Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow украинский язык профессиональной направленности - Шевчук СВ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

1-й этап - Подготовка совещания

11 Планирование Запланированные совещания проводят по графику, который составляется на месяц (квартал), определяют следующие пункты:

o повестку дня;

o кто проводит совещание (руководитель, заместитель руководителя);

o дата и время проведения;9 место проведения;

o состав присутствующих;

o продолжительность совещания

Цель совещания следует формулировать четко и однозначно, что позволит обеспечить ее действенное проведения; позволит сосредоточить внимание присутствующих на важнейших моментах; отделить второстепенные вопросы; правильность ьно определить состав участников; повысить эффективность принимаемых решений; организовать контроль за выполнением принятых реше.

Готовясь к совещанию, прежде всего следует позаботиться об определении повестки дня, помня следующее: формулировки вопросов должно быть четким и понятным для всех участников совещания, имеет содержать оптимальный ьну количество вопросов (один-два пункта); их последовательность должна быть логически и психологически оправданной Первым в повестку дня вносят вопрос, из которого предполагается острая полемика, затем в бговорюють спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной Указанный порядок позволяет начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предвзятости, ослабить и внимание эмоциональный факторів.

Дату и время проведения совещания определяют согласно плану или по указанию руководителя В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделениями и работниками Продолжительность совещания не должна превышать 1 1,5 часа, а диспетчерской (оперативной") - 30-35 хвили хвилин.

Определяя время и дату ее проведения, руководитель должен учитывать следующие факторы: количество и сложность вопросов повестки дня; срочность обсуждаемых вопросов, состояние осведомленности и подготовлен ости учасники.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, не рекомендуется проводить более одно совещание в день, тем более с постоянным составом участников

Состав участников совещания устанавливают с учетом ее цели и повестку дня, степени деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентности, желания и способности активно участвовать в ОБГ говорении, вносить свои предложению.

12 Подготовка доклада и проекта решения

Этот этап предусматривает определение докладчика; подготовку доклада, ее обсуждение и корректировка

Подготовка доклада - ответственный этап организации совещания Плохая доклад может дискредитировать проблему, поколебать авторитет руководителя, снижения совещания

Определяя докладчика, учитывают такие факторы: значение обсуждаемой проблемы, иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса; необходимость при нара ады вести полемику с узкопрофессиональных вопросов, к которой руководитель может быть не готов, желание руководителя активизировать подчиненных, под * визжит степень их участия в проведении тех или иных западе.

Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения зависимости от важности выступления, сложности проблемы, личной компетен нтности руководителя (докладчика) и аудитории во время подготовки к выступлению составляют короткий или развернутый план, тезисы или полный текст доклада Фактические данные доклада должны быть достовернымми.

Автор доклада должен четко представлять состав и подготовку аудитории, чтобы не повторять известные участникам совещания положения, оперировать доступными и необходимыми фактами

Целесообразно ознакомите участников совещания с докладом заранее Это позволит глубже изучить ее содержание, избежать многих вопросов непосредственно на совещании, сократить ее длительность в некоторых случаях и порядок позволяет отказаться от чтения доклада и начать совещание непосредственно с ее обсуждениемня.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то к выработке проекта решения совещания следует привлекать специалистов в, руководителей, тех работников, которые его виконуватимуть.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулировки с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля

В некоторых случаях решения совещания фиксируют в протоколе, иногда оформляют в виде отдельного документа, который подлежит регистрации 13 Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет такую ??цель: сократить время на произнесения доклада; убедиться в том, что все знакомы с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании; ную ередиты внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основным.

Документы, перед началом совещания раздают участникам, содержат основные положения, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и т.п.

Предложенные участникам документы систематизируют, скрепляют или кладут в папку, недопустимо требовать возвращения их после совещания

Помещение выбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика Оно может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами для демонстрации слайдов Д Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла илио стулья письменные принадлежности, минеральная вода и др.)

Если совещание проводят в кабинете руководителя, то на время ее проведения телефон переключают на секретаря, прекращают принимать и сотрудников

Помещение должно быть светлым, с хорошей вентиляцией и звукоизоляцией, обеспечивать свободный обзор иллюстративного материала 14 Подготовка участников к совещанию

Она предусматривает: определение работниками своей роли в решении задач, поставленных перед совещанием; выяснения работниками своей позиции по вопросам, которые предполагается обсудить; подробное ознакомление я с документами; четкая формулировка вопросов к председателю и участников, подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемик.

 
Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания
Для получения качественного изображения воспользуйтесь загрузкой учебника
одним файлом в формате Djvu на странице Содержание
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы