его любое количество раз в разные местнсця.

Иногда в документе может быть большое количество лишних знаков или спецсимволов Так, в стандартном тексте для разделения слов нужен только один пробел, иначе интервалы будут очень большими Если при на абор текста это требование не было выполнено, то исправить недостаток можно с помощью команды Заменить меню Правкаа:

1 Выбираем команду Заменить в меню Правка Откроется диалоговое окно Найти и заменить

2 В поле Найти: необходимо поставить два пробела (или в других случаях - слово, которое надо заменить)

3 В поле Заменить на: один пробел (или слово, на которое будет заменяться старое) В данном случае нас интересует весь документ, поэтому нажимаем кнопку Заменить все Через несколько секунд получим сообщ ния об окончании осмотра документа и количество сделанных замемін.

4 В примере с пробелами следует повторить предыдущую операцию Заменить все еще несколько раз, поскольку в тексте могут быть не только двойные, но и тройные (и более) промежутки В таком случае количество с замен будет меньше Когда количество замен равно нулю, лишних пробелов в тексте не останетсяься.

Основы оформления документов По способу оформления все деловые бумаги можно условно разделить на три категории: а) документы, пишутся от руки б) документы, печатаются на компьютере в) готовы бланки, в которые вписываются объективные дані.

От руки пишут заявления, автобиографии, объяснительные записки, расписки, личные поручения, некоторые виды отчетов, объявлений Вручную оформляют черновики списков, отзывов, рецензий, протоколов, служебных ноября стов, научных трудов, затем их набирают на ЭОМ.

Заявления о приеме на работу или предоставления материальной помощи, анкеты, личные листки по учету кадров, справки, контракты, трудовые соглашения, удостоверение - это изготовленные типографским спо особом бланки, в которых лицо вносит объективные данные вручную.

Подавляющее большинство документов обязательно должна быть оформлена с помощью компьютера Особенно это касается организационно-распорядительных документов (указаний, инструкций, положений, постановлений, приказов, в татутив) также резюме, отзывов, рецензий, научных трудов; служебных писем (в частности тех, которые отправляются по электронной почте); протоколов и выписок из протоколов; документов, содержащих табличные да нет (накладные, таблицы, графики); договоров, официальных поручеь.

Любой набранный на компьютере текст можно условно назвать документом В делопроизводстве есть определенные правила оформления документов, которые необходимо выполнять их выдвижения объясняются не только необходимостью выполн нять требования установленного порядка, но и тем, что выполнение единых правил обеспечивает юридическую силу документов и облегчает работу с ними Понятно, что деловая бумага без даты, подписи и других реквизитов - это частная записка, а не официальный докуент.

Для проверки правильности установки полей документа, оформляем на компьютере, или изменения их размеров, выбора формата бумаги, необходимо воспользоваться командой Параметры страницы в меню Файл Диалоговое окно Параметры страницы содержит вкладки: Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, каждая из которых используется для установления постоянных параметрев.

Измените установки полей по умолчанию на нужные, откройте вкладку Размер бумаги, щелкнув на ее названии левой кнопкой мыши, на ней указано Размер бумаги (при необходимости внесите изменения) Как сли документ уже содержал текст, то он будет размещен согласно новым параметрами.

Необходимо обратить внимание на то, что устанавливать размер страницы и поля нужно перед форматированием текста документа Ведь после изменения параметров страницы текста будут размещены согласно новым парам новками, и время, потраченное на размещение абзацев, утеряно.

Параметры страницы достаточно установить один раз, после чего сохранить документ дальнейшем при открытии этого документа он будет загружаться со всеми особенностями своего форматирования, независимо от того, с каким документом вы работали досі.

Существуют и определенные правила оформления самого текста, которых желательно придерживаться, чтобы документ имел приемлемый вид, его легко было читать, не было лишних"пробелов"и т.д. Остановимся на главных

1 При вводе текста всегда надо ставить только один пробел (клавишей Space) Иначе будут появляться слишком большие интервалы, особенно при установке режима выравнивания по ширине

2 Нельзя использовать"незаполненный абзац"для отделения следующего абзаца, это приведет к"негибкого"форматирования Следует использовать команду Абзац в меню Формат, которая открывает диалоговое окно Абзац, в котором необходимо установить нужные отступы и интервалы для этого абзаца, а также его размещение на странице, или команду Стили и форматирование в меню Видирование у меню Формат.

3 Не нужно использовать знак табуляции (клавиша Tab) или несколько пробелов (Space) для определения отступа Это также приведет к"негибкого"форматирования (иногда текст выровнен по ширине от дступ, установленными таким образом, не пригоден для форматирования) Установить отступления можно с помощью команд Абзац и Стили и форматирование в меню Формат или во время автоматического форматирования я текста с помощью команды Автоформади Автоформат.

4 Необходимо ограничивать количество выделений в тексте Неуместный его насыщенность различными шрифтами (Arial, Times New Roman, Courier, Antiqua), их начертаниями (полужирный, курсив) и т.д., это делает документации нт трудных для восприятиятя.

5 Выделение похожих по содержанию и логическим назначением элементов в пределах одного документа следует определять одинаково

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы