Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Украинский язык по профессиональному направлению - Галузинский ЛИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Розділ 4. Використання персонального комп'ютера в оформленні та обробленні документів

41 Общие сведения о персональном ИВМ-совместимый компьютер

41 1 Основные функциональные элементы ПК 412 Программное обеспечение ПК 4Л 3 Файловая система

414 Операционные системы IBM-совместимых ПК

415 Пользовательский интерфейс ОС Windows

42 Текстовый редактор Microsoft Word

421 Окна редактора Microsoft Word 422 Окна документов

423 Создание документов

424 Обработка документов

качестве носителя информации используются обычные бумажные документы и документы, созданные на компьютере

от типа информации документы разделяют на первичные и сводные Первичными называют документы, к которым объективные данные вводятся собственноручно, а сводными - такие, которые создаются на основе дан них из первичных документев.

В задачи делопроизводства, независимо от того, какие типы документов используются, относится выполнение определенной совокупности работ Это прежде:

o создание документов;

o хранения документов;

o поиск нужных документов и их фрагментов;

o обеспечения санкционированного доступа к документам Массовое распространение компьютерных информационных технологий позволяет автоматизировать делопроизводство

С технической точки зрения, еще никогда не было лучшей возможности, чем сейчас, качественно выполнять приведенный выше перечень задач Мы чаще слышим выражения"электронный документооборот\","безбумажные технологии"И сп правде, компьютеризированный пидуд к ведению документооборота на предприятии становится все популярнее Он эффективен для решения таких задачвирішення таких завдань:

o создание новых документов и сохранение их на электронных носителях для дальнейшего использования;

o ввода в компьютер текстовой информации с бумажных носителей с целью их дальнейшей обработки (редактирование, перевода на другой язык и т.д.);

o обработки информации, находящейся на электронных носителях (определение статистики, редактирование, пересылка документов локальной вычислительной сетью для их согласования, отправка электронной почт ты или факсов и т.д..

Но для использования таких возможностей надо иметь хотя бы элементарные навыки работы с соответствующим программным обеспечением современного персонального компьютера Наличие таких навыков - одна из существенных условий приема на работу работника большинства фирм Поэтому предложенный пособие дает возможность ознакомиться не только с основными видами документов"требованиями к их оформлению, но и освоить способы работы с пер сональним компьютером для выполнения типовых задач справо-водствачинства.

При этом следует понимать, что ни внедрения техники, ни автоматизация не могут решить всех проблем делопроизводства Даже современные компьютеры печатают или пересылают лишь то, что задается человеком Поэтому надо большое внимание уделять и содержанию, и стилю, и форме деловой документацииії.

41 Общие сведения о персональном IBM-совместимый компьютер

411 Основные функциональные элементы ПК

Выпуск персональных компьютеров IBM PC (IBM Personal Computer - ПК IBM) начался в 1981 p, и они быстро завоевали огромную популярность у пользователей IBM PC и совместимые с ними компьютеры (т.е. ком Компьютеры, на которых действуют все программы, разработанные для IBM PC) составляют теперь большую часть профессиональных ПК в мире Сейчас программное обеспечение, разработанное для IBM-совместимых компьютеров, используются практически во всех сферах деятельности людидей.

Основные функциональные элементы могут быть размещены в разных ПК по-разному, но все эти элементы есть в любом компьютере и обязательные для идентичного выполнения программ

Сердцем, а точнее, мозгом персонального компьютера является процессор Он руководит работой компьютера и выполняет все вычисления Поэтому от скорости его работы (тактовой частоты) в значительной степени зависит быстродействие к компьютерра.

Вторым функциональным элементом ПК является память Большинство современных компьютеров имеет четыре вида памяти, которые отличаются назначением, методами использования, реализацией и параметрами: постоянная память ь, оперативная память, внешняя постоянная память, внешняя переменная памятейь.

В постоянную память информация записывается при изготовлении ПК и не изменяется в течение всего периода его эксплуатации

Оперативная память, или RAM (Random Access Memory), предназначается для временного хранения и оперативного изменения программ и данных, используемых при работе От емкости оперативной памяти и также зависит быстродействие компьютера, а главное - она ??определяет, какие программы могут выполняться на этом компьютере Оперативная память реализована на интегральных микросхемах, поэтому информация в ней уничтожается после выключения устройства Поскольку объемы информации, которую нужно хранить, быстро растут, современные компьютеры обязательно оснащаются устройствами для считывания информации с оптических ко мпакт-дисков (CD-ROM - Read Only Memory), емкость которых исчисляется сотнями МЕГАБАЙайт.

Внешняя неизменная память предназначена для долговременного сохранения часто используемых программ, исходных данных, результатов обработки и является запоминающим оборудованием большой вместимости на жест глазом неизменном магнитном диске Такое оборудование называют накопителями на магнитном диске типа"винчестер\", емкость которого в современных моделях компьютеров достигает более сотни Гигабайні Гігабайт.

Внешняя съемная память предназначена для долговременного сохранения результатов работы на ПК или для использования в качестве исходных данных при последующих сеансов работы Внешняя съемная память реализуется ся в виде сменных дисков, которые в носителями исходной информации для ПК Такая память позволяет переносить документы и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую я постоянно, и делать архивные копии информации, хранящейся на жестком дискеку.

Историческая справка Первый тип сменных дисков был гибкой круглой пятидюймового (5,25 дюйма) пластиной (дискетой), покрытой специальным магнитным слоем и помещенной в мягкий пластиковый конверт При раб боты она вместе с конвертом вставлялась в накопитель для гибких магнитных дисковів.

Сейчас используют трехдюймовые (диаметром 3,5 дюйма) дискеты, которые лучше защищены от внешних механических воздействий, поскольку встроенные в жесткий пластиковый конверт, а окно для головки чтения / записи су закрыт шторкой, которая открывается только внутри дисковода во время операций чтения / записи.

Поскольку объемы информации, которую нужно хранить, быстро растут, современные компьютеры обязательно оснащаются устройствами для считывания информации с оптических компакт-дисков (CD-ROM), емкость которых в исчисляется сотнями МЕГАБАЙ.

DVD является дальнейшим вариантом развития технологии CD-ROM-приводов и может поддерживать имеющиеся CD-ROM-диски других форматов Емкость DVD-дисков составляет 4,7 Гб, то есть в семь раз больше, чем емкость CD-ROM-д дисков Позже появились двухслойные диски, которые имеют большую емкость: 9,4 (две стороны, один слой); 8,51 (одна сторона, два слоя), 17 Гб (две стороны, два слоя) Двухслойные диски имеют два и с мощным фокусировкой луча и позволяют считывать информацию или первого, или второго слоя Высшая плотность таких дисков достигается за счет уменьшения места на диске для одного бита и зас тосування методов сжатия Предложенный стандарт получает все большее распространение и в настоящее время в компьютерах стандартом стал не CD-ROM, aDVD-накопитель Эти устройства позволяют считывать и обычные CD-RO M-диск-диски.

В современных компьютерах также USB - универсальная серийная шина (Universal Serial Bus) Она используется для подключения периферийных устройств, а компьютер сам определяет, какое именно устройство подключ чено К ней, в частности, можно подключить съемный магнитный накопитель (removable disk), так называемую флэш-карту, емкость которой составляет от 1 до 8 Гбайт Требования к работе и хранения флэш-карт те же что и к обычным гибких дисковів1.

Наиболее быстродействующим видом памяти является оперативная, а наименее быстродействующим - память на дискетах

Внешние накопители обозначаются латинскими буквами А, В, С, D и т.д., после которых ставится двоеточие Например А:, В:, С:, D: Соответствие между реальными накопителями и указанными именами определи ся прежде всего тем, сколько и какое оборудование доступно на машине Необходимо помнить, что это логические имена и что между ними и физическим оборудованием нет прямой зависимости Так, например, на одном винчестере могут находиться несколько логических накопителей (дисков), например С и і D.

Монитор (дисплей) ПК предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации Мониторы бывают цветными или монохромными и могут работать в одном из двух режимов: текстовом и граф графические Последний предназначено для вывода графиков, рисунков и т.д. В этом режиме можно также выводить и текстовую информацию с использованием произвольных шрифтов и размеров литетер.

Клавиатура необходима для ввода в ПК информации от пользователя На разных моделях ПК раскладки на клавиатуре, их количество и некоторые надписи на клавишах могут отличаться, но предна ения клавиш на одинаковое Необходимо обратить внимание на то, что задержка при нажатии многих клавиш (за исключением Ctrl, Alt, Shift) вызывает дополнительную генерацию кода нажатой клавиши, может п ризвесты к помылиок.

Для ввода прописных и строчных букв и символов верхнего регистра используют клавишу Shift (на некоторых клавиатурах обозначается символом: широкой стрелкой вверх) Клавиша Caps Lock существует для фиксац ции режима прописных букв В этом режиме нажатие клавиши Shift дает возможность вводить малые букври.

Переключение с режима ввода латинских букв на режим кириллицы выполняет специальная программа - драйвер клавиатуры После нажатия определенной комбинации клавиш эта программа начинает вводить символы другого а алфавита Однако разные драйверы могут использовать для этого различные комбинации клавиш Для Windows это комбинация стандартизирована: это клавиши Ctrl и Shift или левые клавиши Alt и Shift (нажимаются от новременноно).

Кроме алфавитно-цифровых и клавиш со знаками пунктуации, на клавиатуре есть ряд специальных клавиш:

o Enter предназначена для завершения ввода действия;

o Delete (Del) используется для уничтожения символа над (или справа) от курсора;

o Backspace (клавиша со стрелкой слева над клавишей Enter) уничтожает символ слева от курсора;

o Insert (Ins) предназначена для переключения режимов ввода: между режимом вставки нового символа (вставка: часть строки, размещенная справа от курсора, сдвигается на одну позицию, и символ вводится н на освободившееся место) и заменой ранее набранных символов (замена)

o Num lock переключает режим ввода для клавиш, размещенных на клавиатуре справа;

o Esc, как правило, используется для отмены какого-либо действия;

o клавиши со стрелками (слева, вверх, вниз, вправо), Home, End, Page Up, Page Down называются клавишами управления курсором, их нажатия перемешивает курсор или"перелистывает страницы"текста на экр ранена екрані;

o Ctrl и Alt предназначены для изменения значений других клавиш и нажимаются в комбинации (одновременно) с ними

Действие функциональных клавиш (Fl, F2 и т.д.) определяется активной программе, но стандартным назначением клавиши F1 является помощь пользователю Одновременное нажатие клавиш Ctrl, Alt и Del вызывает Диспетчер р задач.

В комплект современного компьютера обязательно входит мышь - манипулятор для ввода информации в компьютер Это небольшой по размеру устройство с двумя (или более) кнопками и, чаще всего, колесикам мы прокрутки Чтобы изменить положение курсора на экране монитора, пользователь передвигает мышь по специальному коврику, который защищает мышь от загрязнения Когда необходимо выполнить определенное действие, пользователь по должен нажать кнопку мыши (чаще левую) При перемещении колесика соответствии передвигается вверх или вниз окно, с которым в данный момент работает пользователемувач.

Принтер (печатающее устройство) предназначен для вывода информации на бумагу Существует несколько тысяч моделей принтеров Все они могут выводить текстовую, графическую (рисунки, графики и т.п.) информацию, а б большинство из них - цветное изображение часто применяются струйные и лазерные принтеры В струйных принтерах изображение формируется микрокаплях чернил выбрызгиваются на бумагу с Миниато юрних сопел под высоким давлением Этот способ печати обеспечивает наилучшее качество, четкость и реалистичность изображенження.

Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати и большой объем выполняемой работы В них изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому притягиваются частички краски Электризация барабана осуществляется с помощью лазерного луча в соответствии с командами из компьютерра.

Сканер - это устройство, которое считывает и передает на компьютер графическую и текстовую информацию, отраженную на бумаге, фотографиях, слайдах и т.п. Это позволяет быстро вводить напечатанный (а часто и рукописный и) текст в компьютерр.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы