Навигация
Главная
 
Главная arrow Документоведение arrow Общее документоведение - Палеха ЮИ
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая

13. Особливості машиночитаних документів

машиночитаемой документы

Машиночитаемый документ, по логике самого слова, означает, что для его использования необходимы специальные технические средства Это документ, предназначенный для автоматического считывания информации, содержащейся в нем

Основой машиночитаемых документов являются материальные носители информации, задача которых заключается в"перекодировке"сообщения, воспринимается человеком, в его модификацию (насечки на грампластинках, поляризации ия намагниченных частиц на магнитной ленте, инжекция электронов и т.д.) для хранения и передачи в пространстве и временирі та часі.

Классификация машиночитаемых документов в зависимости от их носителей уже была рассмотрена во втором модуле данного пособия (ЗМ 8)

Если в первом классе машиночитаемых документов изображения или текст воспринимаются человеком в таком же виде (в той же знаковой системе), в котором оно было записано на носителе, хотя и с использованием техни ичных средств, то во втором - знаковая система совсем др..

Первый вид машиночитаемых документов называют еще репродуктивными, поскольку их содержание можно непосредственно созерцать - видно кадры фотопленки, негативные копии т.д. Первые средства размножения документов са аме и функционировали на репродуктивном воспроизведении оригинал-макета и назывались также аналоговыми"

Остановимся более подробно на технотронных, а именно на электронных документах и ??определении их места в иерархии документных форм

Электронный документ, как наиболее наглядный пример технотронного документа, существует от своего зарождения в бинарном (двоичном) виде и предназначен для"прочтения"только с помощью технических средств в При этом в цифровой форме могут фиксироваться все разновидности информационного сообщения (текстовые, звуковые, визуальные), т.е. все электронные документы, вне зависимости от знаковой системы воспроизводства ния, имеют однознакову"матрицуу "матрицю".

Такое уточнение дает возможность определить место электронных документов в общей системе документов (схема 37)

Місце електронних документів у загальній системі документів

Схема 37 Место электронных документов в общей системе документов

К особенностям электронных документов относятся: - существование матрицы в форме, непосредственно не воспринимается человеком (в виде цифровых кадров) и которая является отличной от ее воспроизведения на экране мон ниторю

- возможность сосредоточения в одном документе нескольких форм представления сообщений (текст, звук, изображение, включая динамическое);

- возможность"миграции"сообщения с одного носителя на другой без каких-либо изменений, а также возможность существования одного и того же текста в разных форматах;

- возможность многократной перекодировки исходного текста, применение различных способов его фиксации и воспроизведения;

- унификация носителя для всех видов информации;

- динамичный характер некоторых видов электронных документов, предоставляет возможность его создателям (а иногда и пользователям) вносить в них изменения;

- возможность многоканального и одновременного доступа к одному и тому же экземпляру документа;

- отсутствие индивидуального носителя массивов документов, записанных на жестком диске компьютера

Визуальной формой представления электронного документа является отображение информации, которую он содержит, техническими средствами (компьютерное оснащение, программное обеспечение и т.д.) или на бумаге (способом переводе ния его в печатную форму с помощью современных технических устройств) в форме, пригодной для восприятия его содержания человеко.

Электронный документ и его основные специфические характеристики

Информационная культура общества возрождающейся в наше время, состоит из искусства общения с помощью электронных средств, умение оперативной передачи научной информации, ее накопления, внедрения новейших достижений в в повседневную жизненно.

Развитие информационных технологий и сети Интернет инициировали дискуссии и исследования по концепции электронного документа, его отличий и особенностей

сравнению с традиционным документом на бумажном носителе Некоторые ученые считают, что электронный документ, известный своими метаданными, то есть информации, которая предопределяет его социальную определенность и разум мение (содержание, контекст, структура).

Другие, электронные документы или комбинация электронных документов, создаваемые физическими или юридическими лицами, является доказательством действий или взаимодействия и содержит информацию о содержании действий и определенные взаимодействия

Определение понятия" электронный документ"в нормативных документах приведены в таблице 39

Все применения определения"электронные"(\"е-\") можно обобщить по следующим признакам как представление информации в цифровом виде (текст, звук, изображение статическое или движущееся в цифровых формата ах), необходимость программных и аппаратных средств для ее восприятия человеком (т.е., компьютерного оборудования и программного обеспечения), необходимость телекоммуникационных средств для получения и расп овсюдження информациивсюдження інформації.

Основными элементами, выделяемых в структуре электронного документа является его содержание, реквизиты и носитель

Содержание электронного документа - это документированная информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления)

Реквизиты электронного документа должны размещаться в соответствии с действующими нормативными документами и стандартами частности, согласно ДСТУ 4163-2003, таких обязательных реквизитов пять:

- наименование организации-создателя документа;

- местонахождение организации-создателя документа (или почтовый адрес);

- наименование документа;-дата изготовления документа;

- код лица, изготовила или утвердила документ

Таблица 39 Трактовка термина"электронный документ\"

Формулировка

Источник

1

Идентифицированная информация, записанная на машинных носителях и отвечающая определению"документ\"

ГОСТ 16483-83

2

Информация, представленная в цифровом виде (текст, звук, изображение статистическое или движущееся в цифровых формах) с помощью программных и аппаратных средств (компьютерного оборудования и программного в обеспечение), а также телекоммуникационных средств получения или распространения информации

Сукасян Э Р Дискусийный клуб"Термин"/ / Научи, и техн библ - 2000 - № 6-СИ 13

3

Документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники

ГОСТ 783-2001 Электронные издания: Основные виды и выходные сведения: Межгосударственный стандарт - Минск: Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 2002 - 13 с

4

Документ, в котором информация представлена ??в электронно-цифровой форме

Закон РФ от 10012002 № 1-ФЗ

5

Документ, информация на котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа

Об электронных документах и ??электронном документообороте: Закон Украины от 22 мая 2003 № 851-IV / / Правительственный курьер - 2003 - 2 июля

6

Документ, который создают и используют только в рамках компьютерной системы

ДСТУ 2732:2004 Делопроизводство и архивное дело Термины и определения - М.: Госпотребстандарт Украины, 2005 - С5

Как подкласс технотронных документов, электронные документы имеют следующие общие свойства как:

- невозможность воспроизведения вне техническими средствами;

- наличие общего носителя группы документов;

- необходимость кодирования для фиксации и перекодировки для воспроизведения содержания;

- возможность многократной записи различных текстов на том же носителе

Специфическими свойствами электронного документа можно назвать такие:

- независимость информативной составляющей (изображения, звука, текста) от конкретного материального носителя;

- наличие общей системы кодирования (бинарный код), одинаковой для фиксации документов любой знаковой системы (текста, звука, изображения, графики);

- практическая невозможность вычленения некоторых электронных документов с программной оболочки и общих массивов (например, в базах данных);

- отсутствие индивидуального носителя для каждого из документов, размещенных на отдельном компьютере или сервере;

-"интерактивность"документа (возможность вмешательства пользователя в его текст и структуру, делать по своему усмотрению перекомпоновки материала или его добавления)

Согласно последней специфического свойства электронного документа возникает вопрос его целостности Но, кроме того, известно, что при передаче документа по каналам коммуникации происходит его розчлен новування на мелкие составляющие, которые затем соединяются в целостный объект на компьютере получателя При этом не исключаются технические сбои, в результате которых документ может быть деформированаий.

Все электронные документы содержат программное обеспечение, однако критичность влияния этого фактора не одинакова для их использования Одни из них могут быть адекватно восприняты практически на любом компьютере, но для работы с другими требуется установка специальных приложений, вне которых электронный документ не может функционироватьи.

Носитель электронного документа - это материальный объект, на котором информация может быть записана и воспроизведена в электронно-цифровом виде Носителем электронного документа может быть перфокарта, перфострич чка"магнитные и оптические носители, а также накопители информации на энергонезависимой флэш-памятиам'яті.

 
Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая
 
Дисциплины
Банковское дело
БЖД
Бухучет и Аудит
География
Документоведение
Экология
Экономика
Этика и Эстетика
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Медицина
Менеджмент
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Естествознание
Психология
Религиоведение
Риторика
РПС
Социология
Статистика
Страховое дело
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы