Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык по профессиональному направлению - Галузинский ЛИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

3.4. Структурні елементи документа. Правила оформлення тексту

Каждый документ состоит из отдельных элементов - реквизитов Различают постоянные и переменные реквизиты документа Постоянные реквизиты печатаются при изготовлении бланка, переменные фиксируются на бланке в процесс заполненияня.

Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, называется формуляром Каждый вид документа должен иметь свой формуляр-образец, т.е. определенную модель построения однотипных документов

Лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, называется бланк Бланки изготавливаются двух форматов - А4 и А5 (например, для справок)

Группа реквизитов и их постоянных частей, воспроизведена на бланке документа как единый блок, называется штампом

Формуляр-образец предусматривает следующие реквизиты и их расположение в управленческой документации (табл. 31)

Таблица 31 Реквизиты и их расположение

№ п / п

Реквизит

Правила оформления

1

2

3

1

Государственный Герб Украины

Располагается посередине бланка или в угловой части листа над серединой строк с названием организации

2

Эмблема организации или предприятия

Наряду с названием организации Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке

Продолжение табл 31

1 января

2

3

3

Изображение

государственных

наград

В верхнем левом углу или посередине документа

4

Код предприятия, учреждения, организации

В правом верхнем углу

5

Код формы документа

В верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения

6

Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение

В верхнем правом углу или посередине строки

7

Полное название учреждения, организации или предприятия -

автора документа

В верхнем левом углу Может наноситься 1 с помощью штампа или печатным способом

8

Название структурного подразделения

В верхнем левом углу Разрешается печатать машинописным способом

9

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке

В верхнем левом углу листа, оформляются в соответствии с почтовых правил: ул Владимирская, 68, г. Киев - 33, тел 221-70-80

На бланке для писем указывают номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 11632516 в Укринбанке г. Киева, МФО М 321518

10

Название вида документа

ее

Слева или посередине строки Приводится во всех документах, кроме писем зависимости от обыч устанавливается формуляр, структура рэкета, особенности изложения

11

Дата

Документ датируется днем ??его подписания или утверждения На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте Если же докумен нт составлен не на бланке, то дата ставит-я под текстом ливорууч

Продолжение табл 31

1

2

3

12

Индекс

В верхней левой части страницы Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный поиск документа, контроль выполнения

13

Ссылка на индекс и дату входящего документа

В верхней левой части страницы Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, заключившей или выдавшего документ

14

Место заключения или издания

В верхней левой части страницы Содержит название города или населенного пункта, где выдан документ

15

Гриф ограничения доступа к документу

Справа под кодом формы Записывается с с Середино строки: для служебного пользования, (целиком) тайно

16

Получатель

В личных официальных документах - в правом верхнем углу страницы Каждый элемент - название учреждения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - пишется с новой строки

17

Гриф утверждения

В верхней правой части документа

18

Резолюция

Сменный реквизит, который содержит информацию о дальнейшей работе с документом Состоит из таких элементов: фамилия и инициалы исполнителя"которому отправлено документ; указание о порядке в характере в исполнения документа, срок исполнения документа; личная подпись руководителя; дат; дата

19

Заголовок к тексту

Печатается строчными буквами, располагается под названием вида документа; как правило, начинается с предлога"о\"

20

Отметка о контроле

3 левой стороны в верхней части поля первой страницы документа

21

Текст

Состоит из таких логических элементов:

o введение;

o доказательство;

o окончания

Располагается по всей ширине страницы (от поля к полю)

Продолжение табл 31

1

2

3

22

Отметка о наличии приложения

Слева в верхней половине страницы

23

Подпись

Подписывают, как правило, первый экземпляр документа В состав подписи входят:

o указания должности (слева);

o инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (справа);

o подпись (посередине) Расшифровка подписи в скобки не принимается

24

Гриф

согласования

Состоит из:

o слова"согласовано"или"согласовано\";

o названия должности должностного лица (включая название учреждения), с которой согласуется документ;

o личной подписи;

o ее расшифровка;

o дать

Располагается ниже реквизита"подпись"или на отдельной странице

25

Виза

Внутреннее согласование документа - его визирования Виза состоит из личной подписи лица, которое визирует документ, и дать Небольшие замечания (1-2 строки) располагаются перед визой: Не спорю

Декан факультета ТЦР и ФХП (подпись) ОО Симахина

26

Печать

Прикладывается к документам, которые требуют особого удостоверения Печати бывают гербовые (для документов, удостоверяющих физические или юридические права лиц) и простые (круглые, квадратные, треугольные - для документов, используемых за пределами организации, для справок 3 места работы и т.п.)

27

Отметка о

удостоверения

копии

В правом верхнем углу пишется слово"копия\"; под реквизитом"подпись"- слово"правильно\"; указывается дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка V случае необходимости удостоверяется печатью

Окончание табл 31

1

2

3

28

Фамилия исполнителя и номер его телефона

Обязательный на выходных документах (письмах, справках, заключениях) Состоит из:

o фамилии исполнителя;

o номера его служебного телефона Относятся в нижнем левом углу последней страницы документа

29

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

В левой или центральной части нижнего поля первой страницы, содержит:

o краткую справку об исполнении;

o слова"к делу"и номер дела, к которому должен быть подшит документ;

o дату направления документа в дело;

o подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя

ЗО

Отметка о переносе данных на машинный носитель

После текста, в нижней части документа Содержит:

o запись"Информация перенесена на машинный носитель\";

o подпись лица, ответственного за перенос данных;

o дату переноса

Отметка о поступлении

Содержит сокращенное название организации, получившей документ, и дату его поступления

Располагается справа на нижнем поле документа

32

Отметка о

государственной

регистрации

В верхней части документа

Главным элементом документа является текст Это совокупность предложений, последовательно объединенных содержанием и построенных по правилам определенной языковой системы Он является средством воспроизведения содержания, связанного одной темой, ос сновные мнением и структурооою.

Членение текста на составляющие, графическое отделение одной части текста от другой, а также использование нумерации, заголовков, подзаголовков и т.п. называется рубрикацией Она является внешним выражением нием композиционного строения делового бумаги, а степень ее сложности зависит от объема, тематики, назначения документа Простейшая рубрикация - деление текста абзацци.

Абзац - это отступление справа в строке, которым начинается изложение новой мысли в документе, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями В текстах англоязычных документов абзацный отступ делается зри Идка, зато пропускается одна строка Следует помнить, что абзац, какой бы ни была его длина - это внутришньозамкнене смысловое целое, которое выражает законченную Гаку.

Средняя длина абзаца должна быть 4-6 предложений, хотя в текстах документов является абзацы, содержащие только одно предложение Например:

На основании упомянутого выше считаем, что представленная диссертационная работа имеет важное научное и практическое значение, соответствует требованиям ВАК Украины к кандидатских диссертаций, а ее автор - Бондаренко Леся Александровна заслуживает присвоения ему ученой степени кандидата филологических наук (3 отзыва.

абзацного членения текста дополняет нумерация рубрик текста указывает на взаимозависимость определенных разделов, частей, пунктов и их подчинения Существует две системы нумерации - комбинированная (традиционный) и нова.

Комбинированная нумерация основывается на использовании различных типов символов - слов, букв, арабских и римских цифр Эта система использования различных обозначений обязательно должна быть логичной, последовательной и строиться по признакам ростая.

Новая система базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в определенной последовательности Применяя эту систему, необходимо соблюдать следующие правила:

o после номера части, раздела, пункта, подпункта ставится точка;

o номер каждой составляющей включает номера высших степеней разделения:

- разделы - 1, 2, 3, 4;

- номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, отделенного точкой - 12, 13, 14 и т.д.;

- номер пункта содержит порядковый номер раздела, подраздела и пункта, разделенных точкой - 111, 112, 113 и т.д.;

- номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, пункта, подпункта, разделенных точкой - 1111, 1112, 1113 и т.д.

Применение новой системы нумерации упрощает обработки документов и дает возможность не принимать словесных наименований и символов (табл. 32)

Таблица 32 Комбинированная и новая системы нумерации

Комбинированная (традиционный)

Новая

А Б В Раздел I

1

И II ПИ Часть 1

11

123 Часть 2

12

1) 2) 3) пункт 1

121

а) б) в) абзац И

1221

2

т.д.

Правила оформления заголовков и подзаголовков Заголовок пишется большими буквами Он должен быть не длиннее 40 знаков Запрещается в заголовке переносить слова Если заголовок большой, то его действия илять (по содержанию) на несколько строкків:

Неправильно

Правильно

иноязычные слова И ИХ МЕСТО В профессиональной речи

иноязычные слова И ИХ МЕСТО В профессиональной речи

В документах заголовок пишется со строчной буквы, когда он расположен после названия вида документа, а с большой буквы - если он предшествует ей

Примеры:

1 ПОЛОЖЕНИЯ

о специализированных ученых советах

2 О внесении дополнений в Положение о специализированных ученых советах

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Текст заголовка пишется через 3-4 интервала

Размещается заголовок посередине строки или в его начале у левого поля Точка после заголовка не ставится Не следует писать заголовок в конце страницы, если нет места для текста: лучше перенести и его на следующих страницахку.

Короткие заголовки пишутся в разбивку, используя специальную функцию компьютера Например:

СОДЕРЖАНИЕ Заключение

Возврат пишут строчными буквами без подчеркивания Расстояние между заголовком и подзаголовком должно составлять 2 строки, а между подзаголовком и текстом - 3-4 Если подзаголовок содержит несколько строк, то они отделяются друг от друга 1 строкиом.

Например:

ОБЩИЕ ПРАВИЛА библиографическое описание Части, элементы и участки описания

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы