Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow украинский язык профессиональной направленности - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Тема 28 Этикет деловой переписки

План

281 Классификация писем

282 Реквизиты письма и их оформлению

283 Этикет деловой переписки

284 оформлению письма

285 Различные типы писем

Теоретический блок

Деловое письмо можно сделать убедительным, если воспользоваться"магиями слова"Слово становится магическим, если оно неожиданное для контраста и сможет приятно удивить адресата

Рон Теппер

281 Классификация писем

Письмо - это распространенный вид документации, один из способов обмена информацией

Служебные письма относятся к главным способов установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами и учреждениями Цель их - объяснить, убедить, проинформировать ты и побудить адресата к определенной диї.

По функциональным признакам служебные письма передиляють на такие, требующие ответа, и такие, что ее требуют

К письмам, требующие ответа, относятся:

o письма-просьбы;

o письма-обращения;

o письма-предложения;

o письма-запросы;9 письма-требования

К письмам, которые не требуют ответа, относятся:

o письма-предупреждения;

o письма-напоминания;

o письма-подтверждения;

o письма-отказа;

o сопроводительные письма;

o гарантийные письма;

o письма-уведомления;

o рекомендательное письмо

По количеству адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма Обычное письмо присылают на адрес одной инстанции, циркулярное письмо - ряда учреждений, коллективное письмо - на один адрес, ал ле пишут его имени руководителей нескольких установокв.

282 Реквизиты письма и их оформлению

Служебные письма пишут или печатают на бланке или чистом листе бумаги Основные реквизиты письма по государственному стандарту такие:

1 Государственный Герб Должен быть расположен в центре верхнего берега или над серединой строки с названием организации

2 Эмблема организации, учреждения или предприятия (не воспроизводят, если на бланке размещено изображение Государственного Герба Украины)

3 Изображение государственных наград Располагаются в левом верхнем углу на уровне реквизитов 07,08

4 Код организации учреждения или предприятия Отмечается за ЕД-РПОУ после реквизита «Справочные сведения об организации"(09)

5 Полная название учреждения, организации или предприятия - письма Воспроизводится вверху слева при помощи штампа или печатным способом

6 Название структурного подразделения Разрешается печатать машинописным способом в верхнем левом углу

7 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа, номера телефона, факса Располагают в верхнем левом углу, оформляют в соответствии с почтовых правил Для осуществления рас ахунково-денежных операций на бланках писем указывают номер расчетного счета в отделении банкнку.

Например:

Расчетный счет № 3467059

в Шевченковском УСБ г.Киева, МФО 845678

8 Дата (день, месяц, год) записывают основном словесно-цифровым способом (24 августа 2009 г.) На бланках дату письма ставят слева вверху на специально отведенном для этого месте Если письмо написано й не на бланке, то дату указывают под текстом слеваліва.

9 Получатель Письма адресуют организации, учреждению или предприятию, служебной или частному лицу Название учреждения и структурного подразделения подают в именительном падеже, а наименование должности и фамилия - - в дательномому.

Например:

Издательство"Просвещение"Коваченкови С М

Если письмо адресовано руководителю учреждения, название которой входит в наименование должности, то фамилию и должность подают в дательном падеже, а название учреждения - в родовом

Например:

Директору TOB"Медиа Про"Токарчук К П

В адресу можно указывать только название должности, без фамилии и инициалов лица, эту должность занимает Это допустимо только при условии, если эта должность - единственная в учреждении, организации или на предприятии

Например:

Генеральному директору Общего украинских-российского предприятия"Каскад"Директору Научно-методического центра профессионально-технического образования

Если лицо, которому присылают письма, имеет ученое звание или ученую степень, то эти сведения подают перед фамилией Степени и звания можно записывать в сокращенной форме Например:

Начальнику Департамента развития дошкольного

общего среднего и внешкольного образования

проф Романенко В П

К реквизита"адресат"может входить почтовый адрес Следует помнить: если письмо адресовано учреждению, почтовый адрес указывают после названия учреждения, структурного подразделения и фамилии должностного лица Напри иклад. Наприклад:

Киевский межрегиональный институт

усовершенствования учителей имени Б Гринченко

Отдел кадров

Васильченко ФК

ул П Тычины, 17, г. Киев, 04132

Реквизиты адресата печатают справа вверху страницы Каждый элемент - название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес - подают с новой строки и с большой лет тер На конверте повторяют адрес получателя письма, начиная с"Кому\", а затем указывают"Кудазують "Куди".

10 Любой любой служебное письмо должно иметь заголовок к тексту, содержит краткое изложение его основного содержания Он точно передавать содержание письма и отвечать на вопрос"о чем?\", Например: О поставках автомобилей

Если в письме возбуждено несколько взаимосвязанных вопросов, то заголовок может быть обобщенным, например: О взаимопомощи и сотрудничестве

Наличие заголовка значительно облегчает работу с письмом на всех этапах его прохождения - от регистрации в учреждении-получателям в направлении его в дело после выполнения в учреждении-адресате

Запомните!

Заголовок к тексту служебного письма оформляют от границы левого берега без отступа, максимальная длина строки - 28 печатных знаков Точка в конце заголовка не ставится

11 Текст письма состоит из двух частей: описания фактов или событий, послуживших основанием для написания письма; выводов и предложений

12 Обозначение о наличии приложения делают слева под текстом с новой строки Есть два способа оформления этого реквизита:

1) если письмо содержит приложения, о которых упоминалось в тексте, или те, которые объясняют его содержание, то отметку оформляют так:

Приложение: на 2 л в 1 экз

2) если письмо содержит приложения, не указанные в тексте, то их следует перечислить с указанием количества страниц в каждом из них и количество экземпляров:

Приложения:

1 Проект реконструкции школы: на 2 л в 1 экз

2 Акт принятия новых строительных материалов: на 3 л в 1 экз Если же письмо содержит большое количество приложений, то отдельно составляют

их список, а в письме после текста отмечают: Приложение: согласно списку на 7 л

13 Подписывает служебное письмо преимущественно руководитель учреждения (организации, предприятия), его заместитель или руководитель структурного подразделения Если письмо написано на бланке учреждения, то указывается только должность, инициал (и) и фамилия лица, подписывающего письмо (название учреждения не повторяють).

Например:

Директор школы (подпись) П Г Остапенко

Председатель оргкомитета (подпись) Г Р Рыжук

Если письмо написано не на бланке, то указывают полное название учреждения, должность, инициал (а) и фамилия лица, подписывающего письмо

Например: Председатель акционерного

банка"Мрия"(подпись) С В Фесенко

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы