Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Общее документоведение - Палеха ЮИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

Основні ознаки документа

К основным признакам документа, как отмечает в своей работе проф НМКушнаренко [19], относятся:

наличие семантики содержания

стабильная материальная (вещественная) форма

призначенисть для использования в социальной коммуникации

завершенность сообщение

Характеристика вышеупомянутых признаков для текстового документа приведена в таблице 28

Таблица 28 Основные признаки текстового документа

Основні ознаки текстового документа

Семантическое (от греческого-то, что означает) поле - это пространственная, временная или другая структура, в которой знак (набор знаков) может получать разные значения, в зависимости от своего нахождения

Структура текстового документа, как считает проф ЮМ Столяров, должна создаваться в соответствии с определенными принципами, а именно: адекватности документа поставленной цели, рациональность, атрактивнисть [31]

Принципы построения семантического поля текстового документа сведены в таблице 29

Таблица 29 Принципы построения семантического поля текстового документа

Название принципа

Характеристика

1

Адекватность документа его цели

Каждый элемент структуры документа (гарнитура, кегль, берега, межстрочный интервал, цветное изображение, местоположение отдельных компонентов) должен соответствовать его цели

2

Рациональность

Максимально наглядное выполнение замысла композиционными унифицированными для данного документа средствами, создание эргономичной формы (разделение на участки разного значения, выделение первых слов в заголовок то ощо

3

атрактивнисть

Знаковая построение текста должен подчиняться правилам гармонии и художественной образности Документ должен привлекать, вызывать желание воспринимать Его как произведение искусства, предоставлять удовольствие

Общие и специальные функции документа

Первоочередная функция документа заключается в передаче им определенной социальной информации примеру, текстовый, изографичний или музыкальный документ может нести истину, добро, красоту, но и вместе с тем и отрицательные ативно информацию: отказ, разочарование, грусть тощо.

Впервые вопрос о социальной информацию, которую содержит документ, был поставлен учеными еще в 20-30-е годы прошлого века Позже, наиболее глубоко сущность этого понятия раскрыли в своих работах AB Соколов и ЮМ Столяров [28,338,33].

Социальная роль документа проявляется, прежде всего, в его назначении Документ может назначаться для всех членов общества, то есть иметь массовое назначение, или касаться отдельных социальных групп специалистов, то есть быть специализированным Социальное назначение документа проявляется через его непосредственные функцииії.

Документ, как и любая другая система, создается обществом лишь при том условии, если он выполняет необходимые обществу функции Следовательно, функция документа - это его общественная роль, цели и задачи

Поскольку документ выступает как полифункциональный объект, он выполняет ряд взаимосвязанных социальных функций Условно их разделяют на три группы: главные, общие, специальные

Главные функции - это хранение и передача информации во времени и пространстве Создается документ с целью обеспечения потребностей общества посредством документной информации

К общим функциям документам относятся:

информативно-коммуникативная

кумулятивная

регулятивно-коммуникативная

культурная

Указанные функции характерны для большинства документов, независимо от их типа и вида Характеристика общих функций документа приведена в таблице 210

Таблица 210 Общие функции документов

Название функции

Характерные признаки

1

Информативно-коммуникативная

Способность документа удовлетворять потребности общества в информации 3 ней связаны процессы, которые охватывают сущность таких составляющих общения, как передача-прием информации и ответная реакция на НЕ Эа Основным критерием информативности документа является емкость и качество информации, содержащейся в немму

2

Регулятивно-коммуникативная (социальная)

Способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, при которой физическое лицо имеет возможность влиять на упомянутые средства путем определения мотивов, цели, программы действий и, принятия решений Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить йх

3

Кумулятивная

Способность документа накапливать, концентрировать, сохранять и упорядочивать информацию с целью ее хранения для современного и будущих поколений

4

Культурная

Способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно - технический документ и др.)

Специальные функции присущи не всем, а отдельным видам и типам документов, где они проявляются в соответствии с социальными потребностями общества К специальным функциям, в свою очередь, могут относиться сь:

управленческая (регулятивная)

исторического источника

познавательная (когнитивная)

учета

правовая

гедоническая

К специальным функциям можно отнести: политическую, идеологическую, художественно-эстетическую, защиты информации, денежного выражения, статистическую, источниковую, подтверждения авторского права и т.д."

Количество специальных функций документа, как и возможных потребностей общества, может быть весьма значительна, поскольку эти функции определены общественно-практическими целями и задачами, число которых не ограничено

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции Со временем удельный вес той или иной функции может изменяться Перечисленные функции можно р разделить наа:

а) функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета);

б) функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника)

Так, например, свидетельство о среднем образовании, или диплом о высшем образовании или свидетельство о повышении квалификации выполняют как постоянно действующие функции, так и функции оперативного характера Информационный ну, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника тощ.

Характеристика специальных функций документа приведена в таблице 211

Таблица 211 Специальные функции документов

Название функции

Характерные признаки

1

2

3

1

Управленческая (регулятивная)

Выполняется документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, приказы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы определенную роль в информационном обеспечении управления, отражая разные уровни принятия и реализации решений руководствва

2

Познавательная (когнитивная)

Способность документа служить средством получения и передачи знаний в целях изучения процессов и явлений окружающей среды и общества; проявляется в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебником ик, пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации, то есть учебные документы), а также научная деятельность (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, научные документы

3

Правовая

Способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов Этой функцией обладают, в первую очередь, официальные издания, исторические источники;

- правоустанавливающие, закрепляют или изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия;

- правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договоры, документы, удостоверяющие личность (паспорта, пропуска, удостоверения и и тд), оправдательный-финансовые документы (приходные ордера, счетно-платежные ведомости тп).п.);

- документы, на время приобретают эту функцию, находясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже

общем, любой документ может быть доказательством и тем самым временно наделенным правовой функцией

4

Исторического источника

Способность документа быть"внешней памятью"человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому Эта функция присуща документам - памятникам (артефакт там), которые имеют особую социально-культурную и историческую ценность (рукописная и книга, ценные и уникальные по содержанию, форме и условиям существования во внешней среде документы документи)

5

Учетная

Дает некачественных, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля Основные виды учета - статистический, бухгалтер бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой и отчетной документацииї

бы

гедоническая

Способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, художественные издания, открытки, диафильмы, магнитные фонограммы и т.п.)

В целом анализ функций текстовых документов позволяет выделить совокупные, количественные и качественные их характеристики

Некоторые функции составляют суть документа независимо от воли и желания автора, другими документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных потребностей С изменением места и роли документа в информационном среды овищи соотношение между функциями меняется, оперативная информация превращается в ретроспективному.

Знание функций документа позволяет выяснить целевое (для чего и с какой целью создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов тощ что) назначения, помогает наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы